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Les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais : #1 Time Is Money

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Un des premiers coûts d’une gestion inefficace des notes de frais est une perte de temps considérable et ce, à chaque étape de ce processus et, pour tous les intervenants. Et le temps consacré par vos collaborateurs à une tâche sans valeur ajoutée représente un coût humain relativement important, que vous pouvez chiffrer selon la logique suivante : une entreprise verse un salaire à ses collaborateurs pour améliorer la performance globale de l’entreprise, si vos collaborateurs sacrifient du temps à une tâche sans valeur ajoutée pour l’entreprise, cela représente une perte du temps qu’ils sont censés consacrer à l’accomplissement de leurs métiers, et donc une perte financière pour l’entreprise. Quelle proportion de leur temps souhaitez vous que vos collaborateurs consacrent à leur cœur de métier ? Si la réponse est pour vous 100%, cet article est fait pour vous !

Les coûts humains liés à ce processus

Le coût humain est une conséquence directe d’une gestion inefficace des notes de frais. Ce coût est directement lié au temps mobilisé par ce processus manuel chaotique. La perte de temps se manifeste ici, dans toutes les étapes de ce processus, depuis la création de la note de frais par le collaborateur jusqu’à son remboursement, en passant par le contrôle et le traitement comptable : chaque minute consacrée à la gestion des notes de frais de votre entreprise serait plus utile ailleurs.

La saisie manuelle : chronophage et risquée

Vos collaborateurs consacrent plusieurs heures par mois à gérer leurs notes de frais. Cette gestion, comprend pour eux : le rassemblement des justificatifs, la saisie, la vérification et la transmission des justificatifs.

Avant même l’élaboration de sa note de frais, le collaborateur passe par une autre étape en amont qui est celle de la planification de son déplacement, comme par exemple la réservation de son vol, de son hébergement ou même la location d’une voiture.

Ensuite, ce dernier doit collecter toutes ses factures, qu’il reçoit via différents canaux : les factures reçues par email, celle qui lui sont données sous format papier, ou encore celles qu’il doit télécharger lui même sur une plateforme, ou demander explicitement à un marchand.

La plupart des collaborateurs, collectent toutes ces factures au fur et à mesure de leur déplacement, sans les ordonner ou les saisir directement, avec le risque d’en perdre certaines ou de voir les fameuses factures rangées dans le portefeuille complètement effacées au moment où il faut les saisir. Après classement et tri, ce dernier attache tous ses justificatifs pour accompagner son rapport de dépenses et attaque ensuite la saisie !

Et malheureusement, la plupart des solutions de gestion des notes de frais (et on ne parle même pas des processus papier ou Excel) ne proposent d’autre solution que la saisie manuelle.

L’étude référence sur ce coût, publiée par HRS et la Fondation GBTA, conduite auprès de 533 répondants de plusieurs pays, révèle qu’un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais, moyennant un coût de 53€ pour l’entreprise. Et cette étude va plus loin, car elle comptabilise également les risques d’erreurs et révèle que la correction d’une note de frais contenant au moins une erreur coûte 48€ à une entreprise, et qu’en moyenne 19% des notes de frais contiennent des erreurs, soit 1 note de frais sur 5.

Alors comment calculer combien votre entreprise perd d’argent sur cette gestion humaine ? La formule n’est pas bien complexe, il vous suffit d’effectuer cette multiplication : nombre de notes de frais par an X 53 euros.

Et si vous n’êtes pas convaincu que ce chiffre de 53 euros correspond aux salaires dans votre entreprise, vous pouvez utiliser notre calculateur gratuit ici et estimez le coût en fonction du salaire moyen dans votre entreprise !

La vérification et la validation « manuelles » de la note de frais

Le salarié soumet dans un second temps, sa note de frais à son manager pour procéder à la vérification et la validation. Les managers ne sont pas non plus enthousiastes à l’idée d’examiner une multitude de rapports de dépenses. L’étape de l’approbation du manager passe elle-même par plusieurs autres étapes.

En effet, le manager ou le validateur doit vérifier divers éléments sur les rapports de ses collaborateurs : le type de la dépense, le montant, mais aussi la date, l’heure, le nombre des invités, etc. Il doit vérifier tous les justificatifs attachés, veiller à ce qu’il n’y ait pas de pièces manquantes et parfois même corriger lui-même les erreurs ou rejeter des demandes de remboursement. Une note de frais sans justificatif ou mal justifiée peut faire l’objet d’un redressement de l’entreprise de la part des services fiscaux et de l’URSSAF, et ce travail de vérification est important. Le validateur est d’ailleurs tenu de voir si la politique de dépense de l’entreprise a été respectée, et de vérifier qu’il n’existe pas de doublons ou de notes erronées.

