6 conseils pour bien gérer sa comptabilité

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La gestion de la comptabilité est une activité qui requiert la plus grande attention. Elle permet de juger la situation d’une entreprise en fonction des chiffres publiés et d’offrir une vue exhaustive et rigoureuse de sa situation financière. La comptabilité est également la base de tous les instruments de gestion, c’est un véritable outil d’aide à la décision.

Fortement encadrée, la comptabilité est sujette à une réglementation stricte. Pour cela, il ne faut pas négliger cette fonction et veiller à son bon déroulement.

Il existe diverses manières afin de mener à bien ce processus souvent complexe. Voici quelques règles qui vous permettront d’avoir une comptabilité au top !

1 – Opter pour un logiciel comptable :

Les logiciels apportent une réponse adaptée aux besoins des entreprises en matière de gestion de la comptabilité. Ces logiciels automatisent la gestion de la comptabilité, du traitement des données financières à la transmission du bilan à l’expert-comptable (Tout savoir sur comment automatiser sa comptabilité) . Ceci permet un gain de temps et d’efficacité à l’entreprise. Il est alors indispensable de disposer de ces outils afin de gagner en productivité et de gérer simplement le processus des écritures comptables. Un logiciel comptable assure :

  • Une automatisation des écritures comptables
  • Une simplification des déclarations fiscales
  • Une mise à jour en temps réel des pièces comptables
  • Un suivi des comptes clients et fournisseurs
  • Une édition de documents de synthèses : bilans, comptes de résultats…
  • Une génération des écritures au sein des journaux, Grands Livres et balances…

La centralisation de l’ensemble des données sur un même outil facilite le partage des fichiers et le travail collaboratif. Elle permet également d’assurer une meilleure sécurité de transmission des données financières vers l’extérieur notamment à l’expert-comptable. La plupart des outils comptables vous permettront aussi de gérer facturation et devis directement dans le logiciel et ainsi d’intégrer plus facilement ces éléments dans votre comptabilité.

2 – Tenir sa comptabilité à jour :

Il convient d’enregistrer de façon journalière toutes les opérations comptables. Il faut établir un classement des documents comptables, des mouvements de banque, des factures de ventes ou d’achats… et vérifier que toutes les dépenses ont été comptabilisées et que chaque écriture a été saisie dans le compte correspondant. Ainsi, toute la documentation nécessaire (justificatifs, factures…) est à portée de main à tout moment. Ceci assure une meilleure visibilité de l’information comptable, et par la suite, une meilleure évaluation de l’activité de l’entreprise.

Même si vous avez un expert-comptable externe, il vous serait reconnaissant de lui transmettre tous les documents dans les temps afin d’éviter de cumuler un retard qui pourra vous coûter cher, notamment dans la gestion de votre TVA.

3 – Planifier sa comptabilité :

Il s’agit de dresser une liste des opérations comptables pour ainsi les intégrer dans un calendrier afin de mieux les gérer.

Liste des opérations comptables :

  • Traitement des devis et des factures d’achat et de vente,
  • Vérification des virements,
  • Relance des impayés,
  • Déclaration le chiffre d’affaires, de la TVA et des charges sociales,
  • Avis d’impôts et taxes,
  • Etablissement des journaux de paie.

4 – Faire appel à un expert-comptable :

La comptabilité demande beaucoup de rigueur et des connaissances profondes. Un gérant peut parfaitement tenir sa comptabilité seul, toutefois, en raison de l’évolution des lois fiscales, ce dernier peut passer à côté de certaines lois ou normes, ce qui impactera son entreprise. Pour éviter ces soucis, un gérant peut externaliser cette tâche et la confier à un expert-comptable qui saura mieux la gérer (Pour quelles raisons faire appel à un expert-comptable ?).

Ceci permet d’éviter les erreurs passibles de redressement. Vous pouvez également profiter des connaissances de cet expert en matière de fiscalité afin d’optimiser les décisions relatives au développement de votre activité. Cette alternative vous garantit un risque minime d’erreur.

Le manageur profite ainsi :

  • d’un gain de temps,
  • d’une optimisation de la comptabilité,
  • d’une conformité avec la loi.
  • de conseils précieux pour son activité

Attention également à vérifier si votre domaine d’activité et la taille de votre entreprise ne vous oblige pas légalement à faire appel à un expert-comptable.

5 – Mettre en place un système d’archivage :

L’archivage des documents est essentiel pour qui veut avoir une comptabilité efficace et rigoureuse. En effet, lors d’un contrôle, de nombreux documents vous seront demandés, et si votre système d’archivage n’est pas efficace, vous aurez rapidement du mal à mettre la main sur les bons documents.

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour éviter cela : externaliser l’archivage (de nombreux cabinets d’expertise-comptable s’en chargent pour vous), faire appel à une entreprise spécialisée, mettre en place un système interne, ou très bientôt : utiliser un archivage complètement dématérialisé et ayant valeur probante (Expensya vous prépare une nouveauté dans ce sens et vous pourrez bientôt jeter le papier).

6 – Automatiser la gestion des notes de frais :

Avec la gestion des notes de frais, vous entrez dans le domaine de la micro-comptabilité. Vous devrez gérer de manière rigoureuse de factures nombreuses et souvent à faible valeur, mais dont la somme est importante.

Pensez à automatiser le processus de gestion des notes de frais et à opter pour une solution plus efficace qui vous permettra d’écourter cette tâche pénible. L’utilisation d’une solution Cloud comme Expensya est le meilleur moyen pour simplifier la vie professionnelle à tous les acteurs impliqués dans la déclaration des dépenses, de l’employé au comptable (Tout savoir sur les avantages de la gestion des notes de frais dans le Cloud).

Expensya a pour mission d’automatiser chaque étape de la gestion des frais pros au maximum, du reçu à la comptabilité en assurant un export de données simplifié pouvant s’intégrer aux différents logiciels comptables.

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