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Notes de frais : modalités de remboursement et règles fiscales

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Dans le cadre de son travail, un salarié peut engager des dépenses dans l’intérêt de son activité professionnelle. Ces dépenses lui seront remboursées par son entreprise. Le salarié fait sa demande de remboursement sous forme de notes de frais avec obligation de présenter tous les justificatifs des dépenses engagées. La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais engagés à des fins professionnelles. Cependant, l’entreprise a la liberté de choisir la modalité de remboursement des notes de frais.

Les modalités de remboursement des notes de frais

D’après l’URSSAF, l’employeur a le choix d’indemniser ses employés pour les frais des déplacements professionnels selon deux méthodes :

  • un remboursement au réel, c’est-à-dire un remboursement du montant exact engagé,
  • une indemnisation forfaitaire, définie en amont

Le remboursement des frais réels

Le principe du remboursement des frais réels consiste à ce que l’employeur rembourse le montant exact payé par les employés de l’entreprise. Ce montant représente les dépenses supportées par le salarié dans le cadre d’une activité professionnelle.

Le remboursement comporte généralement les frais d’hébergement, de transport et de restauration. Il se fait sur la présentation d’un justificatif de paiement.

Attention cependant aux limites de remboursement sur certains types de dépenses que l’employeur se doit de respecter pour éviter des sanctions éventuelles lors d’un contrôle : en effet, rembourser au réel ne veut pas dire rembourser la totalité du montant des dépenses, mais un remboursement des dépenses réellement engagées, dans le respect des plafonds et des paliers en vigueur.

Le remboursement des frais forfaitaires

Il s’agit d’une méthode de remboursement où le salarié dispose d’un montant fixe évalué et communiqué par l’employeur à ses collaborateurs. Ce forfait peut être variable selon la position hiérarchique de l’employé, la catégorie socioprofessionnelle, la nature du déplacement, le département, etc… Un des exemples les plus connus sont les indemnités kilométriques, qui sont souvent forfaitisées pour simplifier le remboursement notamment des commerciaux qui se déplacent beaucoup en utilisant leurs véhicules personnelles et bénéficient d’un remboursement forfaitaire au kilomètre des frais kilométriques. L’URSSAF fixe d’ailleurs annuellement un barème de référence, qui prend en compte le nombre de kilomètres parcourus annuellement, le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

Le régime fiscal et social des notes de frais

Il est important de savoir que les notes de frais, qu’elles soient remboursées au réel ou au forfait, sont exonérées de cotisations sociales, il existe toutefois, quelques règles à respecter pour bénéficier du droit à l’exonération.

Au niveau de l’entreprise, la somme versée des frais forfaitaires est exonérée de cotisations sociales si le seuil établi par l’administration n’est pas atteint. Dans le cas contraire, et si la somme excède le seuil, les frais seront fiscalement traités.

Il est à noter que les deux modalités de dépenses sont déductibles des bénéfices imposables de l’entreprise.

Le régime fiscal des remboursements des frais

Le remboursement, qu’il soit de manière réelle ou forfaitaire, n’est pas soumis au barème de l’impôt sur les revenus des salariés, ceci reste dans la limite des seuils prévus. En revanche, une fois que le montant à rembourser dépasse le seuil, il est considéré comme un avantage en nature, ce qui implique sa soumission à l’impôt sur le revenu.

Le régime social des remboursements de frais

En ce qui concerne les cotisations sociales, les notes de frais réelles et forfaitaires en sont exonérées. Tout comme le régime fiscal, les remboursements ne doivent pas dépasser le seuil prévu par l’administration fiscale, sinon ils seront traités en tant qu’avantage en nature et seront soumis aux cotisations sociales.

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