Et si on vous facilitait la vie ?

Top 7 des avantages de la gestion des notes de frais dans le Cloud

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La gestion des frais professionnels est une procédure longue, fastidieuse et sans valeur ajoutée : il faut saisir l’ensemble de ses dépenses dans un long rapport, puis l’envoyer à son manageur pour approbation, qui à son tour le transmet au comptable pour l’intégrer dans la comptabilité de l’entreprise et procéder au remboursement de l’employé. Il faut traiter chaque note de frais, calculer la TVA récupérable, refacturer aux clients, garder tous les justificatifs des dépenses, etc…

Selon une étude de HRS et de la Fondation GBTA, le temps de traitement moyen d’une note de frais est de vingt minutes avec un coût avoisinant les 50 euros. Mais aujourd’hui, avec le Cloud et la numérisation, la gestion des notes de frais est dématérialisée et mobile, et le temps perdu peut être récupéré.

Expensya a pour mission de mettre fin à l’enfer qu’est la gestion des notes de frais pour simplifier la vie professionnelle. Pour atteindre cette objectif, Expensya utilise toutes les dernières technologies (Cloud, Mobile, Machine Learning, Big Data) pour automatiser chaque étape de la gestion des frais pros au maximum, et les avantages pour les entreprises sont nombreux :

1 – Fini la saisie

Un employé en mission n’a qu’à prendre en photo un reçu et laisser Expensya extraire toutes les informations pertinentes pour lui en quelques secondes grâce à la Reconnaissance Intelligente. Date, Montant, TVA multiple, Catégorie de la dépense, Nom du Marchand, etc…

2 – Ne perdez plus vos justificatifs

Le justificatif d’une dépense est indispensable pour la déclaration de toute note de frais. Il arrive qu’on perde un de ces précieux justificatifs. Pas de panique, avec la solution Cloud de gestion des notes de frais, vous ne risquez plus de les perdre : tout est stocké et archivé pour vous dans des serveurs sécurisés. Et avec l’évolution de la loi sur l’archivage à valeur probante, jeter le papier sera bientôt possible.

3 – Consacrez votre temps à votre métier

Vous gagnez du temps en automatisant la gestion de vos notes de frais. Aussi bien au niveau de la saisie des données, où plus de 80% de temps est économisé, que des flux de validation qui deviennent nomades et automatisables. Les manageurs peuvent consulter les dépenses de leurs employés sur leur mobile et les approuver instantanément pour les transférer en comptabilité… Le remboursement des employés se fait ainsi rapidement, et tout le processus peut se dérouler en quelques secondes. L’intégration comptable est aussi simplifiée pour éviter la double saisie, et le contrôle de la politique de dépense de l’entreprise peut être automatisé.

4 – Vos données au format qui vous convient

Vos données sont toutes stockées et archivées dans le Cloud, et vous pouvez y accéder quand vous le souhaiter. Mais mieux encore, vous pouvez exporter vos données au format qui vous convient, pour ne plus jamais rencontrer de problème de synchronisation entre vos différents systèmes d’information. En s’intégrant avec votre environnement logiciel, une solution de gestion des dépenses professionnelles vous permet d’assurer la centralisation de l’information.

5 – L’information en temps-réel

Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses professionnelles de vos équipes, c’est ce que permet le Cloud : vous pourrez avoir une vision plus claire, sur tous les frais engagés, et des statistiques en temps-réel. Vous pourrez ainsi mieux contrôler les budgets de vos différents projets : respect du budget fixé, montants à refacturer, projets trop coûteux, etc…

6 – Minimisez les erreurs

Les processus de gestion « traditionnels » des notes de frais aboutissent à des erreurs, des oublis, des pertes, du mécontentement, etc… Avec une solution automatisée de gestion des notes de frais, le risque d’erreur est plus faible : la saisie est automatisée grâce aux technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) et de Machine Learning, qui vont permettre d’extraire en quelques secondes les informations pertinentes des factures (prises en photo, scannées, PDF ou emails) avec un taux de justesse équivalent à celui de l’humain. Mais pour optimiser encore plus la fiabilité des données extraites, un système de contrôle permet d’assurer que toutes les données sont vérifiées sans efforts, par au moins une personne pour chaque flux de validation. De plus, des algorithmes intelligents sont utilisés pour minimiser d’autres types d’erreurs (doublons, données manquantes, etc…).

7 – Un meilleur rendement du capital humain

La gestion des notes de frais est une des tâches les plus détestées dans le monde professionnel, aussi bien par les employés en mission et les manageurs que par les comptables, les directeurs financiers, les contrôleurs de gestion, et même les auditeurs externes. C’est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et démotivante, particulièrement pour les employés qui perdent en moyenne 212 euros de notes de frais par an (Selon une étude réalisée par Ruigrok-Net Panel). Avec un système automatisé, le processus est plus simple et moins chronophage, ce qui permet à vos équipes un gain de temps et de motivation.

Vous l’aurez compris, la gestion des frais professionnels est aujourd’hui un processus sur lequel vous pouvez gagner énormément de temps et économiser des ressources.

Pour un rendement optimal de vos équipes, n’hésitez pas à utiliser l’essai gratuit et sans engagement d’Expensya pour découvrir, dès aujourd’hui, la gestion des frais professionnels de demain.

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