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Tendances du voyage d’affaires en 2019

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Dans un contexte d’évolution technologique, de nombreux processus métiers vivent des changements majeurs : c’est le cas du voyage d’affaires.  

En effet, l’interdépendance économique croissante, le développement de l’économie du partage et les progrès technologiques impactent la manière dont les voyageurs d’affaires vivent leur expérience de déplacement professionnel.  

Une remise en question chez plusieurs entreprises qui ne se focalisent plus sur les options de vol et d’hôtel mais intègrent à leurs offres la sécurité et le bien-être de leurs employés. 

Ainsi plusieurs tendances émergent en 2019. 

L’accent mis sur la sécurité 

Certains voyages comportent un certain niveau de risque, et la responsabilité de l’entreprise est de maitriser le risque encouru par ses collaborateurs. Pourtant, catastrophes naturelles, instabilités politiques, épidémies, et autres facteurs de risques ne sont que très rarement prévisibles. Dans ces cas-là, le rôle de l’entreprise n’est plus de prévenir le risque, mais d’y faire face, c’est-à dire d’assurer la prise en charge rapide et efficace de ses collaborateurs. 

 

Des outils de veille, de communication et de géolocalisation efficaces ont été mis en place pour permettre de surveiller l’impact des événements mondiaux sur les employés, ainsi que des services pour réagir de manière rapide : détection pro-active de dangers, notifications en temps-réel, outils de communication en cas d’urgence, services privés de rapatriement, etc… 

L’essor du « Bleisure » 

Aujourd’hui le besoin de combiner le voyage d’affaires et le voyage de loisirs (Bleisure) devient de plus en plus légitime. Selon une étude effectuée par le site Booking.com, environ 75 % des professionnels interrogés prolongeraient leurs voyages d’affaires pour faire du tourisme.  

Cette tendance répond au fait que la frontière entre le travail et la vie personnelle s’estompe. Il s’agit dont de limiter les désagréments et le stress causé par les déplacements professionnels en offrant cette possibilité aux collaborateurs.  

Accompagnée de l’essor des SBT ou self-booking tools, dans les entreprises, cette tendance prend de l’ampleur. De nombreuses prestations de voyages, initialement orientée vers le voyage de loisirs, ont d’ailleurs été adoptées par les voyageurs professionnels. C’est le cas par exemple d’Airbnb qui a développé son offre business depuis quelques années. 

Le paiement centralisé 

Le paiement a toujours été une des problématiques du voyage d’affaire. Le voyage professionnel est souvent préparé en urgence, ce qui crée la nécessité de permettre une flexibilité du paiement. Longtemps des solutions comme les avances de frais ou les notes de frais ont été privilégiées. L’essor des carte professionnelles est venu un peu concurrencer cette tendance, mais sans jamais se démocratiser dans les entreprises où seuls les plus hauts dirigeants en bénéficient le plus souvent. 

C’est aujourd’hui le paiement centralisé qui fait son apparition, avec de nombreuses entreprises qui proposent un compte d’entreprise pour réserver des prestations de voyage professionnel, avec des accès par utilisateur, mais un rattachement au compte bancaire de l’entreprise. Bien qu’intéressante, ces solutions, restent aujourd’hui peu installées car limitantes pour le voyageur.  

D’autres solutions, comme des cartes virtuelles font aussi leur apparition chez de nombreuses startups. Confrontées à des problématiques de confiance des entreprises, et à quelques scandales, elle trouve une place auprès des TPE, même si elles sont aujourd’hui concurrencées par les acteurs reconnus du paiement, qui s’entourent d’entreprises comme Expensya pour fluidifier l’expérience du paiement à la comptabilité. 

La gestion des dépenses automatisées 

Quand on parle de voyages d’affaires, on parle nécessairement des frais engagés et de « l’enfer » de les traiter. 
Encore aujourd’hui, les outils de gestion de dépenses archaïques (comme l’indispensable fichier Excel) utilisés par certaines entreprises ne suivent pas la cadence des voyageurs d’affaire et le contexte de mobilité, de flexibilité et de sécurité. L’exemple classique est celui de la saisie manuelle, qui engendre la prolongation des délais de remboursement et l’accroissement du risque d’erreur.  

L’utilisation de solutions cloud et mobile de gestion des notes de frais permet une optimisation du temps consacré à ces activités chronophages, une plus grande conformité, une meilleure gestion des budgets, et bien plus. 

Expensya intègre une technologie de reconnaissance des caractères optiques (OCR+). Ainsi, par une simple photographie du justificatif, l’écriture comptable est automatisée (TTC, TVA multiples, date, etc…) mais également catégorisée selon le type de dépenses (Frais d’hébergement, de déplacement, de restauration, etc.). 

Cette automatisation permet un gain de temps important lors de la saisie, mais également à toutes les étapes du processus : validation des frais, détection des fraudes, intégration comptable, analytique par projets, etc… 

 

Quelles tendances futures ? 

Le secteur du déplacement professionnel ne cesse d’innover à tous les niveaux : réservation, paiement, gestion des notes de frais, comptabilité, sécurité, etc… Les tendances de 2019 émanent des innovations technologiques et légales qui ont su se développer en 2018, et qui continuent à évoluer en 2019. 2020 devrait donc être sous le signe de la digitalisation des processus comptables et administratifs du voyage, d’encore plus de mobilité en réseau, de moyens de paiement plus flexibles, mais surtout d’une meilleure interconnexion entre les différentes étapes d’un voyage d’affaire. Des acteurs comme Expensya, qui agrègent des données voyage de différentes sources dans une entreprises proposent déjà des solutions en ce sens pour simplifier l’analyse des déplacements professionnels de votre entreprise. 

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