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Les bonnes pratiques pour des notes de frais 100% conformes ! 

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Comment mettre au point une procédure d’audit efficace ? 

Pour commencer, il est important de dresser le bilan de la situation actuelle pour pouvoir établir un plan. En effet l’audit sert à identifier les domaines qui posent problème et de garder ainsi le contrôle sur votre entreprise. Il faut également penser à la technique d’audit, notamment au niveau de l’échantillonnage, les dépenses qu’il faut auditer avec plus d’attention, quelle période ou bien quelle cible de collaborateurs faut-il viser, et qui auditer. Voici une série de pratiques à mettre en place pour assurer un audit plus efficace de vos notes de frais. 

1. Mettez en place une politique de dépenses claire :

C’est une action qui n’est pas réellement un audit, mais qui va prémâcher une partie de votre travail. Vous devez donc définir un ensemble de règles qui encadrent les dépenses de vos collaborateurs, créer des flux de validation adaptés par types ou montant des dépenses, et surtout, communiquer ! 

  • Ne créez pas une politique de dépense trop complexe : c’est le meilleur moyen pour qu’elle ne soit pas respectée, et cela vous coutera souvent plus cher au final. Privilégiez les règles les plus simples à comprendre tout en respectant les limitations légales. 
  • Communiquez à deux niveaux : une communication par email récurrente peut suffire pour l’ensemble des collaborateurs, mais il vaut mieux privilégier une communication plus directe avec les managers, pour s’assurer qu’ils aient pleinement connaissance de la politique de dépense, et qu’ils soient vos relais au sein de leurs équipes. 

2. Installez un processus de validation efficace :

Un audit efficace passe obligatoirement par un processus de validation et de contrôle sûr. Là aussi, ce n’est pas l’audit en lui-même, mais simplement des barrières de sécurité que vous placer, pour assurer un taux de conformité supérieur en amont.  

  • Privilégiez le validateur informé : la personne qui sait pourquoi une dépense est effectuée est la mieux placée pour la contrôler. Cela vous laisse deux personnes : le collaborateur et son manager direct. 
  • Selon la taille de votre structure, plusieurs niveaux de validation peuvent être nécessaires mais ne complexifiez pas inutilement vos flux de validation. Définissez des actions claires pour chaque niveau de validation : par exemple le premier validateur doit tout vérifier, le deuxième seulement les dépenses qui dépassent un certain montant, le troisième seulement les assignations à des projets. 

3. Effectuez des contrôles réguliers entièrement dédiés aux notes de frais en comptabilité, en paie ou dans le département financier :

Il devient plus facile de détecter les anomalies, identifier les principales tendances relatives aux dépenses professionnelles et prévoir les procédures d’ajustement nécessaires, avant la fin de l’année fiscale. Le contrôle permet également, de détecter le pourcentage des dépenses non-conformes. 

  • Il est préférable d’effectuer un contrôle mensuel, ou synchronisé avec le rythme de soumission des notes de frais dans votre entreprise 
  • Il n’est pas nécessaire, et surtout très couteux, d’effectuer un contrôle exhaustif des notes de frais. Une solution est d’effectuer un contrôle exhaustif sur des périodes plus longues (3 fois par an) et dont les résultats sont par la suite utilisés pour définir les techniques d’échantillonnage à mettre en place. 

4. Automatisez le processus au maximum :

Les solutions modernes de gestion des notes de frais, permettent d’automatiser de nombreuses étapes et d’améliorer grandement le taux de conformité. En ayant toutes les données des dépenses professionnelles centralisées dans un même endroit, le contrôle devient d’autant plus simple et efficace.  

  • Une solution intelligente comme Expensya offre un Dashboard et un module BI qui permettent de vraiment tirer profit de toute votre data, de détecter plus simplement les anomalies, de comparer les différents services et collaborateurs, et d’avoir en temps-réel à disposition des analyses de la TVA collectée, des dépenses par pays, des dépenses refacturables et bien plus.  
  • La politique de dépenses est automatisable dans Expensya. Vous pouvez configurer des plafonds automatiques, des alertes et mêmes des règles bloquantes ou des paliers en fonction de nombreux paramètres (montant, catégorie de dépense, date, etc…).  
  • La détection des doublons est automatique. C’est une des principales sources de fraude aux notes de frais et elle est identifiable de manière bien plus efficace avec une solution de gestion des notes de frais, qui viendra automatiquement détecter les doublons et alerter les validateurs. 
  • Les flux de validation sont configurables et les notes de frais distribuées aux différents validateurs de manière automatique selon votre configuration. Vous pourrez ainsi créer plusieurs niveaux de validation, en adaptant le flux suivi par une dépense en fonction du supérieur hiérarchique, du projet en cours ou encore du montant. 
  • Simplifiez l’audit : toutes les dépenses de l’entreprise sont centralisées et disponibles sur une même interface. Sur Expensya, le pointage et l’échantillonnage deviennent bien plus simples à effectuer grâce à un système de filtrage avancé. 

Notre conclusion est sans appel : améliorer la conformité passe par la mise en place de nombreux processus aussi bien en amont qu’en aval, et l’audit est un outil dont la principale utilité est de permettre de créer des processus à mettre en place en amont, pour améliorer la conformité en bout de chaîne. Et là aussi, l’automatisation via une solution dédiée à la gestion des notes de frais vous permet d’avoir à votre disposition une série d’outils qui vous permettrons de mettre en place des processus plus rapidement et de manière plus efficace. 

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