Et si on vous facilitait la vie ?

Check-list | Choisir sa solution de gestion de notes de frais

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À l’ère du digital, plusieurs processus courants de la vie professionnelles sont simplifiés grâce à l’usage d’une nouvelle génération de solutions numériques. Tel est le cas de la gestion de notes de frais, activité rébarbative et souvent associée à une tâche lourde et sans réelle valeur ajoutée 

Ainsi, la mise en place d’une solution de gestion des notes de frais devient une nécessité pour remédier à la lourdeur de cette tâche. Toutefois, plusieurs facteurs sont à prendre en considération avant de déployer ce type de solutions comme le coût, le panel de fonctionnalités, le retour sur investissement, etc.  

Face à une multitude d’offres, il est difficile de s’y retrouver. Pour vous guider lors de votre choix de logiciels de notes de frais, notre rédaction vous a préparé une check-list. 

Définir les défis de votre entreprise 

Avant de sauter le pas et de vous munir d’une solution de gestion de notre de frais, il est important de déterminer les défis liés à la gestion de notes de frais que vous voulez relever comme : 

  • Minimiser le taux d’erreurs dans la gestion des frais professionnels 
    Réduire le temps de traitement des notes de frais 
    Simplifier le système validation chez vos collaborateurs  
    Améliorer la visibilité sur les dépenses de votre entreprise 
    Réduire les coûts directs et indirects liés à ce processus 

Pour répondre à ces défis, il vous faut analyser les processus impliqués dans la gestion de frais, pour dresser un état des lieux de votre entreprise, puis le comparer aux pratiques idéales d’une gestion de notes de frais. 

Il est également important de solliciter vos collaborateurs pendant cette analyse. Ils vous donneront un aperçu réel des difficultés rencontrées lors d’un déplacement professionnel.  

De plus, inclure vos collaborateurs minimise le risque de résistance au changement lors d’adoption de nouveaux processus. 

Ainsi, vous serez en mesure de déterminer votre niveau d’exigence vis-à-vis du choix de votre fournisseur et des fonctionnalités indispensables lors du choix de votre entreprise. 

Quels sont les avantages d’intégration d’une solution de gestion des notes de frais ? 

La gestion de notes de frais classique présente de nombreux inconvénients pour votre entreprise et vos salariés. En effet, cette activité est entre autres chronophage pour tous les salariés impliqués dans le processus. 

Entre le temps perdu par le salarié qui saisit sa note de frais manuellement, le manager qui valide les dépenses, le comptable qui contrôle les dépenses et les justificatifs, la direction financière qui est responsable du remboursement, 51 minutes se sont écoulées sur une période 1 mois.  

Sachant que le temps, c’est de l’argent, ce processus engendre un coût direct estimé à 27€ !  Nous vous laissons la liberté de multiplier ce coût par le nombre de notes de frais d’une année.  Un coût important pour votre entreprise qui impacte également la productivité et le bien-être de vos collaborateurs. 

Découvrez pourquoi le temps compte parmi les principaux coûts d’une gestion inefficace des notes de frais !

Investir dans une solution de gestion de notes de frais vous permet de : 

  • Faire disparaître les saisies manuelles des dépenses
  • Dématérialiser les justificatifs et éviter les pertes 
  • Recentrer votre temps sur votre cœur de métier 
  • Améliorer la productivité de vos collaborateurs 
  • Simplifier le processus de validation 
  • Accéder à vos données en temps réel et depuis n’importe quel terminal 
  • Améliorer le contrôle des dépenses 
  • Intégrer les données relatives aux notes de frais à votre logiciel de comptabilité ou ERP  
  • Minimiser les risques humains d’erreurs  
  • Limiter les échanges papiers 
  • Permettre à vos collaborateurs de gérer leurs notes de frais au fil de l’eau

 

Comment choisir une solution de gestion des notes de frais ? 

Munis de votre état des lieux, de vos défis et besoins en matière de gestion de notes de frais, un ensemble de questions doit être posé afin de déterminer quelle solution il faut choisir sur le marché, à titre d’exemple : 

    • Comment les dépenses peuvent-elles être soumises à la demande ? 
    • La solution s’adresse-t-elle à un seul utilisateur ou peut-elle s’appliquer à plusieurs utilisateurs sous le même compte ? 
    • La solution permet-elle d’automatiser votre politique de dépenses (ex : montant à ne pas dépasser pour un déjeuner d’affaires) 
    • L’application est-elle disponible en plusieurs langues ? 
    • L’application prend-elle en compte plusieurs devises ?  
    • Est-il possible d’utiliser des devises différentes pour des utilisateurs différents ? 
    • Quels sont les logiciels pouvant être intégrés à l’application ? 
    • Est-ce que l’application fournit un service client disponible en cas de problèmes rencontrés ? 
    • Sous quels formats les données peuvent-elles exportées ?  
    • Est-ce que l’application est simple d’utilisation ? 

Découvrez les fonctionnalités indispensables d’une application de notes de frais !

Une solution de gestion des notes de frais comme  Expensya  simple à utiliser pour vos collaborateurs est essentielle pour améliorer la productivité de vos équipes, contrôler et gérer vos dépenses au quotidien. 

En effet, notre solution vous permet d’automatiser et de dématérialiser votre processus de gestion des notes de frais. Vous libérez ainsi tous les intervenants à ce processus et leur permettez de se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, vous améliorez le respect de votre politique de dépenses en configurant à votre guise les différentes règles de dépenses. 

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