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Notes de frais : mettre au point une politique de dépenses

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La gestion des dépenses professionnelles représente un sujet épineux pour la plupart des entreprises. Par conséquent, une politique de dépenses doit être créée au plus tôt dans la vie d’une entreprise, pour permettre de gagner du temps sur la gestion des notes de frais

Cependant, créer une politique de dépenses ne suffit pas, il faut aussi qu’elle soit adaptée à l’activité de votre entreprise et la mettre à jour pour suivre l’évolution de votre entité. Une politique de dépenses à jour permettra à votre entreprise de gagner un temps précieux, de réaliser des économies, ainsi que d’éviter les malentendus au sujet des dépenses et de leurs excès. 

Une politique de dépenses : quel intérêt ?

Dans un environnement de plus en plus complexe, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble des dépenses engagées. En conséquence, les entreprises établissent une politique de dépenses afin de sensibiliser leurs employés aux règles en place à suivre lors d’un déplacement professionnel.  

Ces directives sont relatives aux frais professionnels (comme les frais kilométriques, de restaurations, de transport, etc.) et à leurs modalités de remboursement.  

Concrètement, ce document est la réglementation de remboursement de l’entreprise à laquelle l’employé doit se conformer. La formalisation de ces pratiques améliore la transparence et la visibilité sur les éventuelles fuites de coûts.  

Comment préparer sa politique de dépenses ? 

Tout d’abord, identifiez les dépenses que vous aimeriez intégrer dans votre politique de dépenses. Il est nécessaire que votre document soit aussi clair que possible afin d’éviter tout malentendu 

Ainsi, il vous faudra : 

  • – Détailler les types de frais que votre entreprise rembourse  
  • – Déterminer les limites de dépenses pour chaque frais ; par exemple lors d’un déplacement, vous préféreriez que vos employés voyagent en classe économique, mais pourraient se permettre un dîner gastronomique en compagnie d’un potentiel client. Ces détails doivent être détaillés 
  • – Vérifier le cadre légal : de nombreuses réglementations limitent les remboursements de frais, parfois en fonction de critères complexes (durée du déplacement, distance du siège, etc…). Pour éviter que votre remboursement de notes de frais ne soit considéré comme une fraude, prenez connaissance des lois en vigueur pour votre secteur d’activité 
  • – Lister vos partenaires : si vous avez un accord avec une chaîne hôtelière, une compagnie aérienne ou un moyen de déplacement spécifique, il est nécessaire de le préciser à vos collaborateurs. Mettre en place un cadre contrôlé de réservations reste aussi une option possible.  

Votre politique de dépenses peut inclure un grand nombre d’éléments pour autant qu’elle soit cohérente et lisible. Veillez à inclure une partie de questions fréquemment posées afin de répondre à des interrogations, ne faisant pas directement partie de la politique de dépenses, mais essentielles à l’assimilation de ces règles. 

Soyez également prudent dans la communication des règles : rédiger une politique de dépenses n’est pas suffisant, il faut aussi savoir la communiquer. 

Comment optimiser sa politique de dépenses ?

À la suite de l’élaboration de votre politique de dépenses, il est nécessaire d’assurer un suivi et de vérifier qu’elle est respectée. Pour ce fairenous vous proposons plusieurs recommandations : 

Soyez juste : les politiques efficaces se doivent d’être équitables. En effet, tout employé a le droit d’être remboursé des frais engagés pour autant que ces frais soient conformes aux modalités. De la même façon, les chefs d’entreprise doivent montrer l’exemple en appliquant eux aussi leur politique de dépenses.  

Demandez de temps à autre des feedbacks sur cette gestion de dépenses afin de faire participer activement vos employés. Ils se sentiront ainsi impliqués dans le processus et ne le ressentiront pas comme étant une contrainte.  

Soyez flexible en continuité avec l’équité, essayez d’être flexible vis-à-vis des limites de dépenses. En effet, les tarifs varient d’un pays à un autre ; par exemple : les frais de taxis à Genève ne sont pas les mêmes que les frais à Kuala Lumpur. De ce fait, établissez des tarifs en concordance avec la destination de vos collaborateurs. Bien évidemment, vous restez toujours en droit de refuser les dépenses excessives, mais veillez toujours à ne le faire qu’en cas de dépassement flagrant. 

Soyez transparent suite à la rédaction de votre politique de dépenses, assurez-vous qu’elle soit disponible et transmise à vos collaborateurs. En effet, par courriel ou à travers votre réseau interne, rendez ce document disponible en tout temps. De cette manière, vous assurez un respect des règles d’une part et une diminution des tentatives de fraudes d’autre part. 

Soyez réactifpour une bonne application de la politique de dépenses, il est nécessaire que l’entreprise soit réactive. En effet, veillez à rembourser rapidement vos collaborateurs lorsqu’ils engagent des frais conformes. De ce fait, le collaborateur ne sera pas dans une situation inconfortable s’il doit souvent engager des frais professionnels. L’entreprise se doit également d’adapter sa politique de dépenses en la mettant régulièrement à jour face aux changements de l’environnement. 

Soyez à la pointe de la technologie afin d’assurer une application optimale de la politique de dépenses, il est nécessaire que le processus de gestion des frais soit optimisé. En vue de répondre aux diverses exigences de temps, de remboursement, de conformités, etc… il est important de se munir de nouvelles technologies facilitant le processus. Aujourd’hui, des solutions de gestion de notes de frais existent afin de répondre à ce besoin. Elles permettent l’automatisation du processus du reçu à la comptabilité afin de réduire l’intervention humaine. 

Une solution de gestion des notes de frais comme Expensya vous permet de configurer à votre guise et d’automatisation votre politique de dépenses et vous permet également de vous assurer de son respect. En effet, des vérifications en temps-réel aident les managers à s’assurer qu’aucune dépense n’enfreint la politique mise en vigueur. Cette solution réduira non seulement le temps consacré aux vérifications manuelles des dépassements, mais elle réduira également les coûts et les tentatives de fraudes, tout en communicant au fil de l’eau votre politique de dépenses à vos équipes.  

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