Et si on vous facilitait la vie ?

Le secret d’une politique de dépenses réussie !

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Pour éviter toute ambiguïté et mieux maîtriser les coûts, une entreprise doit mettre au point une politique de dépenses tout en veillant à la rendre claire, précise et facilement accessible.

En effet, une politique de dépense vient remédier aux situations ingérables pour une entreprise : éviter les dépenses non raisonnables et permettre de mieux contrôler les dépenses professionnelles. Il ne faut pas toutefois, mettre au point une politique de dépenses trop complexe qui sera souvent aussi problématique.

Définition : qu’est ce qu’une politique de dépenses ?

Une politique de dépenses regroupe un ensemble de consignes relatives aux frais professionnels :  frais de déplacement, d‘hébergement, de restauration, etc… Elle permet de réguler les dépenses de vos collaborateurs en mission et d’instaurer au sein de votre entreprise une culture concernant les dépenses professionnelles. C’est une manière d’informer l’ensemble des employés des consignes à suivre pour simplifier au maximum le lourd processus de gestion des notes de frais.

Quel intérêt ?

Mettre au point une politique de dépense consiste à informer ses employés des règles en place qu’il faut respecter en termes de frais professionnels. Elle permet de garantir des dépenses raisonnables de l’ensemble des collaborateurs en mission, de faciliter la planification des voyages professionnels et d’assurer un meilleur équilibre en termes de dépenses professionnelles qui représentent souvent des coûts importants. Cette politique permettrait à l’entreprise de piloter ses dépenses en amont et de garder ses employés informés de leurs droits et obligations.

Le guide ultime pour une politique de dépenses efficace !

1. Misez sur la simplicité !

3C ! Une politique claire, concise et cohérente avec les lois en vigueur pour éviter les redressements lors des contrôles, voilà de quoi vous avez besoin !

Commencez par créer votre politique de dépenses et faites en sorte que vos employés, surtout ceux qui sont souvent en mission professionnelle en soient conscients ! Gardez un œil sur les lois en vigueur relatives aux dépenses professionnelles et conformez-vous à ce qui existe. Tenez surtout à simplifier les processus pour vos employés :

  • Le texte doit être simple et facile à lire. Il doit informer sans pour autant garder la complexité des textes de lois. Vous ne voulez pas que vos employés s’ennuient en lisant votre politique et finissent par abandonner la lecture.
  • Évitez de mettre beaucoup de restrictions et de limites, vous risquez de frustrer vos employés : essayez de faire en sorte que vos employés adoptent un comportement responsable plutôt que de les contrôler.
  • Organisez votre politique par sections ou catégories. Vous pouvez avoir plusieurs catégories par exemple : missions à l’étranger, missions au pays, repas d’affaires, indemnités kilométriques, délai d’envoi des rapports de dépenses, etc…

2. Ne soyez pas trop strict

Restez souple avec les consignes que vous imposez à vos collaborateurs. Vos collaborateurs en mission doivent se concentrer sur leur activité principale. Évitez-leur le stress concernant les dépenses qu’ils vont engager. Faites en sorte que vos consignes soient raisonnables et faciles à appliquer.

  • Essayez de garder un équilibre pour réguler les dépenses de vos collaborateurs en mission. Ne fixez pas des montants trop bas pour vos collaborateurs. Il faut certes réguler les dépenses mais aussi laisser une marge de liberté pour éviter de contrarier vos employés et les responsabiliser plutôt : il faut garder une relation de proximité avec eux et ne pas toujours être aux commandes !
  • Incitez vos collaborateurs à planifier leurs missions au préalable, et à voir et comparer les prix et les bons plans (transport, hébergement, restaurants…), si vous optez pour un système de self-booking.
  • Privilégiez une collaboration avec une agence tierce experte en booking qui saura vous renseigner sur tous les bons plans et vous aidera ainsi dans la planification en amont des missions de vos collaborateurs, tout en offrant un cadre de réservations contrôlé à vos équipes.

3. Tout est une question d’équilibre !

Essayez de standardiser cette politique à tous vos employés quel que soit leurs statuts dans votre entreprise. Ne faites pas d’exceptions ! Tout le monde doit se conformer aux règles en place.

Même vous, amis dirigeants : vous exigez de vos collaborateurs de respecter certaines limites, vous devez également passer par là ! Lorsque vous êtes en mission professionnelle, tenez-vous aux règles en place : respectez les plafonds, privilégiez les endroits indiqués, etc… Autre chose, si vos employés respectent le délai d’envoi de leurs notes de frais, faites de même et essayez de traiter leurs demandes le plus tôt possible afin d’éviter l’attente et la frustration. C’est la clé du bon déroulement de ce processus au sein de votre entreprise.

4. Privilégiez la dématérialisation

Aujourd’hui, il existe des solutions de gestion des notes de frais automatisées qui permettent de simplifier ce long processus. Il s’agit d’automatiser ce processus du reçu à la comptabilité en limitant l’intervention humaine et en éliminant les tâches répétitives. Oubliez l’enfer de gestion des notes de frais grâce à une solution intelligente comme Expensya.

En plus d’éliminer la saisie manuelle et d’automatiser la création des dépenses, Expensya vous permet de configurer automatiquement votre politique de dépenses directement via l’application pour veiller au respect de cette dernière : à chaque fois qu’un utilisateur essayera d’ajouter une dépense non conforme, vous pourrez choisir de lui bloquer l’ajout, de l’alerter, ou de plafonner la dépense.

Vous l’avez compris, l’enfer des notes de frais est de l’histoire ancienne avec Expensya. Libérez vos collaborateurs et faites régner l’équilibre au sein de votre entreprise ! Profitez de 30 jours d’Essai gratuit et sans engagement sur www.expensya.com

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