Automatiser sa comptabilité : comment ça marche ?

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La tenue de la comptabilité est une fonction essentielle pour l’entreprise qui demeure tout de même complexe, répétitive et chronophage. Elle est souvent perçue comme une contrainte administrative et légale. Il existe par ailleurs, un moyen de mettre fin à ce lourd processus afin de le gérer efficacement.

Il est possible d’automatiser plusieurs volets de cette fonction et d’optimiser les processus de gestion au sein de l’entreprise et ce, en ayant recours à une solution de gestion automatisée de la comptabilité qui permet de régir l’ensemble des obligations comptables, fiscales, juridiques et sociales auxquelles l’entreprise est soumise.

Automatiser sa gestion de la comptabilité : quels avantages ?

Une solution de gestion automatisée de la comptabilité est utile afin d’assurer un pilotage de l’activité de l’entreprise et d’être informé de sa situation financière en temps-réel. Choisir d’automatiser sa comptabilité est favorable pour l’entreprise, même si cette dernière externalise sa comptabilité. L’expert-comptable bénéficie également de ce choix : il pourra offrir des prestations plus efficaces à ses clients et trouver ainsi le temps d’apporter des conseils précieux à l’entreprise. La plupart de cabinets d’expertise-comptable font d’ailleurs eux-mêmes recours à des solutions de gestion comptable en interne et pour la gestion de la comptabilité de leurs clients.

Recourir à une solution automatisée de la gestion de la comptabilité permet de minimiser les processus manuels et de les substituer par des processus automatiques : de la saisie comptable jusqu’aux autres services de l’entreprise (devis, facturation, paie…).

En effet, grâce à un logiciel de comptabilité, l’entreprise gagne un temps précieux pour se consacrer ainsi à ses activités de base : le dirigeant pourra se focaliser sur les activités à forte valeur ajoutée et non pas perdre son temps à assurer une tâche administrative pénible et lourde. D’autre part, automatiser sa comptabilité fera diminuer le risque d’erreur dû à l’intervention humaine ainsi qu’à la saisie manuelle.

Logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité sont disponibles pour vous faciliter de nombreuses tâches :

  • Saisie des factures d’achats, de ventes, de règlements
  • Gestion des échéances et relance des clients pour le recouvrement
  • Mise au point des états comptables : bilan comptable, compte de résultat, grand-livre, balance comptable, budget de trésorerie…
  • Gestion efficace des ouvertures et clôture des exercices comptables ainsi que l’archivage des données
  • Import et export des données : instaurer une facilité d’échange avec l’expert-comptable
  • Génération du fichier des écritures comptables : ensemble des écritures effectuées dans le système comptable.

Objectif de l’automatisation des processus comptables 

  • Une meilleure fiabilité des données : l’automatisation réduit le risque d’erreur
  • Une optimisation de la gestion pour les grandes entreprises
  • Une optimisation des processus de paiement
  • Un suivi et une analyse de la situation financière de l’entreprise : avec une meilleure visibilité des données, il serait mieux de remédier aux problèmes, de détecter les anomalies probables et d’optimiser la prise de décision.

Comment automatiser sa comptabilité ?

Centraliser les informations de l’entreprise : la première étape à franchir est d’opter pour une centralisation de toutes les informations de l’entreprise sur une même structure. Pour le faire, l’entreprise peut utiliser un logiciel comptable ou un ERP qui regroupe plusieurs services : gestion des approvisionnements, gestion des stocks, gestion des ventes, gestion de la comptabilité, gestion de la paie, etc…

Automatiser le traitement comptable des factures :

  • Enregistrement des factures d’achats : la solution de gestion automatisée va permettre de générer des bons de commande à envoyer aux fournisseurs, de transformer les bons de commandes en factures d’achats et d’intégrer automatiquement ces factures dans la solution de gestion
  • Enregistrement des factures de ventes : la solution permet dans ce cas de créer des devis, de les transformer en bons de commande puis en factures et de d’envoyer automatiquement les factures de vente.

Automatiser la gestion des notes de frais : afin d’accompagner votre optimisation de la gestion de la comptabilité de votre entreprise, pensez à automatiser le processus de gestion des notes de frais et à opter pour une solution plus efficace. L’utilisation d’une solution Cloud comme Expensya est le meilleur moyen pour simplifier la déclaration des dépenses, du reçu à la comptabilité en assurant un export de données simplifié pouvant s’intégrer aux différents logiciels comptables.

Automatiser le traitement comptable de la paie : automatiser sa comptabilité va de pair avec l’automatisation du traitement comptable de la paie. Plusieurs solutions offrent la possibilité d’enregistrer automatiquement toutes les écritures de paie dans le document comptable approprié : enregistrement des charges sociales salariales, des charges patronales, des divers avantages en nature, du brut global et du net à payer.

Automatiser le traitement comptable des relevés de banque : les données bancaires sont récupérées et saisies automatiquement dans les journaux comptables adéquats sans intervention humaine.

Automatiser sa comptabilité permet de garantir un gain de temps et d’assurer une meilleure visibilité des informations comptables de l’entreprise ainsi qu’une meilleure fiabilité des données de l’entreprise.

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