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8 bonnes raisons d’oublier Excel pour gérer vos notes de frais !

Expensya Team

28 décembre 2017

Notes de frais

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Excel est certes un outil très puissant pouvant servir à plusieurs fins, notamment dans les domaines de la comptabilité et de la gestion. Cependant, il est aujourd’hui dépassé dans la plupart de ces domaines, et surtout, très peu adapté aux entreprises à partir d’une certaine taille, et surtout à la collaboration. Logiciels, solutions Cloud et SaaS, sont à présent les outils incontournables à adopter pour veiller à mener à bien votre business et surtout votre transformation digitale ! Et il en est évidemment de même pour les notes de frais.

Voici 8 raisons pour lesquelles il est absolument temps pour vous d’abandonner la feuille Excel de calcul des notes de frais :

  • 1. Excel n’intègre pas les factures. Vous devez conserver les reçus de toutes les dépenses, et pouvoir les consulter rapidement pour vos vérifications ou votre audit. Cependant, Excel ne vous permettra pas de le faire : vous devrez créer un dossier compressé et l’attacher à votre tableau. On a vu mieux pour centraliser les données, non ?
  • 2. Excel est chronophage. Il ne s’accorde pas avec le fameux principe qui régit le monde professionnel « le temps c’est de l’argent ». Tout le monde est d’accord que le temps est une ressource précieuse qu’il faut bien gérer et surtout optimiser. Passer des heures à jongler entre les cellules ne fera qu’empirer votre course contre la montre. Vous avez mieux à faire non ? Un rapport de dépenses ne fait certainement pas partie de vos objectifs ni de vos résolutions !
  • 3. Excel est loin d’être intelligent. Certes, l’outil est super puissant et nombreuses sont les entreprises qui l’utilisent quotidiennement ! Mais, ce dernier n’est pas intelligent : vous pouvez le configurer pour automatiser certaines tâches, mais ce travail demeure tout de même chronophage : il ne vous permet pas de piloter l’ensemble des dépenses de votre entreprise et ne fournit aucune piste pour prendre les bonnes décisions.
  • 4. Excel ne saisit pas les notes de frais pour vos employés. Qui aime passer son temps à remplir sa feuille Excel ? Absolument personne. Et pourtant, des outils comme Expensya vous permettent d’oublier la saisie manuelle grâce à des technologies comme le Machine Learning et l’Intelligence Artificielle.
  • 5. Excel ne centralise pas toutes vos données. Persister à recourir à Excel pour gérer vos notes de frais, revient à accepter le fait d’aller chercher chaque information manquante vous-mêmes depuis différents endroits (aller par exemple vérifier la politique de dépense de votre entreprise ou bien aller chercher des dépenses précédentes des collaborateurs, etc…). C’est loin d‘être pratique de s’arrêter à chaque fois pour le faire. En plus de ce frein, il y a aussi le fait de tout modifier manuellement et que rien n’est automatisé, ce qui signifie un risque d’erreur important.
  • 6. Excel ne suit pas la croissance de votre activité. Dites-vous que si la taille de votre entreprise augmente, Excel ne va pas vous offrir davantage de flexibilité ni s’adapter à la complexité de votre activité. Vous serez toujours obligé de vous débrouiller avec les moyens du bord, et la complexité de votre processus de gestion ne fera qu’augmenter.
  • 7. Excel n’est pas nomade. Gérer ses notes de frais via Excel ne fournit pas une accessibilité aux dépenses de votre entreprise en temps réel. Chaque collaborateur doit attendre son retour au bercail pour préparer son rapport de dépenses. Même si des versions mobiles d’Excel sont aujourd’hui disponibles, avez-vous déjà essayé de remplir votre rapport de notes de frais depuis ces versions ?
  • 8. Excel ne s’intègre pas à tout votre SI. Même si vous pouvez enregistrer une feuille Excel sous plusieurs formats, vous n’êtes pas sûr de pouvoir l’intégrer à votre logiciel comptable. Et très souvent, vous vous retrouvez obligé de procéder à une double saisie…

Vous l’avez compris, Excel ne peut plus être votre allié pour gérer efficacement les notes de frais de votre entreprise. Une solution spécialisée et intelligente comme Expensya va, elle répondre à ces problématiques et bien plus. Pour commencer Expensya automatise tout le processus de gestion des notes de frais, élimine la saisie manuelle et vous offre des exports qui s’intègrent à votre logiciel de comptabilité. De plus, sur Expensya, vous pouvez automatiser votre politique de dépenses, gérer les frais kilométriques et même jeter le papier avec l’archivage numérique à valeur probante !

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