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Justificatif de la note de frais : à quoi ressemble ce document ?

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Toute dépense engagée par un collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle doit être accompagnée d’un justificatif pour garantir son remboursement. Le justificatif est une pièce maîtresse dans le processus de gestion et de remboursement des frais professionnels. Il sert bien évidemment à justifier les dépenses engagées, assurer la conformité des frais engagés et à être en règle avec administration.

Toutefois, il existe des modalités différentes pour chaque type de dépense engagée, de quoi s’y perdre dans la gestion des notes de frais !  
 
Afin de vous y retrouver, notre rédaction vous présente les modalités de justificatifs selon le type de dépense : 

Justificatif de notes de frais : le cas classique 

De manière générale, une facture ou un reçu est suffisant pour être qualifié de justificatif. Il peut se présenter sous la format papier ou électronique avant d’être validé en interne par l’entreprise.  Le justificatif accompagnant la note de frais doit comporter plusieurs mentions le rendant conforme comme : 

  • Le nom du fournisseur 
  • La date de la dépense effectuée 
  • Le descriptif de la dépense 
  • La TVA (si la dépense est soumise à la TVA)

 

Il arrive que le justificatif requière le nom de l’entreprise ainsi que le nom du salarié.  

Comment distinguer un reçu et une facture ?  

Il est important de distinguer ces deux qualificatifs parfois confondus dans le langage courant.  
 
Une facture est un document de nature comptable qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. Ce document ne justifie pas le paiement de la dépense. Ainsi, il est important de préciser et dater s’il s’agit d’une facture payée ou une facture payée en totalité.  
 
Le reçu est un document délivré au client au moment du paiement suite à une prestation donnée, destiné à servir de justificatif sur le plan fiscal. Contrairement à la facture, il contient toutes les informations essentielles à un remboursement d’une note de frais vu qu’il atteste que l’employé a réellement engagé une dépense pour le compte de son entreprise.  

Concernant le reçu de la carte bancaire, il peut dans certains cas être accepté chez certaines entreprises, mais ce document ne contient pas souvent toutes les informations de la dépense engagée, c’est pour cette raison qu’il doit toujours être accompagné du reçu fourni par le prestataire de service.

Justificatifs de notes de frais : les cas particuliers

Selon les dépenses, les justificatifs doivent comporter des spécificités.  

Les frais kilométriques réels  

Un collaborateur peut être sujet à utiliser son véhicule personnel afin d’effectuer des déplacements professionnels. Dans ce cas, le remboursement de ses frais est possible tant que la justification soit conforme.   

Il doit indiquer : 

  • Le motif du trajet (prouver que c’est pour une mission professionnelle) 
  • Le lieu de la mission 
  • Le nombre de kilomètres effectué 
  • La puissance fiscale du véhicule 

 

Le collaborateur se doit de fournir la carte grise du véhicule utilisé afin de vérifier la conformité de la puissance fiscale du véhicule. Il est également conseillé de garder tous les autres documents en lien avec un déplacement effectué afin d’anticiper tout contrôle fiscal comme le ticket de péage, le ticket de caisse essence, etc.. Ainsi, vous assurez votre bonne foi.  

Les frais de transport 

Tout comme les frais kilométriques, le remboursement des frais de transport est possible lorsque le collaborateur s’est déplacé pour le compte d’une mission professionnelle (sauf exceptions).  

Ainsi le collaborateur se doit de fournir le billet de transport ou les différents frais engagés lors d’un déplacement réalisé avec une voiture de fonction comme le péage, le carburant, etc.  

Les frais de repas 

Un collaborateur peut engager des dépenses de repas dans le cadre de son activité professionnelle. 

Le mot d’ordre est similaire dans tous les cas, le justificatif est indispensable pour justifier la dépense comme les factures, les notes, les tickets etc. 

Il arrive parfois que l’employé invite un client afin de développer une relation professionnelle. Dans ce cas, le justificatif doit comporter : 

  • Le nom de l’invité 
  • La fonction de l’invité 
  • Le nom de l’entreprise  
  • Les noms des collègues accompagnant le salarié.

Les frais d’hébergement 

En plus du justificatif classique, les frais d’bergement doivent comporter : 

  • Le total de nuitées 
  • La catégorie de la chambre 
  • Les frais annexes (si ces éléments sont inclus dans la politique de dépenses de l’entreprise)

Il est important d’indiquer pourquoi le collaborateur a séjourné dans un hôtel en déterminant la distance par rapport à son domicile. 

 

Vous l’aurez compris, le justificatif est un document ayant toute son importance lors du remboursement des notes de fraismais surtout vis-à-vis de l’administration fiscale. 

Aujourd’hui des évolutions réglementaires sont initiées à travers le monde. Prenons, l’exemple de l’archivage numérique à valeur probante qui s’inscrit dans le contexte de dématérialisation des factures. Sachant que 15% des justificatifs de notes de frais sont abîmés, perdus ou reçus au-delà du délai d’acceptation, il s’agit d’une véritable révolution.  

Une solution comme Expensya, vous permet de dématérialiser en temps réel votre reçu. La technologie de reconnaissance intelligente de la solution extrait toutes les informations pertinentes sur le justificatif en quelques secondes, et vous libère de la saisie manuelle et toutes les étapes chronophages de ce processus. 

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