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Comment gérer une équipe nomade ?

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Confrontés à des opportunités d’évolution de l’activité de leur entreprise, plusieurs managers se retrouvent dans l’obligation d’envoyer un collaborateur ou une équipe travailler à l’étranger le temps d’une mission professionnelle, ou d’employer des ressources délocalisées, afin d’assurer une partie de l’activité de l’entreprise.

Manager ses collaborateurs à distance est souvent complexe et problématique : ce n’est pas une mission facile, il faut garder contact avec son équipe nomade, être à l’écoute et suivre l’évolution de leur travail. Toutefois, il faut trouver un équilibre pour manager efficacement ses équipes nomades !

Pour garder contact et assurer une meilleure gestion de ces déplacements professionnels fréquents, il existe des moyens afin de remédier à cette situation et d’instaurer un vrai dialogue même à distance ! Voici quelques conseils qui pourront vous aider à assurer une meilleure gestion de vos équipes nomades :

Comment gérer une équipe nomade ?

1. Trouvez le mode de communication adéquat afin de maintenir le contact avec vos équipes :

Communiquer est le maître mot ! Il s’agit de maintenir une communication régulière avec ses équipes nomades. Les applications de messagerie instantanée, ce n’est pas ce qui manque, adoptez la meilleure solution : de préférence celle conçue pour des fins professionnelles offrant également une option de visioconférence. Testez-en plusieurs et choisissez la solution optimale surtout en termes de qualité de prestation.

2. Fixez des objectifs précis et mesurables pour l’ensemble de vos collaborateurs en mission : 

Cela permettra d’avoir une meilleure visibilité sur l’activité de chaque collaborateur. Mettez au point un travail par objectifs : l’idéal serait de déterminer un ensemble des tâches à réaliser par le collaborateur chaque semaine, comme ça vous aurez une visibilité sur son activité et lui ne sera pas perdu. Vous pouvez également laisser votre collaborateur déterminer ses propres tâches afin de le responsabiliser, tout en gardant un suivi efficace.

3. Établissez un reporting régulier :

Mettre au point un système de reporting régulier des tâches de chaque collaborateur et ce, d’une façon hebdomadaire. Il vous serait utile de voir quels objectifs ont été atteints et de dresser ainsi le reste des tâches à faire suivant ces données.

4. Dosez le niveau de contrôle :

L’idéal serait de rester indulgent tout en étant rigoureux. Certes c’est paradoxal, il faut essayer de trouver un équilibre entre l’indulgence et la rigueur. Il ne s’agit pas de mener vos équipes à la baguette, il faut leur laisser une marge de liberté pour ne pas les commander et les frustrer. Responsabilisez-les plutôt ! Ainsi, ils seront plus créatifs et apporteront peut-être un plus à votre vision. Gardez en tête que ce mode de fonctionnement est inhérent à la collaboration à distance : vous ne pourrez pas exercer le même contrôle que sur les collaborateurs qui sont à vos côtés, et la responsabilisation sera une de vos meilleures armes.

5. Transmettez l’information :

Comme cité ci-dessus, la communication est primordiale ! Gardez vos collaborateurs en mission informés des dernières actualités de votre entreprise, surtout pour les décisions prises en leur absence. Ainsi, ils ne se sentiront pas négligés et garderont toujours ce sentiment d’appartenance vis-à-vis de votre entreprise ! N’oubliez pas qu’en étant à distance, ils n’auront accès à aucune information qui n’est pas retranscrite et partagée.

6. Misez sur les réunions « virtuelles » :

Prévoyez une réunion hebdomadaire en début de semaine afin de discuter avec votre collaborateur, de savoir quels sont ses plans, ce qu’il a fait la semaine précédente, etc… C’est utile dans le sens où vous pouvez cerner son état d’esprit et lui montrer l’attention que vous lui accordez ! Une équipe nomade nécessite toujours un encadrement particulier.

7. Ne lésinez pas sur les moyens :

Mettez à disposition de vos équipes nomades les bons outils, utiles et nécessaires au bon déroulement de leur mission : équipements informatiques, solutions informatiques, etc… N’hésitez pas à consulter notre article « Top 15 des applications indispensables pour un business traveller ».

Qu’en-est-il de la gestion des notes de frais d’une équipe nomade ?

Souvent les professionnels nomades engagent des frais pour des fins professionnelles. Il faut penser à mettre à disposition de ces derniers des outils adaptés afin de gérer efficacement leurs notes de frais. Un professionnel nomade, par définition, bouge souvent : pour lui, gérer ses notes de frais et conserver l’ensemble de ses factures ne sera pas une tâche facile. De ce fait et afin de mener à bien ce processus assez lourd pour l’entreprise en général, pensez à adopter une solution de gestion de notes de frais automatisée qui répond principalement à la problématique de la mobilité et qui viendra faciliter la tâche aux professionnels nomades. En effet, une solution de gestion de notes de frais automatisée comme Expensya va libérer votre collaborateur nomade, tout en garantissant pour vous une meilleure visibilité sur les dépenses de vos équipes (plus d’informations sur les fonctionnalités d’une solution de gestion des note de frais ici).

Maintenant que vous avez l’ensemble des astuces utiles pour vous aider à manager votre équipe à distance, gardez en tête que vous devez être disponible et à l’écoute, vous devez également miser sur la communication,  et mettre à disposition de vos collaborateurs tous les outils qui leur seront utiles pour l’application de leur activité.

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