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Fausses notes de frais : les dépassements les plus courants

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700 Euros est le coût moyen de fausses notes de frais par employé dans une entreprise. Selon une étude menée par le cabinet d’expert-comptable Witty, 60% des français gonflent leurs notes de frais.

L’idée est de vous informer et non de vous faire paniquer car là où il y a problème, il y a solution ! Notre rédaction vous proposera des précautions afin de minimiser et de détecter efficacement ce genre d’anomalies au sein de votre entreprise.  

De ce fait, nous vous proposons de faire un point sur ces dépassements aux notes de frais les plus courants en entreprise. 

  • #1 Avoir un énorme appétit 

Un collaborateur va au restaurant en se faisant plaisir avec un menu gourmet et gourmand. Il profite de cet instant pour demander un justificatif de note de frais incluant un grand nombre d’invités fictifs. L’addition se trouve salée alors que c’est loin d’être la réalité. Un classique de la note de frais gonflée.  

  • #2 Vas-y c’est moi qui t’invite 

Un dîner d’amis déguisé en repas d’affaires avec de potentiels clients. Certes vos amis ne seront pas déçus d’un bon repas offert mais cela ne sera pas le cas si votre supérieur s’en aperçoit.
Une variante possible de fausse note de frais de restaurant : se faire inviter mais récupérer la copie de la facture et ainsi se faire rembourser la totalité de l’addition.

  • #3 Père Noël pour un jour 

Avec l’arrivé de la fin d’années une bonne bouteille, de fins chocolats, un agenda personnalisé etc. sont des pratiques courantes appelées cadeaux clients. Cela dit, certains dérogent à la règle où le client se transforme en leurs beaux-parents. De quoi rendre sceptiques les comptables faisant passer une note de frais d’un bon « Châteaux Margaux » pour un client très très spécial ! 

  • #4 Aller au bout du monde, ou presque  

Un des grands classiques des fausses notes de frais réside dans les frais kilométriques. En effet, il est possible qu’un collaborateur mentionne une distance surévaluée ou maquille la réalité en indiquant l’utilisation d’un véhicule plus puissant que celui réellement utilisé.  

Ainsi le remboursement du montant sera supérieur à celui réalisé.  

  • #5 L’illisibilité de certaines notes de frais 

Dans certains pays, les justificatifs se font encore à la main avec des caractères très peu compréhensibles ou lisibles par les comptables, rendant compliqué la tâche d’identifier la nature même du justificatif (notamment à cause de la langue utilisée). À moins d’être polyglottes/déchiffreurs, certains collaborateurs profiteront de cette difficulté pour renseigner un montant différent du montant écrit ou bien de changer le libellé en leur avantage.  

À tout problème, il y a une solution !  

En prenant des précautions, il est possible de limiter ces fausses notes de frais en se munissant de bonnes pratiques et d’outils dédiés : 

La politique de dépense

Il est nécessaire d’établir une politique de dépenses explicite afin de limiter les ambiguïtés. Elle vous permettra d’éviter les dépenses excessives et de mieux contrôler les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Ainsi vous pourrez piloter en amont vos dépenses et sensibiliser vos employés quant à ces pratiques.  

Vous pouvez être guidé par cette pratique de politique de dépenses en vous référant à notre précédent article sur ce sujet ici 

Les solutions de gestion de notes de frais

Malgré la pratique archaïque de la gestion des notes de frais via le logiciel Excel, des solutions ont émergé afin d’alléger ces activités chronophages et source d’erreurs. En effet grâce à des solutions de gestion des notes de frais, le processus est complètement dématérialisé facilitant ainsi le suivi et le contrôle des dépenses professionnelles.

Outre le gain de temps, ces solutions vous permettront de détecter en direct les anomalies de vos collaborateurs réduisant de manière conséquente les tentatives de fausses notes de frais.

La solution Expensya répond à cette problématique de visibilité et de contrôle en vous fournissant de nombreuses fonctionnalités telles que : 

    • La configuration de règles de dépenses avec des plafonds à ne pas dépasser pour vos collaborateurs 
    • La validation et le contrôle de notes de frais à plusieurs niveaux 

Vous l’aurez compris, la nécessité de faire appel à ces logiciels de note de frais est devenue une nécessité pour tout entreprise voulant diminuer les tentatives de dépassement liées aux notes de frais. Par conséquent profitez de  30 jours d’Essai gratuit et sans engagement chez Expensya.

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