Cette politique de dépense, qui au préalable devra être établie en conformité avec les règles de l’administration fiscale et de l’URSSAF : une note de frais doit impérativement respecter la réglementation en place concernant les limites d’exonération. Les deux idées générales étant : la dépense doit être obligatoirement engagée pour servir les besoins de l’entreprise, et cette dépense doit être raisonnable, c’est-à-dire qu’il ne faut pas qu’elle soit excessive par rapport au bien ou au service perçus, sous peine d’être requalifiée comme un avantage en nature par l’administration fiscale. Mais à cela, viennent s’ajouter de nombreuses règles et lois bien plus complexes, en fonction du type de la dépense, du lieux, de la raison de la dépense, etc… et il devient alors bien plus complexe de vérifier les dépenses des collaborateurs (par ici pour savoir comment échapper au redressement de l’URSSAF).

Alors combien de temps est consacré à la validation d’une note de frais ? Et bien c’est extrêmement variable, et cela dépendra du validateur mais aussi de la politique de l’entreprise sur ce sujet. Chez Expensya, de par notre expérience et nos études internes sur le sujet, nous estimons que le validateur moyen consacre 10 minutes à la validation d’une note de frais.

Là aussi, notre calculateur gratuit vous permet de calculer le coût que cela représente pour votre entreprise en fonction du salaire moyen.

Le traitement comptable, le remboursement et le contrôle

Le processus manuel altère également le déroulement de l’étape du traitement comptable, du remboursement et de l’audit, 3 étapes indispensables à la gestion de la note de frais.

En effet, après validation par le manager, la note de frais passe entre les mains de la comptabilité. Sa mission : transformer en écritures comptables les dépenses, souvent via une double saisie, et exercer un contrôle supplémentaire pour veiller à la conformité de ces dépenses. Ce traitement comptable, parfois effectuée par la paie, servira aussi à préparer le remboursement des notes de frais.

L’archivage des justificatifs, pour être bien armé en cas d’un éventuel contrôle de l’administration fiscale, est également une tâche souvent gérée par la comptabilité.

En dernier lieu, dans la plupart des entreprises ayant un volume très important de notes de frais, une phase d’audit et de contrôle de l’ensemble des dépenses professionnelles générées par l’entreprise, est réalisée. C’est l’équipe finance qui entame cette analyse avec l’aide d’un département Travel pour certaines organisations. Auditer les notes de frais s’avère être un moyen d’éviter les risques d’un redressement fiscal, mais aussi fournir des pistes d’amélioration des processus internes, limiter les pertes et réduire les désagréments. Il est également important de revoir le montant total dépensé et de comparer avec le budget total prévu à cet effet.

Comment estimer le temps consacré au traitement comptable d’une note de frais ? Cela dépendra de votre processus et de votre logiciel comptable. Si une double saisie doit être faite sur votre logiciel comptable et si la vérification est là aussi manuelle, il faudra comptabiliser un temps important, que nous estimons à 10 minutes en moyenne par note de frais.

L’automatisation pour récupérer ce temps !

Heureusement, des solutions existent pour réduire de manière drastique le temps consacré à cette tâche à tous les niveaux. Chez Expensya, nous pensons que chaque étape répétitive ne nécessite pas d’intelligence humaine et qu’elle est donc automatisable.

L’automatisation via une solution dédiée comme Expensya, des différentes étapes de saisie, de validation, de traitement comptable et d’audit engendre un gain de temps pour l’ensemble des personnes concernées : le collaborateur, le manager, le comptable, le directeur financier, etc.

  • – Les employés pourront simplement prendre en photo leurs reçus, et la saisie sera automatique grâce à un algorithme intelligent de Machine Learning. Et en plus de proposer une saisie instantanée, cette technologie est aussi performante que l’humain sur la saisie, et mieux encore, elle diminue le risque d’erreur (grâce à des sécurités mises en place, et à une expérience utilisateur qui simplifie la vérification en un clin d’œil du résultat par le collaborateur), est capable de traiter des dizaines de langues, et collecte plus d’informations que l’humain (SIREN du marchand, taux de conversion du jour, etc…). Il devient ainsi possible de directement soumettre les rapports de dépenses depuis n’importe quel terminal et à n’importe quel moment !

 

  • – La validation est une des étapes les plus automatisables. Sans enlever la validation humaine, le contrôle de conformité avec la politique de dépense est automatisée, et la détection des doublons aussi ! De plus, les validateurs peuvent approuver les notes de leurs collaborateurs en tout lieu et vérifier simplement la conformité des dépenses engagées, avec un système d’alertes qui met en avant les anomalies.

 

  • – L’automatisation est aussi la clé pour un audit et un contrôle réussis. Les solutions Cloud fournissent des informations en temps-réel, des rapports détaillés et permettent de centraliser le tout, rendant ainsi, les informations accessibles et exploitables par l’ensemble des parties concernées. L’archivage numérique simplifie le contrôle et le pointage, et cerise sur le gâteau, l’intégration avec vos systèmes informatiques met fin à la double saisie.

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Pour en savoir plus sur le reste des coûts liés à la gestion des notes de frais, ne ratez pas notre prochain article qui sera publié sur notre blog la semaine prochaine. Soyez notifié dès la publication du prochain article de la série en vous inscrivant ici !

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