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Les coûts d’une gestion inefficace des Notes de Frais : #6 Un contrôle et une politique de dépenses inefficaces

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La réduction des coûts de traitement est essentielle, mais il ne faut pas oublier que différents éléments entrent en jeu lorsqu’il s’agit de coûts liés à la gestion des notes de frais. Il y a les dépenses réellement engagées mais pas que. Un des coûts cachés importants liés à une gestion inefficace des notes de frais, est dû à un contrôle et une politique de dépenses inefficaces.

Toutes les entreprises, sont confrontées au challenge budgétaire de la gestion des notes de frais. Assurer un suivi et un contrôle efficaces sur les dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs fait partie de ce challenge et n’est pas une mince affaire ! Pour limiter ce coût caché et mieux maîtriser les dépenses professionnelles de votre entreprise, mettre en place des contrôles internes ainsi qu’une politique de dépenses efficace est un passage obligé que toute entreprise qui possède des collaborateurs qui saisissent des notes de frais doit instaurer.

Un volume annuel de dépenses trop important pour les déplacements professionnels, pourrait être réduit, si vous aviez mieux communiqué sur votre politique de dépenses, ou mieux contrôlé les notes de frais. De ce fait des contrôles internes ainsi qu’une politique de dépenses efficace permettent de mieux régir ce processus et de mettre en place des règles strictes que tous les collaborateurs seront amenés à respecter.

Pourquoi procéder à un contrôle des notes de frais de votre entreprise ?

Un contrôle interne sert à examiner minutieusement le processus de gestion des notes de frais de votre entreprise et à identifier les anomalies éventuelles pour appliquer par la suite des ajustements, et prévoir des actions sur le long terme. Cette pratique offre une visibilité sur le degré de maîtrise des différentes étapes du processus au sein de votre entreprise.

En effet, un contrôle rigoureux permet de détecter les comportements non-conformes. La plupart des entreprises mettent en place des politiques de dépenses et des contrôles sur les dépenses des collaborateurs. Il faut toutefois s’assurer que tous les concernés soient bien au fait des règles à suivre et les respectent. L’audit permet ainsi, de relever les tendances relatives aux dépenses des salariés et de détecter les règles de remboursement qui ne sont pas respectées pour mettre l’accent dessus ou adapter la politique en place.

Le fait d’étudier de près les tendances des dépenses des collaborateurs, permet de mieux comprendre les habitudes de dépenses des collaborateurs et par la suite maîtriser les coûts de leurs notes de frais. En effet, analyser minutieusement les dépenses professionnelles des collaborateurs est le meilleur moyen d’éviter certains dépassements et de garantir une meilleure maîtrise du budget relatif à la gestion des notes de frais.

L’audit permet d’installer un processus d’optimisation continu de la gestion des notes de frais et de limiter le risque de non-conformité en évitant de verser les coûts qui peuvent découler d’un contrôle fiscal, surtout dans le cas de notes de frais frauduleuses, qui seraient passées inaperçues si un audit efficace n’était pas en place. En repérant les anomalies ou les non-conformités, il devient possible de mettre en place une procédure agile pour les contourner sur le long terme, et renforcer le taux de conformité.

Ce contrôle permet d’installer une politique de dépenses qui aidera à mieux encadrer les dépenses des collaborateurs

En plus de l’audit et du contrôle interne, il ne faut pas passer à côté de la mise en place d’une politique de dépenses rigoureuse, pour faire en sorte que les collaborateurs qui dépensent pour des fins professionnelles soient informés des règles internes à suivre mais aussi des réglementations en place.

En effet, une politique de dépense vient remédier aux situations ingérables pour une entreprise : éviter les dépenses non raisonnables et permettre de mieux contrôler les dépenses professionnelles. Il ne faut pas toutefois, mettre au point une politique de dépenses trop complexe qui sera souvent aussi problématique.

Qu’est-ce qu’une politique de dépenses ?

Une politique de dépenses réussie est un ensemble de règles à suivre qui permettent de régir la gestion des notes de frais et faire comprendre à tout le monde la nécessité de respecter ces normes.

