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Gérer ses notes de frais en mobilité : c’est possible ?

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La mobilité devient un impératif pour les entreprises. A présent, nombreuses sont les entreprises qui possèdent des collaborateurs nomades, et avec ce nomadisme, une certaine organisation s’impose afin de mener à bien les processus de l’entreprise. En effet, les équipes nomades requièrent une attention particulière, c’est le défi que l’entreprise doit être capable de relever.

Parmi les enjeux de la mobilité, il y a le fait de gérer ses équipes à distance (découvrez ici comment gérer une équipe nomade). Il y a aussi un enjeu de taille qui ne doit pas être négligé : des collaborateurs nomades engagent souvent des frais pour le déroulement de leur activité professionnelle. Ces frais doivent être remboursés par l’entreprise au collaborateur. Or, gérer ses notes de frais est une des tâches professionnelles les plus détestées. Alors qu’en est-il de leur gestion en mobilité ?

L’enjeu est double ici : entre voyage d’affaire et travail à distance, le collaborateur peut rapidement se lasser et négliger le traitement de ses notes de frais. Ceci pose un problème pour les deux parties.

Toutefois, il existe un moyen afin de remédier à cette situation. Adopter une solution de gestion des notes de frais mobile et automatisée va libérer le collaborateur nomade de l’enfer de gestion des notes de frais et optimiser tout ce processus au sein de l’entreprise en général.

La solution Expensya pour une gestion des notes de frais au fil de l’eau

Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya sera un atout pour votre entreprise. En effet, tout le processus sera optimisé, et vous verrez un gain de temps remarquable.

Expensya regroupe tous les intervenants du processus de gestion des notes de frais, cela va permettre de réaliser un gain de temps estimé à 80% et de limiter les erreurs et les pertes. Le collaborateur prend en photo son justificatif, qui sera stocké dans le Cloud et transmis à son manager pour validation. Une solution intelligente de gestion des notes de frais va transformer les étapes suivantes :

  • Eliminer la saisie manuelle : une solution de gestion des notes de frais automatisée est tout à fait adaptée aux employés nomades et simplifie la gestion des dépenses professionnelles : prenez une photo de votre facture via smartphone et elle sera instantanément saisie pour vous, grâce à la dernière génération de gestionnaires de notes de frais. Le calcul des frais kilométriques est également optimisé : il suffit de seulement  renseigner le type du véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue, l’application s’occupe du reste.
  • Récupérer automatiquement les factures : ne perdez plus de temps à récupérer unes à unes toutes vos factures en ligne : avec une solution mobile de gestion des notes de frais, vous pouvez récupérer automatiqument vos factures en ligne sans prendre la peine d’aller les collecter depuis vos sites marchands. Elles seront collectées automatiquement, centralisées sur votre compte et pré-saisies.
  • Optimiser le processus de validation des dépenses : une solution automatisée de gestion des notes de frais s’adapte aux processus de votre entreprise en permettant de gérer votre flux de validation dans le Cloud et de faciliter ainsi, la transmission instantannée des dépenses de vos collaborateurs, leur validation depuis n’importe quel terminal même depuis votre smartphone et leur intégration comptable.
  • Simplifier le traitement comptable : les comptables font partie du processus de gestion des notes de frais, et vous devez pouvoir les intégrer à votre solution de gestion des frais professionnels. Ainsi, après approbation des dépenses de vos collaborateurs, vous envoyez le tout à votre comptable qui pourra facilement superviser et approuver les rapports de dépenses. De plus, l’intégration dans le logiciel comptable est simple, et il n’aura aucune double saisie à effectuer.
  • Automatiser le contrôle des dépenses : une solution de gestion des notes de frais automatisée permet de centraliser toutes les données importantes relatives aux dépenses professionnelles. Vous pouvez ainsi examiner de près les dépenses de vos collaborateurs et optimiser votre processus de prise de décision. De plus, vous pouvez également configurer des règles de dépenses afin d’automatiser l’application de votre la politique de dépenses.
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