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Les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais : #2 Quand note de frais rime avec fraude !

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Le second coût relatif à une gestion inefficace des notes de frais que nous allons détailler dans cette série est la fraude. Rien que pour les doublons, Oversight Systems*, spécialiste américain des systèmes anti-fraude, estime dans une étude de 2014 qu’un collaborateur sur 10 a au moins une dépense dupliquée sur sa note de frais. 

Sans évidemment généraliser ce type de pratique, il faut cependant avouer qu’elles existent bel et bien dans la plupart des entreprises. Des dépenses personnelles peuvent être passées en dépenses professionnelles, le remboursement d’une même dépense peut être demandé à plusieurs reprises, des invités fictifs ou des invitations personnelles peuvent être ajoutés à des factures de restaurant, ou encore un véhicule plus puissant fiscalement peut être déclaré pour le remboursement des frais kilométriques.  

La fraude engendre deux coûts principaux pour l’entreprise : le remboursement de dépenses qui ne devraient pas l’être, et donc l’augmentation du budget alloués aux notes de frais, mais aussi les risques de redressement de l’administration fiscale ou de l’Urssaf. En effet, dans le cas où l’administration fiscale détecte des anomalies dans les dépenses professionnelles de l’entreprise ou des sommes hors normes, elle peut considérer qu’il s’agit d’avantages en nature, et même si l’entreprise est elle-même victime de la fraude, elle devra payer le prix de son manque de contrôle. 

Pourquoi une gestion inefficace des notes de frais rime avec fraude ?  

La fraude aux notes de frais est principalement due à une gestion inefficace des notes de frais et par des processus de contrôle inadaptés voire inexistants. Parmi les pires exemples, la gestion manuelle et papier des notes de frais, et ce pour plusieurs raisons. 

Des processus de contrôle inefficaces :

  • Mettez-vous en place des flux de validation ? Les validateurs sont-ils conscients de l’importance de leur tâche ? Les validateurs savent-ils ce qu’ils doivent vérifier en priorité, et comment ils doivent le faire ? Bien souvent, la vérification des notes de frais est effectuée par le N+1, et c’est une des tâches les moins importantes de sa journée, et qui peut donc être faite avec négligence. 

Des processus de contrôle fastidieux :

  • La gestion des notes de frais est répétitive et occasionne une certaine lassitude des personnes concernées. Aussi bien les collaborateurs qui ajoutent leurs frais, que les vérificateurs. Le contrôle devient alors rapidement inefficace. 

Des données non centralisées :

  • Une gestion manuelle des notes de frais implique d’avoir des données multiples et éparpillées. Le vérificateur peut alors perdre des informations cruciales, car il manque d’informations : comment valider une note de frais à l’étranger, si vous n’avez pas une idée sur les prix dans ce pays ? Comment valider les notes de frais sur un projet donné, si vous n’avez pas d’informations sur ce projet ? Le fait d’avoir des données décentralisées fait partie des raisons qui expliquent ce contrôle inefficace et donc rendent la fraude possible. 

Une mauvaise politique de dépense :

  • Une politique de dépenses représente un ensemble de règles à respecter pour tout collaborateur qui avance des notes de frais. Mal rédigée ou mal communiquée, une politique de dépense ne permet pas de lutter contre la fraude, car vos collaborateurs peuvent soumettre des dépenses frauduleuses sans même le savoir, ou dans le cas d’une politique trop restrictive, frauder volontairement pour être remboursés à la hauteur de leurs dépenses. 

Un manque d’exploitation des données :

  • Un des meilleurs moyens de contrôler les notes de frais de manière efficace et donc de diminuer la fraude, est d’exploiter les données, notamment pour mener des analyses comparatives. Vous pourrez ainsi facilement repérer des différences entre des unités, des collaborateurs ou des entités, et ensuite investiguer. 

Un manque d’automatisation :

  • Personne n’aime contrôler des notes de frais, et c’est parfaitement normal ! Heureusement, plusieurs contrôles peuvent être automatisés et vous pourrez ainsi éviter le contrôle humain, ou le rendre plus intelligent. 

Vous l’avez compris, la vérification et le contrôle des notes de frais peuvent virer au cauchemar et ne sont pas une mince affaire. Et ceci peut occasionner un taux élevé de notes de frais frauduleuses ! Alors comment mieux maitriser ce coût et limiter le nombre de fraudes dans les notes de frais ?  

