erreurs à éviter choisir carte bancaire d’entreprise

5 erreurs à éviter pour choisir votre carte bancaire d’entreprise

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Quelles sont les erreurs à éviter pour choisir votre carte bancaire d’entreprise ? Découvrez la réponse ci-dessous.

Comme mentionné dans nos précédents articles, la carte bancaire d’entreprise représente un moyen de paiement efficace pour régler les frais professionnels de vos collaborateurs. Il existe plusieurs types de cartes dédiés aux frais professionnels. Toutefois, il faut veiller à bien choisir la carte en fonction des besoins de votre entreprise.

Dans la suite de notre série d’articles sur les cartes bancaires d’entreprise, nous allons détailler aujourd’hui les erreurs à éviter pour choisir une carte de paiement en entreprise.

1. Choisir sa carte bancaire d’entreprise sans se renseigner sur les différents types de cartes

Ne choisissez pas la première solution qui vous est proposée. Prenez le temps d’apprendre la différence entre les cartes bancaires d’entreprise et les spécificités de chacune.

Il existe, en effet, plusieurs types de cartes bancaires d’entreprise :

  • Les cartes coprorate
  • Les cartes d’achat
  • Les cartes logées
  • Les cartes business
  • Les cartes carburant

Et encore plus.

Lire aussi | Les différents types de cartes bancaires d’entreprise.

Il est important de bien étudier chaque type de carte et d’identifier les offres qui répondent le mieux à vos besoins.

Une des erreurs à éviter pour choisir votre carte bancaire d’entreprise est de choisir une carte bancaire qui correspond à un groupe de salarié et non pas à un autre.

Les cartes pétrolières, par exemples, sont le meilleur moyen de paiement pour les commerciaux qui sont souvent en déplacement par voiture pour rencontrer un client.

Cependant, elles ne sont pas adéquates pour le reste de vos équipes, notamment les responsables logistiques qui effectuent des achats de matériel bureautique.

Évitez donc de choisir un type de cartes qui ne répond pas aux besoins de l’ensemble de vos équipes.

2. Se munir d’une seule carte bancaire pour toute l’entreprise

Se doter d’une seule carte bancaire est acceptable au sein d’une petite structure de dix collaborateurs, où seulement quelques responsables engagent des dépenses professionnelles.

Au-delà de ce cadre, il devient impératif de se procurer d’au moins deux cartes bancaires d’entreprises.

Sinon, vous risquez de perturber toute l’entreprise. En effet, en cas de vol ou de perte, aucun de vos employés ne pourra engager des dépenses pour mener ses missions professionnelles.

Sans oublier que les employés vont dépendre les uns sur les autres. En effet, dès qu’un employé s’empare de la carte, aucun autre collaborateur ne peut effectuer des dépenses professionnelles.

Une seule carte bancaire pour des dizaines d’employés engendre la mise en place d’une politique pour organiser les processus de demande de la carte, avec des formulaires à remplir, des conditions à suivre et des critères à valider.

Au lieu de faciliter et automatiser la gestion des dépenses de vos collaborateurs, vous vous retrouvez donc face à encore plus de paperasse, de bureaucratie, et de processus à faire respecter.

Essayez alors de convaincre votre direction de l’importance de distribuer plus qu’une seule carte bancaire d’entreprise.

Toutefois, il est important de déterminer une approximation proche du nombre exacte de vos collaborateurs qui utiliseront vraiment les cartes de paiement.

Ce qui nous amène à l’erreur suivante à éviter.

3. Donner une carte bancaire d’entreprise à chacun de vos collaborateurs

Il est quasi impossible de trouver une entreprise où chaque employé effectue des dépenses dans le cadre d’une mission professionnelle.

En d’autres termes, tous vos collaborateurs n’ont pas besoin d’une carte de paiement d’entreprise.

Il est donc inutile de leur en donner une.

Recensez le nombre de collaborateurs qui engagent régulièrement des dépenses professionnelles. Et ne distribuez des cartes bancaires qu’à eux.

Ou mieux encore, trouvez une solution de paiement qui vous permet de générer des cartes bancaires virtuelles chaque fois que vous en éprouvez le besoin.

Une fois le paiement effectué et la mission achevée, vous pourrez désactiver la carte, en un clic.

4. Négliger les coûts supplémentaires cachés

Les tarifs des offres de paiements font toujours partie des critères décisifs pour choisir une carte bancaire d’entreprise.

Après avoir passé des heures à étudier chaque proposition, à calculer le nombre optimal de cartes en entreprises, et à relire les contrats, vous vous retrouvez, à la fin, frustrés, face à des frais cachés et des tarifs non déclarés au départ.

Cela peut être dû à une mauvaise compréhension des plans tarifaires et des pratiques de tarification de l’industrie de paiements.

Essayez donc de vous informer et de poser des questions aux commerciaux, avant de vous engager. Demandez une simulation des tarifs avant la signature du contrat, et mettez en place des scénarios qui peuvent éventuellement se réaliser au sein de votre entreprise.

5. Ne pas bien paramétrer ses cartes

Une fois la mise en place de vos cartes d’entreprises complétée, il faut paramétrer les cartes de vos collaborateurs.

Choisissez les plafonds de chaque carte selon le poste et les besoins de l’utilisateur, ajuster les règles de transactions et restreignez les dépenses à vos fournisseurs et partenaires…

Ensuite, connectez vos cartes à un outil de gestion des dépenses, qui vous donnera plus de visibilité et de contrôle sur les frais engagés par chacun de vos collaborateurs.

Les cartes bancaires d’entreprise offrent plusieurs avantages en plus de simplifier le règlement des transactions : il est en effet possible de configurer des règles comme les plafonds de dépenses, les catégories tolérées, les fournisseurs autorisés, et bien plus de réglages utiles, qui s’adaptent a vos besoins.

Ces paramétrages offrent une meilleure visibilité ainsi qu’un moyen d’optimisation continue des dépenses : en effet, cela offre un meilleur suivi des dépenses et moyen d’améliorer les règles ou les plafonds. Cela vous permettra également de faire respecter votre politique de dépenses d’entreprise, améliorer les procédures de contrôle et éviter aux collaborateurs le non-remboursement de certaines dépenses non autorisées.

N’oubliez pas qu’une solution de paiement comme les cartes d’entreprise ne dispense pas du processus de gestion des notes de frais exigé par l’URSSAF.

En effet, les dépenses professionnelles engagées via une carte bancaire nécessitent aussi des justificatifs et des notes de frais.

Il existe des outils connectés qui s’intègrent avec votre moyen de paiement par carte, et vous aide à automatiser tout le processus de la création des notes de frais à la passation en comptabilité.

Gestion de notes de frais avec Expensya et les cartes bancaires d'entreprise

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