Mettre au point une politique de dépense consiste à informer ses employés des règles en place qu’il faut respecter en termes de frais professionnels. Elle permet de garantir des dépenses raisonnables de l’ensemble des collaborateurs en mission, de faciliter la planification des voyages professionnels et d’assurer un meilleur équilibre en termes de dépenses professionnelles qui représentent souvent des coûts importants. Cette politique permettrait à l’entreprise de piloter ses dépenses en amont et de garder ses employés informés de leurs droits et obligations.

Étapes pour limiter ce coût caché et éviter les pertes 

1. Mettre en place une politique de dépenses claire  

Commencez par créer votre politique de dépenses et faites en sorte que vos employés, surtout ceux qui sont souvent en mission professionnelle en soient conscients ! Gardez un œil sur les lois en vigueur relatives aux dépenses professionnelles et conformez-vous à ce qui existe. Tenez surtout à simplifier les processus pour vos employés :

  • Ne créez pas une politique de dépense trop complexe : c’est le meilleur moyen pour qu’elle ne soit pas respectée, et cela vous coutera souvent plus cher au final. Privilégiez les règles les plus simples à comprendre tout en respectant les limitations légales.
  • Communiquez à deux niveaux : une communication par email récurrente peut suffire pour l’ensemble des collaborateurs, mais il vaut mieux privilégier une communication plus directe avec les managers, pour s’assurer qu’ils aient pleinement connaissance de la politique de dépense, et qu’ils soient vos relais au sein de leurs équipes.

Le texte doit être simple et facile à lire. Il doit informer sans pour autant garder la complexité des textes de lois. Vous ne voulez pas que vos employés s’ennuient en lisant votre politique et finissent par abandonner la lecture.

  • Évitez de mettre beaucoup de restrictions et de limites, vous risquez de frustrer vos employés : essayez de faire en sorte que vos employés adoptent un comportement responsable plutôt que de les contrôler.
  • Organisez votre politique par sections ou catégories. Vous pouvez avoir plusieurs catégories par exemple : missions à l’étranger, missions au pays, repas d’affaires, indemnités kilométriques, délai d’envoi des rapports de dépenses, etc…

2. Faire respecter la politique par tous les collaborateurs

Essayez de standardiser cette politique à tous vos employés quel que soit leurs statuts dans votre entreprise. Ne faites pas d’exceptions ! Tout le monde doit se conformer aux règles en place.

Même vous, amis dirigeants : vous exigez de vos collaborateurs de respecter certaines limites, vous devez également passer par là ! Lorsque vous êtes en mission professionnelle, tenez-vous aux règles en place : respectez les plafonds, privilégiez les endroits indiqués, etc. Autre chose, si vos employés respectent le délai d’envoi de leurs notes de frais, faites de même et essayez de traiter leurs demandes le plus tôt possible afin d’éviter l’attente et la frustration. C’est la clé du bon déroulement de ce processus au sein de votre entreprise.

3. Privilégier la dématérialisation

Aujourd’hui, il existe des solutions de gestion des notes de frais automatisées qui permettent de simplifier ce long processus. Il s’agit d’automatiser ce processus du reçu à la comptabilité en limitant l’intervention humaine et en éliminant les tâches répétitives. Oubliez l’enfer de gestion des notes de frais grâce à une solution intelligente comme Expensya.

En plus d’éliminer la saisie manuelle et d’automatiser la création des dépenses, Expensya vous permet de configurer automatiquement votre politique de dépenses directement via l’application pour veiller au respect de cette dernière : à chaque fois qu’un utilisateur essayera d’ajouter une dépense non conforme, vous pourrez choisir de lui bloquer l’ajout, de l’alerter, ou de plafonner la dépense.

Une solution intelligente de gestion des notes de frais s’avère être un moyen efficace pour installer une meilleure maîtrise budgétaire et réduire les coûts inutiles. En plus de rendre agile votre processus, Expensya vous permet de cerner et de limiter ces coûts cachés rapidement et ans effort. Nous estimons chez Expensya que le prix de la solution peut être récupéré en à peine quelques mois. Nos équipes restent à disposition pour vous accompagner dans l’évaluation du ROI que vous allez percevoir en adoptant Expensya, vous pouvez nous contacter ici

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