L’automatisation est la clé pour lutter contre la fraude ! 

Le remède pour limiter la fraude dans les notes de frais, passe par la nécessité d’automatiser ce processus de gestion ! Il existe des solutions intelligentes conçues pour automatiser la gestion des notes de frais du reçu jusqu’à la comptabilité en y injectant des technologies comme l’Intelligence Artificielle, le Machine Learning ou le Cloud. Des fonctionnalités intelligentes viennent optimiser ce processus et limiter les risques de fraude. 

En plus d’automatiser, faciliter et optimiser la gestion des notes de frais, une solution intelligente comme Expensya vous accompagne dans votre quête de conformité et votre procédure de contrôle grâce à plusieurs fonctionnalités indispensables !  

Comment Expensya va-t-elle vous aider à mettre fin à la fraude ? 

La saisie automatique :

  • La technologie OCR+ de reconnaissance intelligente saisit les dépenses à la place des collaborateurs. En plus d’offrir des possibilités d’analyse poussées en bout de chaîne (détaillées dans la partie Business Intelligence), l’avantage de cette technologie est qu’elle permet de collecter de très nombreuses informations à partir de la facture. OCR+ est capable de détecter jusqu’aux données de niveau 3, comme le nombre de nuitées dans un hôtel, pour en extraire le prix par nuitée, le montant de la taxe de séjour, ou encore vérifier le numéro SIREN ou RCS du marchand. 

La détection automatique des doublons :

  • Les fameux doublons sont une des principales sources de fraude en entreprise. Expensya permet d’automatiser la détection des dépenses dupliquées. En effet deux dépenses similaires peuvent être aujourd’hui détectées grâce à des algorithmes qui comparent différentes variables pour déterminer s’il y a risque. Grâce à un système d’alertes, le vérificateur peut directement comparer le doublon présumé aux dépenses qui lui semblent proches. 

Les flux de validation optimisés : 

  • Expensya optimise les flux de validation et la manière de contrôler les notes de frais. En plus de pouvoir élaborer des flux de validation par hiérarchie ou par projets, et de mettre en place jusqu’à 5 niveaux de validation, un système d’alerte avertit le validateur de toute dépense non conforme, ou qui semble être un doublon. Ensuite, une vue calendaire permet au validateur d’identifier s’il y a une cohérence journalière, hebdomadaire et mensuelle des dépenses engagées. En plus de cela, la validation sur mobile permet une réactivité des vérificateurs, et assure une fluidité totale du processus, qui se déroule réellement au fil de l’eau. Une réduction importante du temps pour traiter une note de frais de bout en bout qui permet de garantir la fraîcheur des informations dans les esprits, et donc une validation plus efficace. 

L’automatisation du contrôle de conformité à la politique de dépense :

  • C’est une des fonctionnalités clés d’une solution intelligente de gestion des notes de frais. Expensya permet par exemple de configurer des règles de dépenses pour alerter le vérificateur, bloquer certaines dépenses et fixer des plafonds automatiques. Ces règles sont configurables en fonction d’une multitude de paramètres : le montant de la dépense, la date, le type de dépense, la présence ou non d’invités, la possibilité de refacturer la dépense, etc… Ces règles permettent d’automatiser deux éléments : la communication sur les règles de dépenses de l’entreprise, et le contrôle de la conformité, et ainsi de diminuer la fraude. 

La Business Intelligence :

  • Grâce à un module BI ultra-avancé basé sur les technologies Data Lake et avec un rendu généré par Power BI, et à différents algorithmes, Expensya permet d’analyser en profondeur les dépenses pour détecter de nombreuses anomalies. Des comparatifs à différents niveaux (collaborateur, unité, entité, pays) vous permettrons de détecter qui dépense plus que les autres, et même quelles dépenses semblent anormales par rapports aux prix du marché. Vous détectez les tendances ou les incohérences et pouvez contrôler les dépenses professionnelles, détecter les anomalies, adapter les règles en place et même optimiser la prise de décision et mieux maitriser votre budget 

Si vous souhaitez avoir plus de conseils pour mettre en place une meilleure gestion des notes de frais, n’hésitez pas à vous abonner pour recevoir le prochain article de notre série dédiée aux coûts des notes de frais. 

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Vous pouvez aussi découvrir le premier article de cette série ici !

  • *Rapport réalisé par Oversight concernant la fraude liée aux notes de frais
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