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Notes de frais : conseils pour éviter un redressement de l’URSSAF

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Dans le monde de l’entreprise, les déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents, et leur gestion s’avère d’autant plus compliquée. Etant exonérées de charges sociales, les notes de frais sont scrutées de près par l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales). Pour cela, les entreprises doivent être prudentes, respecter les règles en place et encadrer ce processus, car toute erreur est passible de redressement.

Dépenser « uniquement » pour des fins professionnelles

Le remboursement des employés n’a lieu que si les frais respectent systématiquement les règles suivantes :

  • Les frais doivent être conformes aux intérêts de l’entreprise, ils doivent être en adéquation avec les besoins de l’activité.
  • Les frais doivent être raisonnables et bien proportionnés en fonction de la nature des dépenses et des circonstances

Les dépenses engagées dans un contexte professionnel ne doivent en aucun cas servir pour les besoins personnels du collaborateur.

Veiller à présenter tous les justificatifs des dépenses

Les frais doivent être justifiés avec l’appui d’un justificatif légalement valable. Un des premiers motifs de redressement fiscal est l’absence de justificatif des dépenses. Un justificatif d’une note de frais égaré ne donne aucun droit à l’employé à un remboursement dans la majorité des cas. Dans ce cas, une requalification de la dépense en tant qu’avantage en nature aura lieu.

Si toutefois, le collaborateur a perdu son justificatif, son entreprise peut faire une exception si le montant de la dépense n’est pas élevé et si cette situation n’est pas récurrente. Le collaborateur peut également faire une déclaration sur l’honneur attestant qu’il a égaré son justificatif. Pour en savoir plus sur comment traiter une note de frais sans justificatif, n’hésitez pas à consulter notre aticle dédié à ce sujet ici.

Respecter la limite d’exonération des charges sociales

Le remboursement des frais professionnels est exonéré des charges sociales, mais dans certaines limites. En effet, cette exonération a lieu dans la mesure où le seuil établi par l’administration n’est pas dépassé. Par exemple, les frais du mobile ou d’Internet ne sont remboursés qu’à hauteur de 50% des sommes engagées. Par ici, pour en savoir plus sur les modalités de remboursement des frais professionnels.

Respecter les modalités de remboursement

L’entreprise a le choix de définir le mode de remboursement des frais engagés par les collaborateurs. Il existe deux modalités de remboursement possible : le remboursement au réel avec présentation du justificatif ou bien un mode de remboursement forfaitaire. Toutefois, lorsque le gérant de l’entreprise demande le mode de remboursement forfaitaire, l’entreprise risque d’être pénalisée. En effet, l’ensemble des dépenses du gérant doivent impérativement être remboursées au réel. En revanche, les indemnités kilométriques peuvent faire objet d’une évaluation forfaitaire, soit en utilisant les barèmes personnalisés de l’entreprise ou en se référant au barème des indemnités kilométriques de l’URSSAF.

Plafonner les dépenses irraisonnables

Votre générosité avec vos collaborateurs n’échappe jamais au contrôle fiscal. L’employé doit être raisonnable au niveau de ses dépenses professionnelles, si les montants engagés semblent trop exagérés par rapport au motif, l’administration fiscale requalifie la dépense en tant qu’avantage en nature. Dans ce cas, les dépenses sont soumises aux cotisations sociales. Une solution simple : plafonner les dépenses, et veiller au respect de ces plafonds.

La gestion administrative et financière des notes de frais est très complexe. Afin de simplifier le processus de remboursement des notes de frais, il est important de mettre en place une politique de gestion des dépenses pour pouvoir éviter tous les dépassements et les erreurs possibles. Expensya, est une solution de gestion des notes de frais en mode SaaS. Elle vous permet de centraliser les dépenses, d’automatiser l’application de la politique de dépenses et d’être 100% conforme avec la loi.

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