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Frais généraux : 4 pistes pour réduire vos coûts

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La maîtrise des coûts au niveau de l’entreprise peut être un véritable levier de rentabilité et devient indispensable surtout quand les marges commerciales tendent à se réduire. Ces derniers, essentiels au processus d’exploitation de l’entreprise, peuvent être réduits si une bonne attitude est adoptée. Alors quelles sont les actions à entreprendre pour y arriver ?

Migrer vers le 0 papier !

Le papier coûte cher, c’est un fait ! D’après le cabinet de conseil et d’études International Data Corporation (IDC), les coûts d’impressions varient entre 1% à 5% du chiffre d’affaire annuel d’une entreprise. De plus, les processus qui reposent encore sur le papier et le manuel entre autres, sont souvent porteurs de coûts supplémentaires. Outre les coûts du papier, de l’impression, de l’encre, ou de l’archivage, le fait de garder des process reposant sur le papier renferme des coûts supplémentaires. Ces coûts peuvent être relatifs au temps gaspillé, et autres ressources mobilisées telles que l’effort humain et le coût de traitement des erreurs. Par exemple, une note de frais contenant au moins une erreur coûte à l’entreprise 48€ pour son retraitement. L’archivage physique représente également un poste de dépense non négligeable, qu’il soit sur site ou chez un prestataire externe. Il est grand temps de se tourner vers les outils de gestion et dématérialiser les processus. Les logiciels de gestion en mode SaaS sont à présent vos alliés. Et avec l’archivage numérique à valeur probante, vous pouvez vous soustraire complètement du papier tout en gardant la valeur égale de vos documents dématérialisés. N’hésitez pas à tester gratuitement Expensya et profitez d’une gestion de notes de frais 0 papier ! En plus d’optimiser votre trésorerie, vous faites également un geste pour la planète en adoptant la dématérialisation.

Revoir la liste des fournisseurs

Afin d’obtenir les tarifs les plus attractifs sur le marché, pensez à mettre vos fournisseurs en concurrence. C’est la meilleure manière d’obtenir les produits ou les services innovants des nouveaux venus sur le marché à des prix imbattables. C’est l’opportunité pour l’entreprise, aussi, de comparer différents offres. Par exemple, pour les compagnies d’assurances, les offres varient fortement en fonction de l’assureur et de la nature de l’activité. Cependant, la mise en concurrence des assurances peut mener à trouver des combinaisons de prestations avec un prix très intéressant. Il convient également de rationaliser la liste des fournisseurs et d’y faire le tri. Ce n’est pas le nombre qui importe mais la qualité des services obtenus. Il y a des prestataires qui fournissent un service minime, ou qui sont juste non stratégiques ou chronophages. Vous pouvez par exemple privilégier un fournisseur et instaurer une vraie collaboration avec ce dernier. Le fait d’être en phase avec ce dernier vous apporte beaucoup : une meilleure compréhension, un pouvoir de négociation, et en plus cet acteur devient spécialiste de votre métier, ainsi, il sera le mieux placé pour répondre à vos besoins. L’idée est de ne pas multiplier les fournisseurs mais de retenir ceux avec lesquels il est bénéfique de travailler, cette méthode vous permet d’instaurer un dialogue constructif et des négociations importantes. Dans la durée, l’entreprise va réaliser des bénéfices financiers remarquables à l’aide de la rationalisation du portefeuille fournisseurs. N’oubliez pas également, que le prix n’est pas votre seul critère d’achat : vous pouvez par exemple acquérir un produit ou un service à un prix attractif mais qui ne satisfait pas réellement vos besoins.

Investir dans la technologie

Les nouvelles technologies peuvent contribuer à la réduction des frais généraux d’une entreprise. En effet, ces nouvelles solutions sont conçues pour un seul et unique but : optimiser les ressources de votre entreprise ! Migrer vers les logiciels en mode SaaS, doit être à présent votre priorité, étant donné que cette nouvelle forme d’exploitation logicielle est nettement plus optimale et revient mois chère à votre entreprise. Par exemple, les logiciels-services en ligne coûtent généralement moins cher qu’un outil installé en interne sur les serveurs de l’entreprise, souvent très onéreux à l’acquisition. Ces solutions simplifient les processus métiers et facilitent la tâche aux différentes équipes. Au menu, un gain de temps, une meilleure productivité vu que les collaborateurs se consacrent à leur cœur de métier, et donc un gain financier vertueux. Aujourd’hui, le processus de gestion des notes de frais peut être facilement automatisé via une solution dédiée. Ce processus est chronophage, fastidieux et sans réelle valeur ajoutée. Le retour sur Investissement d’une solution des gestion des notes de frais comme Expensya est clair et le prix de la solution peut être récupéré en à peine quelques mois. Les utilisateurs de la solution ont réussi à se défaire de cette tâche rébarbative et ont remarqué un ROI positif rapidement ! (Nos utilisateurs sont satisfaits et ils témoignent).

Lancer des appels d’offres

Avoir les bons fournisseurs et surtout au meilleur prix est essentiel pour toute entreprise. Les fournisseurs ont généralement tendance à gonfler leurs prix et très souvent, les entreprise se laissent aller et payent un écart important par manque d’information. Pour rationaliser son processus achat, il est très important de lancer des appels d’offres en vue d’analyser le marché et avoir une estimation sur le coût des prestations. Cette méthode incite les fournisseurs à proposer les produits ou les services aux prix les plus attrayants. Les appels d’offres sont très adaptés pour les sociétés opérant dans le B2B et qui cherchent à optimiser leur gestion budgétaire, et se réfèrent à une procédure qui permet à l’entreprise de faire le choix entre plusieurs fournisseurs, pour avoir en retour une prestation de service. Le choix se fera en fonction du fournisseur le plus à même de réaliser cette prestation et de répondre à votre besoin. Après réception de l’appel d’offres, plusieurs fournisseurs ou soumissionnaires proposeront de réaliser la prestation de travaux ou services ayant donné lieu à un appel d’offre. L’avantage ici, réside dans les prix compétitifs qui seront proposés par les fournisseurs.

La maîtrise des coûts reste un point sensible pour l’entreprise surtout que c’est directement lié à sa situation financière et à sa pérennité dans un contexte concurrentiel. La maitrise des coûts repose sur une organisation interne, une planification sur le long terme et des pratiques silmples comme l’automatisation des processus et l’adoption de la technologie. 

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