Et si on vous facilitait la vie ?

Les fonctionnalités essentielles d’une solution de gestion des notes de frais

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Une solution de gestion des notes de frais peut vous aider, vous et vos collaborateurs à vous débarrasser d’une des tâches les plus détestées du monde professionnel. Vous savez tous le temps et l’énergie dépensés pour créer ses rapports de dépenses : saisir l’ensemble de ses dépenses dans un tableau Excel, trier puis classer tous les justificatifs, envoyer son rapport de dépenses… Tout ce processus est long et chronophage tant pour l’employé que pour le manageur qui doit traiter une multitude de rapports de dépenses et envoyer ensuite le tout à la comptabilité.

Afin de mettre fin à ce long processus, adopter une solution de gestion des notes de frais automatisée comme Expensya s’avère être le meilleur choix. En effet, cette solution viendra simplifier ce processus et permettra une gestion plus efficace et fluide des notes de frais de votre entreprise : vous libérez vos collaborateurs et gagnez en productivité tout en économisant temps et argent !

1. Créez simplement vos dépenses  !

Une solution de gestion des notes de frais efficace doit comprendre un ensemble de fonctionnalités conçues dans le but de faciliter la tâche aux professionnels et ce, en automatisant les étapes les plus pénibles : tout le processus de gestion des notes de frais est optimisé grâce à ces fonctionnalités incontournables :

  • La mobilité avant tout : en utilisant une solution qui répond à la problématique de la mobilité, vous êtes sûrs de pouvoir y accéder à tout moment et depuis n’importe quel terminal. Une application mobile pour les professionnels en mission permet de gérer les dépenses au fil de l’eau, de numériser les différents reçus et de les stocker dans le Cloud, d’envoyer instantanément les dépenses au manageur, etc… Tous le processus est simplifié et vous aurez ainsi une visibilité sur l’ensemble des dépenses de vos collaborateurs en mission.
  • Une photo suffit : une solution de gestion des notes de frais automatisée doit impérativement mettre fin à la saisie manuelle ! Il suffit de prendre en photo sa facture et toutes les données pertinentes seront extraites en quelques secondes. Ainsi, vous et vos collaborateurs êtes libérés de la saisie manuelle, et vous ne perdez plus de temps à classer et trier vos reçus. Vous optimisez votre temps et vous évitez surtout les erreurs de saisie ainsi que la perte des reçus.
  • Un traitement des e-mails : transférez directement les factures reçues par mail sur l’application qui s’occupera d’extraire toutes les données pertinentes sur ces factures et de créer automatiquement la dépense.
  • Calculez simplement les frais kilométriques : c’est souvent un casse-tête que de calculer ses indemnités kilométriques. Une solution de gestion des notes de frais automatise ce calcul : il suffit de seulement renseigner le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue, l’application s’occupe du reste en suivant soit le barème de l’URSSAF soit les taux appliqués par votre entreprise.

2. Un meilleur traitement des dépenses et une fluidification du flux de validation

Avec une solution de gestion des notes de frais automatisée, traitez facilement les dépenses de vos collaborateurs !

  • Une transmission simple et un flux d’approbation fluide : une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez (grouper les différents intervenants impliqués dans le processus de gestion des notes de frais) et faciliter la transmission des dépenses de vos collaborateurs, leur validation et leur traitement comptable.
  • Votre comptable y est également : les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et vous devez pouvoir les intégrer à votre solution de gestion des frais professionnels. Ainsi, après approbation des dépenses de vos collaborateurs, vous envoyez le tout au comptable qui pourra facilement superviser et valider les rapports de mission. Il s’occupera par la suite simplement du traitement comptable.
  • Export des écritures comptables : rassurez-vous amis comptables, une solution de gestion des notes de frais automatisée vous débarrasse vous aussi de l’enfer de la saisie, et du retraitement. Exportez simplement les écritures comptables depuis la solution et intégrez-les facilement dans votre logiciel de comptabilité !

3. Un meilleur contrôle des dépenses de votre entreprise

Une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner de près les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision.

  • Une configuration automatique des règles de dépense : afin de faire respecter la politique de dépenses en place, vous pouvez configurez automatiquement des règles de dépenses depuis l’application. Ainsi, avec une solution automatisée de la gestion des notes de frais, vous êtes sûrs que vos collaborateurs sont au courant de la politique en place : la politique sera respectée et vous évitez ainsi tout dépassement des règles en place.
  • Statistiques intelligentes : gardez une visibilité sur l’ensemble des dépenses de votre entreprises. Grâce aux statistiques intelligentes, prenez ainsi les bonnes décisions !

La gestion des notes de frais automatisée vous permettra de réaliser des gains de productivité en optimisant la saisie, le transfert, l’approbation, le remboursement, ainsi que le contrôle des dépenses. Ne perdez plus votre temps et consacrez votre énergie aux tâches à forte valeur ajoutée pour votre entreprise. De plus, Expensya intègre l’archivage à valeur probante, parmi ses fonctionnalités payantes. Ainsi, vous pourrez enfin jeter le papier ! Optez pour une solution intelligente comme Expensya et oubliez l’enfer des notes de frais !

Profitez de 30 jours d’Essai gratuit et sans engagement sur www.expensya.com .

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