Et si on vous facilitait la vie ?

Notes de frais : fini le papier avec l’archivage à valeur probante !

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Vous pouvez enfin sortir vos facturettes de votre portefeuille et les jeter définitivement avec l’archivage à valeur probante, parfois appelé archivage à valeur légale ou probatoire ! Il vous suffira simplement de les prendre en photo avec Expensya avant.

Vous êtes désormais en mesure de numériser l’ensemble des factures papier de votre entreprise et d’éliminer le stockage papier ! Avec l’archivage numérique vous allez enfin pouvoir réduire le coût de stockage des factures papier et réaliser des gains de productivité. L’arrêté du 22 Mars 2017 change la donne en termes d’archivage numérisé, et ouvre la voie à l’archivage à valeur probante de factures numérisées.

Définitions

L’archivage numérique désigne le fait de produire, recueillir et classer des documents afin de les consulter ultérieurement. Le but est de stocker un volume important d’informations sur le long terme.

L’archivage à valeur probante s’inscrit dans le contexte de dématérialisation des factures. Il consiste à mettre au point des mesures et techniques organisationnelles relatives à la numérisation, l’enregistrement, le stockage et la restitution de factures papiers afin de les conserver tout au long de la durée d’archivage fixée par la loi, et en leur conférant une valeur légale qu’elles n’avaient pas auparavant.

De quoi parle-t-on ?

L’archivage à valeur probante sert à garantir la pérennité de l’information et la possibilité de sa restitution ultérieure pour avoir ainsi toutes les preuves lors d’un éventuel contrôle. Concrètement, si vous stockez vos factures dans un centre d’archivage numérique à valeur probante, et que vous vous conformez à la loi dans la phase de numérisation, vous pourrez jeter le papier !

Trois grands principes doivent être respectés :

– Authenticité du document : le document archivé doit correspondre au document réel, c’est-à-dire que toutes les informations figurant sur le document de départ doivent figurer sur la copie numérique.

– Intégrité du document : le document ne doit pas être modifié ni dénaturé, il doit être conforme au document source lors de la saisie dans le système. L’archivage à valeur probante permettra de respecter ces conditions :

  • Stocker des données figées
  • Assurer la confidentialité
  • Assurer la traçabilité
  • Utiliser des technologies de stockage valables

– Intelligibilité du document : il s’agit de s’assurer de la possibilité de lecture du document lors de sa restitution en respectant les formats imposés par l’administration fiscale. L’arrêté stipule que le document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilité et la pérennisation des données. 

L’utilité de l’archivage à valeur probante ?

Avec la dématérialisation des données, le besoin en archivage électronique s’accroit pour permettre de faire baisser les coûts d’archivage et les coûts qui y sont liés : l’archivage numérique est en effet, plus sécurisé et moins onéreux que l’archivage papier.

Dans un premier, il simplifie la réception et la non détérioration des documents : si on prend l’exemple des notes de frais, environ 15% des justificatifs sont abîmés, perdus ou reçus au-delà du délai d’acceptation !

Vient ensuite la question du coût : l’archivage papier, coûte en moyenne 30 centimes le reçu à l’échelle d’une année. Cela représente par exemple 3% du montant moyen d’une note de frais. Sans compter les coûts d’impression des documents, les coûts de pointage en cas de contrôle fiscal et les coûts d’affranchissement (pour les entreprises établies dans plusieurs sites et qui optent pour un archivage centralisé).

L’archive numérique sert également à l’entreprise dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle Urssaf : plus besoin de présenter des documents papiers, il suffit de donner accès à votre centre de stockage.

Cette pratique garantit :

  • La centralisation des documents importants
  • La facilité d’accès au document et à temps réel
  • La traçabilité de l’historique des opérations
  • L’intégrité du document
  • La conservation et la pérennité des documents importants
  • La lisibilité du document archivé.

Plus besoin de factures papier avec Expensya !

Expensya, la solution intelligente de gestion des notes de frais, intègre à présent, l’archivage à valeur probante parmi ses options payantes. Les entreprises pourront se débarrasser des factures papier dès la prise de photo avec Expensya. La facture sera stockée dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur, jusqu’à la fin du délai fiscal imposé (6 ans). S’alignant avec l’arrêté du 22 Mars 2017, cette nouvelle fonctionnalité va permettre aux entreprises de réaliser des économies sur les coûts de stockage des factures papier et de s’inscrire dans la dynamique de dématérialisation des documents.

Cette nouvelle mesure montre tout l’intérêt d’investir dans une solution de dématérialisation des factures : la facture numérique pouvait remplacer la facture papier depuis un certain temps, mais désormais, il est possible de transformer une facture papier en facture numérique, sans qu’elle ne perde sa valeur légale. Les entreprises ne sont plus obligées de conserver les supports en papier de leurs documents pour les éventuels besoins de contrôle. Les reçus numérisés par Expensya serviront de justificatifs pour les entreprises.

Fini les masses de factures empilées dans des boites et l’interminable temps de recherche. Tout est stocké sur Expensya est accessible en temps-réel, où que vous soyez !

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2 Commentaires

  • Expensya Team on 12 octobre 2017

    Bonjour Frédéric,

    Merci pour vos différentes questions, auxquelles nous allons répondre point par point :
    – Pour votre premier point, sur la fiabilité de la copie, nous suivons les normes et recommandations en vigueur, qui permettent de garantir que la photographie prise via notre outil, et le document stocké sous les conditions évoquées par la loi (format PDF ou PDF/A en vigueur), soit identiques et qu’il y ait une traçabilité entre les deux documents (via divers procédés techniques). La phase de numérisation en elle-même via l’appareil photo d’un téléphone nécessite effectivement que l’utilisateur numérise correctement la facture, mais il en va de même lors de l’utilisation d’un scanner.
    – Pour ce qui est de la terminologie, en effet la loi parle de factures, et non pas de tickets de caisse. Nous utilisons le terme justificatif simplement en référence au terme facture. Mais le processus d’archivage à valeur probante est simplement un processus qui permet de présenter un preuve numérique en lieu et place de la preuve physique, en aucun cas cette nouvelle loi ne change le fait qu’un ticket de caisse n’est pas le bon document à présenter à l’urssaf ou aux services fiscaux en cas de contrôle.

    Nous espérons avoir apporté les réponses à vos questions, si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à continuer la discussion avec nous !

    L’équipe Expensya

  • Frédéric Pascal on 11 octobre 2017

    Bonjour ,

    Vous parlez de valeur probante relative à l’archivage sans préciser comment vous certifiez que la photos prise via votre outil peut être considérée comme copie fiable tel qu’énoncé dans le code civil et ce malgré une transformation de votre photos en PDF ou PDF/A
    De plus les nouvelles normes relatives à la numérisation ne semblent pas compatible avec une prises de photos tel que vous le mentionnez.
    En complément la loi du 22 mars 2017 parle de facture et en aucun cas de justificatifs ou ticket de caisse.
    Pouvez-vous m’apporter des précisions sur la valeur légale de votre processus dans le cadre des justificatifs et pas des factures?

    Cordialement
    Frédéric Pascal

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