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Optimiser la gestion des notes de frais de votre entreprise : c’est possible !

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La gestion des frais professionnels est un enfer pour les entreprises de toutes tailles : elle fait partie des tâches les plus détestées dans le monde professionnel. Les employés qui gèrent leurs dépenses pour se faire rembourser, les manageurs qui approuvent les notes de frais, et les directions financières ou la comptabilité qui procèdent au remboursement et à l’intégration comptable : tout le monde au sein d’une entreprise ressent la pénibilité de cette tâche nécessaire, et cela est vrai qu’on soit une TPE ou un Grand Groupe, qu’on ait un comptable interne ou externe.

Afin d’améliorer ce processus, plusieurs actions sont possibles. Voici quelques éléments pour améliorer votre gestion des notes de frais.

Rendre accessible votre politique de dépense :

L’entreprise doit veiller à ce que tous ses employés, notamment ceux qui sont souvent en déplacement professionnel, soient au courant de la politique de dépense mise en place par l’entreprise. Tout le monde doit avoir accès facilement à la politique de dépense, afin de remplir et contrôler les notes de frais en bonne et due forme et éviter ainsi toute ambiguïté ou erreur.

L’automatisation est là aussi une solution qui vous fera gagner un temps inestimable, et des solutions comme Expensya permettent un contrôle automatique du respect de votre politique de dépense.

Pousser vers une gestion au fil de l’eau :

L’employé en déplacement professionnel est souvent submergé par les exigences de sa mission : des meetings, des évènements, des repas d’affaire… Souvent pressé, il doit être concentré sur sa mission tout en gardant le cap sur ses dépenses afin d’éviter d’égarer ses reçus et d’en oublier certains ou de remplir ses notes de frais trop rapidement. Ces erreurs sont néfastes pour l’entreprise et si elles sont fréquentes, elles peuvent représenter un risque légal pour l’entreprise. De ce fait, l’employé en mission doit veiller à remplir ses notes de frais le plus tôt possible en préservant les justificatifs et faire en sorte d’être à jour. Si la mission dure plusieurs jours, il est préférable que l’employé saisisse ses dépenses sur le vif pour éviter les oublis et les erreurs.

Mettre en place un processus efficace de collecte et d’archivage des justificatifs de dépense :

Un élément fondamental dans la gestion des notes de fais est la conservation des justificatifs des notes de frais par l’entreprise. Ces documents doivent être précieusement archivés aussi bien pour l’employé que pour l’entreprise : ils sont la garantie de remboursement des dépenses engagées par l’employé dans sa mission professionnelle, ils sont également nécessaires pour l’entreprise en cas de contrôle exercé sur la gestion des notes de frais (Tout savoir sur le contrôle Urssaf) ou de contrôle fiscal.

Avec l’évolution de la loi en 2017, Expensya vous permettra bientôt de jeter le papier ! Un article sur le blog sera bientôt disponible pour expliquer le processus (inscrivez-vous à notre newsletter ici pour en être informé).

Automatiser le processus au maximum :

La paperasse, les tableaux Excel, les flux de validation viennent compliquer ce processus déjà lourd et pénible. L’automatisation est la solution à adopter (Avantages de la gestion des notes de frais dans le Cloud). Avec une intervention humaine minime, l’entreprise verra un gain de productivité et une efficacité dans sa gestion des notes de frais.

En automatisant cette tâche et en réduisant les ressources mobilisées pour ce processus, la gestion des notes de frais se voit révolutionnée et permet :

  • Un risque d’erreur minime
  • Une synchronisation et une meilleure communication entre les différents intervenants du processus
  • Une meilleure productivité
  • Un gain de temps
  • Une centralisation de toutes les informations
  • Une sécurité des données stockées dans le Cloud
  • Un meilleur contrôle de ce processus
  • Un export des données sur lequel se baser pour des analyses et du reporting.

Simplifier le remboursement des frais :

Rembourser vos équipes à temps est primordial pour une gestion efficace de vos notes de frais, car cela influe fortement sur la motivation de vos équipes. Il est donc essentiel de fixer des délais de remboursement clairs, et surtout des délais de réception des notes de frais. Vos employés doivent savoir que s’ils envoient leurs notes de frais trop tard, ils ne seront pas remboursés dans les temps. Veillez à ce que votre politique de dépense contienne des dates butoirs.

Mettre en place un outil de gestion des notes de frais :

De nombreuses solutions permettent aujourd’hui de gagner en temps, en efficacité et en rigueur dans la gestion des notes de frais de votre entreprise. Alors n’hésitez pas à franchir le cap : on estime que le gain de temps sur ce processus avec Expensya peut aller jusqu’à 80%, grâce au côté nomade de la solution (application web et mobile), au stockage Cloud qui permet la gestion en temps-réel, à la saisie automatique des dépenses qui élimine le temps passé à remplir des fichiers Excel, etc…

Pour en savoir plus sur les notes de frais, n’hésitez pas à vous rendre sur notre article dédié ici !

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