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[Etude] Pourquoi les employés veulent que la gestion des notes de frais change?

Expensya Team

1 juin 2016

Etudes

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18 minutes et 52 euros sont les coûts moyens pour chaque correction d’une note frais lors de son traitement. C’est l’information clé qu’on peut retenir du dernier rapport sur les usages des notes de frais publié récemment par la GBTA.

La GBTA, Global Business Traveller Association, a œuvré, à travers ce rapport réalisé en partenariat avec l’institut de sondage HCR, à décortiquer les problèmes engendrés par la gestion des notes de frais dans la vie des entreprises, en soulignant l’importance de ce défi pour les finances de chaque entreprise, quelle que soit sa taille.

En effet, le défi est aussi grand qu’on peut l’imaginer, et les chiffres de cette étude le confirment. La complexité de ce défi vient du taux d’erreur trop important dans la gestion des notes de frais. Etant une tâche auxiliaire qui ne fait pas partie intégrante de la mission des employés, ces derniers y accordent moins d’attention qu’à leur cœur de métier. Sans compter le caractère répétitif qui fait de cette tâche, qui est une des plus détestée dans le monde professionnel.

Pourquoi les notes de frais sont si frustrantes?

En effet, la GBTA affirme dans son rapport que la grande partie de la frustration commence déjà avec la préparation de la note de frais. 24% des employés interrogés dans cette étude disent que c’est très frustrant pour eux de commencer à penser à remplir une note de frais. Cette portion d’employés frustrés augmente lorsqu’il s’agit de saisir les montants et s’élève à 33%. Ainsi, il n’est pas surprenant que 37% des employés soient frustrés par la procédure de joindre les factures à leurs notes de frais. Des factures perdues, pliées, déchirées, les problèmes ne manquent pas et causent en conséquence une réelle lassitude chez les employés.

Les notes de frais coûteraient-elles si chères aux entreprises?

C’est en explicitant les causes de cette lassitude, qu’on peut désormais expliquer le grand taux d’erreur qui avoisine les 19%. Cela signifie qu’en moyenne, une note de frais sur 5 contient des erreurs que l’entreprise doit corriger. Les coûts basiques moyens calculés pour l’exemple de la note de frais d’une nuit d’hôtel, sont de 58 euros et 20 minutes en temps. En y ajoutant le coût de la correction d’une note de frais erronée, mentionné au début de l’article, estimé à 52 euros et 18 minutes, il en ressort que la gestion des notes de frais est un processus qui ne doit pas être sous-estimé dans les processus internes de l’entreprise.

Les coûts cachés derrière la gestion des notes de frais
Les coûts cachés derrière la gestion des notes de frais

 

L’étude en question s’est intéressée à l’état des lieux de l’industrie, et il en ressort que le taux d’insatisfaction dans le marché est plutôt élevé. En effet le rapport explique qu’avec l’avancée technologique et l’adoption des nouveaux usages du mobile dans la vie privée des employés, il faut que les processus de la gestion des notes de frais soient plus directs et automatisés, et donc plus mobiles. 45% des voyageurs d’affaires interrogés ne sont pas du tout satisfaits du processus de saisie de leurs notes de frais. Parallèlement, 46% ne sont pas satisfait du processus de soumission des notes de frais, et enfin il y a l’insatisfaction liée l’absence de processus internes à l’entreprise, leur permettant de garder la traçabilité de leurs factures.

Ainsi, la lourdeur du processus a une influence directe sur les délais de remboursement des notes de frais. Les délais dépassent dans plus de 85% des cas une semaine. Ce délai rend le processus encore plus frustrant pour les employés ainsi que pour l’entreprise.

Les défis de gestion pour les entreprises?

Tout ceci a permis à GBTA d’identifier deux défis opérationnels qui devraient être maîtrisés pour réduire les coûts de l’entreprise et faire gagner les employés en productivité. D’abord les informations manquantes ou erronées. A la question de quels sont les grands challenges pour implémenter un workflow efficace de gestion de notes de frais, 41 % des interrogés ont mentionné l’absence de documentation pour maîtriser le processus. En second lieu, viennent les erreurs dans les formulaires à remplir, suivies respectivement par le manque d’information dans ces derniers et par la contrainte du temps nécessaire à la soumission et au suivi.

A ce challenge s’ajoute l’archivage des données et le remboursement qui a été mentionné plusieurs fois comme un problème à résoudre.

En guise de conclusion, ce rapport vient de confirmer l’intérêt que doivent porter les entreprises envers la gestion des notes de frais. Le Vice-président de recherche à l’association GBTA, a incité les entreprises à regarder les coûts cachés des voyages d’affaires. Il explique qu’optimiser les coûts des billets d’avion ou de trains, n’apportera pas autant d’économies que l’optimisation de la gestion des notes de frais. Il va encore plus loin en affirmant que la clé est dans l’adoption d’un processus automatisé et numérique. Il faut en finir avec la saisie manuelle et l’attachement des reçus et factures papiers.

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