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Notes de frais : les règles à suivre

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La gestion des frais professionnels n’est pas une tâche facile, au contraire elle est souvent complexe et relève du casse-tête. De plus exonérés de cotisations sociales, les frais professionnels sont soumis à un contrôle pointilleux de la part des organismes en charge. Les contrôleurs de l’Urssaf scrutent de près les dépenses des entreprises et ne laissent échapper aucun détail ! De ce fait, ne négligez pas ce processus et essayez d’instaurer un contrôle en amont afin d’être toujours en règle et de simplifier la gestion au maximum.

Deux systèmes de remboursement à retenir

(le choix du type de remboursement dépend de la politique de dépenses de l’entreprise)

  1. Le remboursement des frais réellement engagés : ce type de remboursement consiste à rembourser les frais réellement engagés par le collaborateur en mission et concerne les frais de repas, d’hébergement, de déplacement, etc… Pour ce système de remboursement, l’employé est dans l’obligation  de présenter la facture relative à chaque dépense engagée pour des fins professionnelles (titre de transport, facture du restaurant, etc…)
  2. Le remboursement des frais de manière forfaitaire : applicable pour certaine catégorie de dépense seulement, ce type de remboursement, permet d’utiliser des forfaits de remboursement sur la base du barème de l’URSSAF qui précise par ailleurs les montants et les conditions applicables.

Attention : les notes de frais sont scrutées à la loupe !

Le contrôle exercé sur les notes de frais est extrêmement strict, les personnes en charge ne laissent rien au hasard ! Les frais sont exonérés en général de cotisations sociales que ce soit pour les frais réels ou les frais forfaitaires. Dans ce cas, il faut veiller à l’exactitude des rapports de dépenses présentés et des justificatifs et assurer ainsi un contrôle strict de ce processus en amont pour éviter des erreurs qui peuvent vous coûter cher !

En plus de garder tous ses justificatifs et d’engager des dépenses seulement dans le cadre de son activité professionnelle, voici les conditions courantes relatives aux frais professionnels, qu’il faut appliquer à la lettre pour éviter tout risque de redressement :

  • Pour se faire rembourser les frais de repas, le justificatif doit renseigner l’ensemble des participants, le motif du repas, le nom du restaurant et la facture doit être au nom de l’entreprise. Bien que rarement respectée, cette dernière condition n’est pas à prendre à la légère.
  • Pour les frais d’hébergement : dans le cas où l’employé a passé une nuit à l’hôtel, il faut que ce dernier soit éloigné de sa demeure d’un minimum de 50 kilomètres ou qu’il lui est impossible de rentrer en moins de 1h30.
  • Pour les indemnités kilométriques, il est nécessaire de renseigner le motif du déplacement, le lieu visité, la distance parcourue,  la nature du véhicule et sa puissance fiscale.
  • Pour les frais de déplacements (train, bus, avion), l’employé doit garder son reçu ou sa réservation et renseigner tous les détails qui s’y rapportent.
  • Pour le remboursement forfaitaire, il ne faut pas dépasser les montants établis par l’Urssaf.

La rigueur est de mise !

Il faut être vigilent quant aux excès. Dans le cas où le nombre de repas d’affaires dépasse la norme (1 par semaine / 5 par mois), le contrôle Urssaf peut conduire à un assujettissement aux cotisations sociales. Ceci est valable dans tous les cas de non-respect des normes relatives aux dépenses professionnelles : dépense non justifiée, frais n’appartenant pas à la catégorie des frais professionnels, etc… Pour éviter les redressements, il faut que toutes les dépenses soient justifiées dans le détail et il ne faut pas dépasser les limites d’exonération fixées par l’Urssaf.

Afin de contrôler les frais de son entreprise et de veiller au respect des normes en place, le manageur doit mettre au point une politique de dépenses professionnelles afin de garantir le bon déroulement de ce processus et d’éviter ainsi tout risque de redressement fiscal. Une politique de dépense permet de réguler les frais professionnels de son entreprisse et de clarifier les droits et les obligations auxquelles doit se tenir un professionnel en mission.

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