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Les 5 fonctionnalités indispensables pour votre solution notes de frais

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Dans la vie professionnelle, les tâches administratives sans valeur ajoutée sont souvent source de frustrations. Les entreprises en général, doivent se concentrer sur leur tâche principale. La gestion des notes de frais fait partie de ces tâches chronophages qui mobilisent les ressources sans pour autant être source de valeur.

Afin de répondre à cet enjeu, des solutions intelligentes de gestion des notes de frais ont vu le jour pour automatiser entièrement la gestion des notes de frais, accroître l’efficacité des organisations et les aider à déployer de nouvelles méthodes de travail.

L’émergence de ce marché fait apparaître un grand nombre d’acteurs et de solutions dédiées à la gestion des notes de frais, de quoi s’y perdre. Afin de vous guider lors de votre choix de solutions de gestion de notes de frais, notre rédaction vous présente certaines fonctionnalités indispensables à avoir dans votre logiciel choisi :

#1 Une saisie automatique des factures

Une des principales nouveautés pour un outil de gestion des notes de frais est de complètement éliminer la saisie manuelle et d’automatiser la saisie des dépenses. La reconnaissance intelligente permet de détecter toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes, il suffit de capturer son justificatif via son smartphone ou de transférer sa facture sur l’application. La puissance de l’Intelligence Artificielle et des algorithmes de Machine Learning vous libère complètement de toute intervention humaine bien que certains éditeurs n’offrent pas de solutions totalement automatisées ou recourent encore à une saisie humaine délocalisée.

C’est une des fonctionnalités phares de la solution Expensya, qui élimine complètement la saisie manuelle grâce à la reconnaissance intelligente de dernière génération OCR+. Cette technologie permet d’extraire toutes les données pertinentes sur une facture en quelques secondes et avec une extrême précision (montant, date, catégorie de la dépense, TVAs multiples, moyen de paiement, marchand, etc…). OCR+ présente également l’avantage d’être une technologie auto-apprenante : plus son utilisation est fréquente, plus sa performance est meilleure.

 #2 Une application mobile 

En second lieu, il faut que la solution obéisse à la problématique de la mobilité. C’est-à-dire que si le collaborateur est en mission, il pourra facilement numériser ses reçus et gérer ses dépenses au fil de l’eau sans être obligé d’attendre son retour pour entamer son rapport. De ce fait, le manageur pourra également suivre de près les dépenses professionnelles de son entreprise et avoir une meilleure visibilité là-dessus.

En adoptant la gestion des notes de frais en mobilité, l’envoi des rapports devient d’autant plus facile et surtout beaucoup plus rapide. En un clic, le manager peut recevoir les notes de ses collaborateurs et il pourra également les approuver et les envoyer au comptable ou les rejeter depuis n’importe quel terminal. Tout le processus est optimisé et les délais de remboursement deviennent plus courts.

#3 Une intégration à d’autres solutions d’entreprises

Au moment de choisir votre solution de gestion des notes de frais, il est important de vérifier si elle s’intègre à d’autres logiciels déjà implémentés dans votre entreprise. Même si en règle générale les solutions SaaS peuvent se combiner avec des API, la vérification est légitime. Ainsi, vos processus de travail seront fluides et vous pourrez profiter pleinement de l’avantage de l’automatisation des processus grâce à ces solutions intelligentes. Vérifiez les intégrations que la solution offre pour connecter en un clic la gestion de vos notes de frais à votre logiciel comptable ou votre logiciel de gestion de paie.

Par exemple, une solution de notes de frais doit pouvoir impliquer le comptable qui doit approuver toutes les dépenses, les saisir dans le logiciel comptable et procéder ensuite au remboursement. Aucune saisie manuelle n’est requise pour introduire les données dans le logiciel comptable. Une intégration avec son logiciel de comptabilité suffit pour éviter ainsi la double-saisie et libérer également les comptables de cette pénible tâche.

#4 Une conversion automatique des devises 

Les déplacements professionnels impliquent souvent des dépenses en devises étrangères. Une solution intelligente de gestion des notes de frais calcule pour vous les dépenses dans la devise de votre entreprise. Ces solutions détectent les dépenses en devise étrangère et procèdent automatiquement à la conversion de ces dépenses en fonction des taux de référence à date.

En effet, la solution de gestion des notes de frais Expensya effectue une conversion automatique des montants des dépenses engagées en devise étrangère et génère même des alertes lorsqu’un de vos collaborateurs, saisit manuellement un taux de conversion différent à celui calculé par notre solution.

 #5 Un archivage à valeur légale 

Désormais, la loi vous autorise à jeter le papier si vous utilisez une solution qui répond aux normes de l’archivage à valeur légale. Expensya, première solution de gestion des notes de frais à répondre aux exigences de la loi, vous permet d’éliminer une fois pour toute l’archivage physique. Une simple photo de votre justificatif prise par smartphone ou une facture transférée par email suffisent comme preuve légale, en cas d’un contrôle Urssaf ou fiscal.

A présent, vous savez tout ce qu’il vous faut dans votre solution de gestion de notes de frais. Expensya est la solution qui regroupe toutes ces fonctionnalités indispensables et bien plus et met à votre disposition 30 jours d’essai gratuit sans engagement afin de vous faire une idée sur la véritable efficacité et les fonctionnalités susmentionnées disponibles sur notre application.

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