Et si on vous facilitait la vie ?

Les notes de frais 100% digitales: c’est possible

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De nos jours, les notes de frais sont encore traitées à l’aide de son support papier par un grand nombre d’entreprises. Cela dit cette tâche peut représenter un véritable carre-tête chinois pour les managers et les travels managers.

Heureusement que l’ère du digital s’est attaquée à cette problématique en proposant des solutions de gestion de notes de frais digitales. Dans cet article nous allons vous exposer en quoi il est judicieux de passer au numérique et comment vous pouvez le faire.

Que gagnez-vous en adoptant une solution digitale ?

Les outils d’automatisation vous permettront de gagner un temps tout au long du processus dès l’étape de saisie jusqu’au suivi du remboursement des notes de frais en passant par la validation aux différents niveaux hiérarchiques.

Optimiser votre temps

 

En moyenne, il faut 20 minutes pour qu’un salarié puisse traiter une note de frais selon l’étude réalisée par HRS et la fondation GBTA. Un temps cumulé très important pour votre entreprise ! 

De ce fait une solution de gestion des notes de frais comme Expensya offre une multitude d’options facilitant la gestion quotidienne des frais de vos collaborateurs : Numérisation des justificatifs papiers, saisies automatiques, contrôle du respect de la politique de dépenses, automatisation des frais kilométriques, etc.

Une note de frais est automatiquement envoyée au responsable pour validation. Ce processus vise à optimiser le temps consacré à ces tâches secondaires mais nécessaires, dans le but de réinvestir le temps gagné dans vos activités principales.

Adieu les justificatifs perdus !

La valeur d’un justificatif prend tout son sens pour le remboursement d’une note de frais, en cas de contrôle fiscal ou URSSAF de l’entreprise. Par inadvertance, il arrive qu’un justificatif disparaisse. Résultat des courses : un nouveau casse-tête pour se faire rembourser.

De ce fait, Expensya propose une application de gestion des notes de frais digitales où le collaborateur, armé de son smartphone, peut photographier instantanément son justificatif. Grâce à la technologie OCR+ intégrée à notre solution, le justificatif est automatiquement traité et comptabilisé.

Expensya propose également un module récupérant automatiquement les justificatifs digitaux tel que les factures téléphoniques, les péages d’autoroutes, les billets d’avion ou de train, etc.

Diminuer les coûts de stockage et améliorer la sécurité

Les justificatifs prennent de la place et coûtent de l’argent. En moyenne, le coût de l’archivage papier s’élève à près de 30 centimes par reçu : à l’échelle d’une année, cela représente environ 3% du montant moyen d’une note de frais.

Avec la dématérialisation des données, l’archivage numérique permet de faire baisser les coûts d’archivage, en étant plus sécurisé et moins onéreux que l’archivage papier.

De plus, cette technologie est soumise à des réglementations et des normes de dématérialisation. Expensya répond aux critères légaux en intégrant dans notre solution l’archivage à valeur probante. Ainsi, les entreprises pourront se détacher des factures papiers grâce à une photo prise avec Expensya. La facture sera par la suite stockée dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur.

Les entreprises pourront opposer les documents digitalisés dans le centre de stockage en cas de contrôle de l’URSAFF ou fiscal.

Une occasion unique d’en finir avec le papier. 

Comment passer à la note de frais 100% digitale ?

Contrairement à d’autres systèmes informatiques, passer aux notes de frais digitales est une procédure accessible à tous les types d’entreprises. En effet, que vous soyez un free-lanceur, une TPE, une PME voir un grand groupe, il vous suffit de choisir un logiciel répondant à vos besoins.
Pour ce faire, listez les fonctionnalités indispensables à votre processus de gestion de notes de frais. Ainsi vous pourrez identifier les tâches consommant beaucoup de temps.

Une fois vos besoins délimités, il est important de tester l’application répondant à vos critères et de l’essayer.

La solution de gestion de notes de frais digitales, Expensya vous offre une multitude de fonctionnalités telles que :

  • La saisie automatique des frais ;
  • Le traitement des emails ;
  • Le partage de données grâce au cloud ;
  • Les statistiques intelligentes ;
  • Les mises à jour automatiques et gratuites
  • L’intégration du comptable via son interface personnalisée.
  • L’intégration avec votre écosystème (ERP, Travel, Gestionnaire de projets, etc.…)

Vous êtes encore un peu réticent ? Expensya vous offre la possibilité de tester la solution de gestion de notes de frais gratuitement sur une période d’essai de 30 jours.

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