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Les coûts d’une gestion inefficace des notes de frais : #5 La TVA non récupérée

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Dans la suite de notre série d’articles détaillant les coûts cachés liés à une gestion inefficace des notes de frais, nous allons aujourd’hui aborder le sujet de la récupération de la TVA.

Comme vous le savez, vous pouvez récupérer la TVA appliquée sur certaines dépenses de votre entreprise, en fonction des réglementations en place par catégorie de dépense, par montant, par pays, etc… Malheureusement, si la TVA est relativement bien récupérée par la plupart des entreprises sur les factures fournisseurs, dès qu’il s’agit de notes de frais, c’est une tout autre histoire. Et cela en fait un des coûts cachés les plus importants (que certains qualifieront de manque à gagner) et une gestion inefficace des notes de frais ne fait qu’empirer la situation. Le trop peu de TVA récupérée est principalement dû à un manque d’information, à la complexité de la récupération de la TVA sur des dépenses à faibles montants, ou encore de la complexité des règles fiscales et légales pour récupérer cette TVA, dans son pays et à l’étranger.

En quoi consiste la récupération de la TVA ?

Dans le cas où l’entreprise est assujettie à la TVA, elle est amenée à reverser à l’Etat la différence entre TVA collectée et TVA déductible ou récupérable. L’entreprise collecte de la TVA sur la vente de ses biens et services, et par ailleurs, l’entreprise engage diverses dépenses, notamment des acquisitions de biens et de services, le remboursement des frais professionnels à ses employés, etc… et supporte un montant supplémentaire de TVA suite à l’acquisition de la plupart de ces produits et services. En contrepartie, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA payée sur ces dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle.

La TVA récupérable est le montant de la taxe sur la valeur ajoutée qu’une entreprise assujettie à la TVA peut récupérer. Après calcul de cette déduction, l’entreprise verse seulement à l’Etat la TVA à payer, qui est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.

Comment la TVA impacte le coût du déplacement professionnel ?

Selon KPMG, la TVA compte pour 5% sur le montant total des dépenses d’une entreprise en déplacements professionnels. Evidemment ce taux variera beaucoup en fonction de vos plus gros postes de notes de frais, qui sont très variables en fonction de ce que vos employés vous soumettent, de votre politique de dépenses, et évidemment du type de notes de frais engendrées par l’activité que vous exercez, et les typologies de métiers dans votre entreprise.

En général, le taux de TVA standard appliqué avoisine les 10-20% mais ce taux varie évidemment d’un pays à l’autre. La plupart des dépenses qu’engage un voyageur d’affaire sont soumises à la TVA, qu’il s’agisse de repas, de nuitée d’hôtels, de carburant ou de parking. La TVA sur ces dépenses est récupérable, pour quelques catégories de dépenses et en fonction de règles multiples. Par exemple la TVA sur le carburant n’est pas systématiquement récupérable, cela dépendra du type de carburant et du type de véhicule.

Une telle complexité légale, et des notes de frais qui représentent un montant unitaire peu conséquent rendent difficile la récupération de la TVA, mais plus encore, la prise de conscience du montant total de ces dépenses mises bout à bout. Chaque année, 73% de la TVA payée par les entreprises n’est pas récupérée. Les raisons invoquées sont principalement liées à la complexité de la procédure de remboursement.

Pourquoi c’est difficile de le faire ?

  • Manque d’informations : plusieurs entreprises, et principalement les petites entreprises, ne connaissent pas avec précision les règles et conditions de récupération de la TVA, et le manque d’information reste un frein majeur.
  • Réglementations complexes : les règles de récupération de la TVA ne sont pas si complexes, mais elles sont nombreuses ! Certains frais ne sont pas éligibles à la récupération, d’autres le sont sous certaines conditions, d’autres le sont partiellement, etc… Même les règles communes sont parfois mal comprises, les autorités de TVA rejettent à peu près 40% des demandes de récupération de TVA pour cause de non-conformité avec les règles de réclamation.
  •  Gestion administrative chronophage : la récupération de la TVA peut s’avérer être un vrai challenge, et cela quelle que soit la taille de l’entreprise. Plusieurs entreprises sont même conscientes du montant total décaissé pour la TVA, mais restent tout de même réticentes face à la difficulté de récupération de la TVA sur les notes de frais. Les difficultés sont souvent rencontrées au niveau du traitement manuel des notes de frais, de la difficulté à récupérer les justificatifs adéquats, et de la complexité au niveau de la récupération de la TVA étrangère.

Comment mieux récupérer la TVA sur les déplacements professionnels ?

  • Comprendre son droit à la récupération de la TVA : il existe des entreprises qui ne sont pas soumises à la TVA et donc ne sont pas éligibles à sa récupération, d’autres doivent respecter des règles précises, en fonction de leur activité, et enfin la récupération est comme nous l’avons dit soumise à de nombreuses règles. Si vous n’avez pas d’équipes comptable, ou même si votre équipe comptable à des problématiques de veille réglementaire, votre expert-comptable est le référent adéquat pour bien comprendre vos droits.
  • Communiquer les informations nécessaires à l’ensemble des collaborateurs qui établissent des notes de frais : il faut par exemple tenir informés les collaborateurs du fait de garder absolument les factures et s’assurer que le nom et l’adresse de l’entreprise apparaissent sur les différents justificatifs. Il faut également veiller à ce que tous les champs de TVA apparaissent pour chaque dépense comme dans le cas des notes d’hôtel où on voit souvent apparaître la TVA pour les repas mais aussi la taxe de séjour. Des rapports de dépenses bien remplis, et un système de remontée des justificatifs efficace est la clé. Nos recommandations : une bonne communication en interne, l’automatisation de la saisie et la digitalisation des justificatifs
  • Faire appel à des experts en récupération de TVA : il existe en effet des entreprises dont la mission s’articule autour de cette pratique, il s’avère extrêmement utile de faire appel à ce type de service qui s’avèrent bien souvent gratuits : ces entreprises se rémunèrent sur la TVA récupérée ! Ce type de service restent cependant extrêmement liés à un besoin de volume, et sont donc difficilement accessibles aux petites entreprises voire au PME.
  • Miser sur l’automatisation et recourir à des solutions dédiées pour gérer les notes de frais : en plus de fluidifier la gestion des déplacements professionnels depuis la planification de la mission jusqu’au traitement comptable, une solution de gestion des notes de frais comme Expensya permet également d’aider les entreprises au niveau de la récupération de la TVA. Avec un processus totalement automatisé, le calcul des montants à récupérer est nettement plus simple. De plus, la centralisation des dépenses joue un rôle important dans cette étape, et permet de fournir une vue plus claire de toutes les dépenses effectuées, permettant ainsi de faciliter les demandes de récupération de la TVA. L’automatisation permet également de surmonter les soucis liés à la disparition des factures sur papier grâce à l’archivage numérique des justificatifs.

 

Une solution de gestion des notes de frais permet non seulement d’optimiser le processus mais aussi de réduire les coûts associés à ce processus et ce pour chaque étape. Les coûts cachés liés à la gestion des notes de frais peuvent s’avérer importants et les sous-estimer représente une perte conséquente au niveau de la trésorerie de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’une solution comme Expensya qui centralise ces dépenses peut être un véritable levier d’économie en plus d’installer un processus plus agile et en phase avec la disruption numérique qui impacte la plupart des métiers.

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