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Notes de frais : les erreurs qui peuvent vous coûter cher !

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Une entreprise est dans l’obligation de rembourser ses employés qui engagent des dépenses à des fins professionnelles. Ces dépenses doivent être inhérentes à l’activité professionnelle et correspondre à des dépenses réelles et justifiées.

Échappant aux cotisations sociales, les notes de frais sont surveillées de près par les autorités. Cependant, la gestion souvent complexe des notes de frais au sein des entreprises fait que ces documents sont exposés à diverses erreurs.

Toute note de frais doit être justifiée, c’est une des conditions principales de remboursement des dépenses engagées par l’employé. En l’absence de justificatifs (titre de transport, détail du repas, facture d’hôtel…), il faut savoir que le contrôle Urssaf peut engager une procédure qui peut coûter très cher à l’entreprise. C’est pourquoi, l’entreprise est contrainte de veiller à l’exactitude de ces documents pour ne pas s’exposer aux risques relatifs aux fraudes des dépenses. Il est donc nécessaire pour une entreprise de mettre en place un contrôle rigoureux des notes de frais (Notes de frais : les règles à suivre !), pour se prémunir du risque légal.

Voici une liste des erreurs les plus courantes dans les notes de frais des employés :

  • Les erreurs sur les indemnités kilométriques : dans le cas où l’employé utilise son véhicule personnel pendant une mission professionnelle, il est remboursé par son entreprise, et très souvent sur la base d’un forfait. L’Urssaf publie chaque année le barème des frais kilométriques en vigueur pour l’année en cours, mais ce barème et les règles liées aux frais kilométriques sont souvent compliquées à faire respecter. Parmi les erreurs les plus fréquentes : une erreur sur le nombre de kilomètres parcourus, ou des déplacements non professionnels passés en frais kilométriques ;
  • Repas d’affaire : la 1ère règle à respecter pour les repas d’affaire et de détailler le motif, et principalement dans le cadre d’une invitation. L’employé peut omettre de préciser le motif d’un repas d’affaire ou même les personnes invitées. C’est une erreur qui peu coûter cher à votre entreprise, car les factures de restauration qui dépassent un certain seuil sont très souvent contrôlées. Attention également à respecter les plafonds imposés par la loi pour le prix d’un repas individuel, et le nombre d’invitations autorisées par période ;
  • Oublier la facture : parfois, vos équipes oublient de récupérer les factures. Un exemple fréquent est celui de la note des taxis, qui ne fournissent pas la facture de manière systématique. Vos employés se retrouvent sans justificatifs mais demandent quand même le remboursement. Soyez vigilants, et veiller à empêcher l’amplification de ce phénomène. Il en va de même pour vos employés qui disposent d’une carte d’entreprise : le paiement par carte ne leur permet aucunement de se délester des factures de taxi ;
  • Déclarer une double dépense : les doublons sont extrêmement répandus chez les entreprises, et il est souvent difficile de contrôler ce point. Une vérification manuelle est fastidieuse et coûteuse, et il est préférable de passer par une comparaison des lignes de dépenses sur des critères comme le montant, le marchand et la date. Sur des solutions comme Expensya, ce contrôle est automatisé grâce à la fonctionnalité dédiée à la détection des doublons  ;
  • Dépasser la limite de dépense : il arrive parfois, que l’employé en mission engage des frais importants en oubliant de se conformer aux limites des dépenses raisonnables. Pour éviter ce type d’erreur, il y des actions en amont à mettre en place (une politique de dépenses claire et facilement consultable) et un contrôle en aval. Là aussi, l’automatisation est possible avec des solutions comme Expensya.

Vous l’avez compris, l’erreur liée aux notes de frais est fréquente et difficile à éviter avec une gestion classique des notes de frais (gestion papier ou Excel). Toutefois, l’entreprise doit faire attention aux sanctions qu’elle encourt, étant donné que le remboursement des frais est supervisé par l’administration fiscale.

Comme évoqué dans les paragraphes précédents, le moyen le plus efficace pour contrecarrer ces erreurs notamment à travers l’automatisation de ce processus, est une solution de gestion des notes de frais, Cloud et Mobile. La gestion des notes de frais dans le Cloud permet de limiter ces erreurs et d’instaurer un meilleur contrôle. Expensya, est la solution Web et Mobile qui permet de simplifier ce processus du reçu jusqu’à la comptabilité.

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