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Indemnité de grand déplacement : quelles règles suivre ?

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De nombreux collaborateurs sont tenus de se déplacer pour le besoin de leur activité professionnelle. Et pour couvrir ses besoins lors de ses déplacements professionnels, le collaborateur engage des frais divers d’hébergement, de repas ou de transport. Les dépenses engagées par le collaborateur lui seront remboursées sous forme d’indemnité de grand déplacement en respectant certaines règles.

La gestion des dépenses professionnelles vire souvent au cauchemar et personne n’y échappe. La complexité de ce processus est due aux différentes règles qui régissent la gestion des notes de frais mais aussi à la lourdeur de cette tâche.

Les autorités en place exercent un contrôle strict sur les notes de frais et les scrutent de près, étant donné qu’elles sont exonérées de charges sociales et que les dépassements sont fréquents. De ce fait, la moindre erreur peut coûter cher à l’entreprise !

Qu’est ce qu’une indemnité de grand déplacement ?

L’indemnité de grand déplacement est conçue pour couvrir les dépenses de restauration, d’hébergement et du transport d’un salarié en déplacement professionnel.

Le grand déplacement désigne la situation dans laquelle le salarié se retrouve dans l’incapacité de regagner son domicile pour accomplir sa mission professionnelle.

Pour que cet empêchement soit qualifié comme grand déplacement, il faut veiller au respect des deux conditions suivantes simultanément :

  • La distance entre le domicile et le lieu de travail est égale ou dépasse 50km (trajet aller)
  • Les transports en commun ne permettent pas au salarié de se déplacer en moins d’une heure trente de temps.

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, il reste tout de même permis de qualifier la mission de grand déplacement à condition de prouver que le collaborateur est dans l’impossibilité de regagner son domicile du fait de certaines circonstances comme par exemple les horaires de travail ou la prolongation de la mission professionnelle.

Il faut toutefois garder en tête que si ce dernier a réussi à regagner son domicile, les dépenses engagées ne seront pas exonérées de charges sociales.

Les indemnités de grand déplacement concernent trois types de déplacements

Les déplacements en métropole

Pour ce type de déplacements, le remboursement au forfait est admis. Il faut cependant, veiller à ce que l’indemnité forfaitaire versée corresponde aux limites d’exonération des dépenses engagées. Il faut segmenter les dépenses de repas et celles de logement et de petit déjeuner à l’hôtel.

Cette distinction entre les dépenses permet de faciliter les usages surtout pour les salariés qui en cas de grand déplacement, obtiennent un logement gratuit. Ceci donne l’occasion à l’employeur de pratiquer des modalités de prises en charge spécifiques à chaque dépense :

  • Un remboursement au réel pour les dépenses de logement et de petit déjeuner
  • Un remboursement forfaitaire pour les frais de repas

L’Urssaf publie annuellement un barème pour fixer les modalités d’indemnisation à suivre. Ce barème distingue les coûts de logement entre les différentes régions :  Paris, les départements des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, d’une part, et la province, d’autre part.

Les montants affichés sur le barème s’appliquent pour une durée de trois mois maximum (continue ou discontinue). Quant aux déplacements supérieurs à une période de trois mois et inférieurs à deux ans, les montants appliqués diminuent de 15% à partir du 4ème mois. Dans le cas où la mission dépasse les 24 mois (dans la limite de 4 ans), les montants dévaluent de 30% à partir du 25ème mois.

Les déplacements en Outre-mer (DOM, TOM, COM)

Les remboursements des frais engagés par un salarié en déplacement en Outre-mer sont exclus de l’assiette des cotisations sociales. Les montants d’indemnisation dépendent de la destination ainsi que d’autres facteurs.

Les déplacements en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon sont indemnisés d’une façon forfaitaire journalière à hauteur de 90€. Toutefois, il existe quelques exceptions pour certaines situations :

  • Dans le cas où le collaborateur est hébergé gratuitement (par exemple si l’hébergement est payé en amont par son emplyeur), cette indemnisation est réduite à 31.5€
  • Lorsque le collaborateur a un seul repas par jour pris en charge par son employeur directement, l’indemnité fixée est égale à 74.30€
  • Dans le cas où il a deux repas par jour pris en charge par son employeur directement, l’indemnité est alors fixée à 58.50€

Pour les déplacements en Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna ou en Polynésie française, une indemnisation forfaitaire de 120€ est allouée au collaborateur pour couvrir ses dépenses de repas et d’hébergement. Pareillement, des situations exceptionnelles peuvent survenir comme par exemple :

  • Si, le collaborateur est hébergé gratuitement, l’indemnité passe à 42€
  • Dans le cas où un seul repas est fourni au collaborateur, ce dernier sera indemnisé à hauteur de 99€
  • Dans le cas où ce dernier perçoit deux repas par jour, son indemnisation passera à 78€

Il faut également appliquer un rabais en fonction de la durée du déplacement. Il convient de soustraire 15% à compter du 4ème mois et 30% à partir du 25ème dans la limite de 4 ans.

Les déplacements à l’étranger

La gestion des indemnités de grand déplacement à l’étranger est assez complexe en raison de la différence des barèmes appliqués pour chaque pays. Les barèmes avec les frais de mission associés à chaque pays sont disponibles sur le site du ministère de l’Economie. Chaque barème comprend les taux d’indemnisation des frais de repas et de logement.

L’indemnité de grand déplacement à l’étranger versée au collaborateur doit être réduite de :

  • 65 % lorsque ce dernier est logé gratuitement, c’est-à-dire lorsque l’employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier
  • 17,5 % lorsque le collaborateur est nourri à raison d’un des repas
  • 35 % lorsqu’il est nourri aux deux repas.

Dans le cas où la mission du collaborateur se prolonge et dépasse les trois mois, chacun de ces montants est réduit de 15% et ce, à partir du 4ème mois. Au-delà du 24ème mois et dans la limite de 4 ans, les indemnisations baissent de 30%.

 

Le calcul des indemnités de grand déplacement est une tâche complexe et s’accompagne souvent d’erreurs qui peuvent couter cher à l’entreprise. Il faut savoir que les autorités en place notamment l’Urssaf sont très attentives et scrutent de près le remboursement des frais professionnels. Chaque non-respect des règles définies implique des pénalités financières contre l’entreprise. Ceci nous amène à dire que la responsabilité de l’entreprise est lourde et que les erreurs commises peuvent déclencher des situations délicates pour l’entreprise.

Pour limiter au maximum ces situations, l’idéal est d’automatiser le processus de gestion des frais professionnels. Opter pour une solution intelligente de gestion des notes de frais comme Expensya vous permettra d’éliminer de configurer des règles automatiques de contrôle des dépenses ajoutées par vos collaborateurs : ceci vous permettra d’informer vos collaborateurs des règles en place, du plafonnement de certains remboursement, et même de l’interdiction de rembourser certains types de dépenses. Vous pourrez également créer des règles de dépenses adaptées à chaque département ou à chaque projet.

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