les avantages et limites des cartes bancaires d'entreprise

Les avantages et les limites de l’utilisation des cartes bancaires d’entreprise

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Les cartes bancaires d’entreprise représentent aujourd’hui une alternative efficace pour régler les dépenses en entreprise.

Il s’agit de cartes affaires, physiques ou virtuelles, distribuées aux collaborateurs qui engagent des dépenses pour le compte de l’entreprise.

En tant que directeur financier ou chef d’entreprise, votre mission consiste à choisir le meilleur moyen de paiement qui soit adapté aux besoins de vos collaborateurs, tout en assurant une meilleure gestion des dépenses en entreprise.

Afin de vous aider dans votre prise de décision, nous vous présentons, dans cet article, les avantages et les limites des cartes bancaires d’entreprise.

Commençons donc par les principales raisons d’adopter une carte bancaire d’entreprise.

Évitez à vos collaborateurs d’engager des dépenses sur leurs budgets personnels

En utilisant une carte bancaire d’entreprise, vos employés n’ont plus à avancer des sommes importantes sur leurs budgets personnels au cours de leurs missions professionnelles.

En effet, suivant le modèle classique de gestion de dépenses professionnelles, les collaborateurs avancent des frais de leurs budgets personnels au préalable afin de couvrir des dépenses professionnelles, dans le cadre d’une activité ou un déplacement professionnel.

Ils sont amenés par la suite à passer des notes de frais accompagnées de justificatifs de paiement pour se faire rembourser quelques jours, voire même quelques semaines plus tard.

Cette méthode, bien qu’efficace, est loin d’être efficiente. Vos collaborateurs trouvent que cette méthode est pénible, longue, chronophage, et même, pénalisante. En effet, 83% des salariés sont favorables à la mise en place d’une solution automatisée de notes de frais, qui leur facilite la vie et les aide à mieux gérer leurs dépenses.

Vos employés peuvent ne pas avoir assez de budgets personnels pour couvrir tous les frais professionnels nécessaires. Ils peuvent être pressés d’être remboursés pour des raisons personnelles, sans vouloir vous l’annoncer.

En utilisant une carte bancaire d’entreprise, vous pouvez verser à vos collaborateurs des sommes précises, déterminées en amont en fonction de votre planification budgétaire, et leur épargner ces désagréments.

Les cartes bancaires prépayées doivent couvrir toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Dans les situations imprévues où vos collaborateurs auront besoin de plus de ressources financières, vous pouvez simplement leur virer des sommes directement sur leurs cartes.

De cette manière, vous évitez à vos employés d’engager des dépenses sur leurs propres budgets.

Ils pourront se concentrer entièrement sur le bon déroulement de leurs missions, au lieu de se soucier des frais à engager.

Faites gagner du temps à vos collaborateurs, sur tous les niveaux

Les cartes bancaires d’entreprise font gagner du temps à vos employés, sur tous les niveaux hiérarchiques.

Du collaborateur qui effectue des dépenses professionnelles, jusqu’au service comptable qui vérifie les dépenses et les remboursements, en passant par les managers qui vérifient que les sommes dépensées respectent les conditions de la politique de dépense, tous les collaborateurs gagnent en productivité grâce aux cartes d’entreprise.

Le salarié n’est plus amené à engager des dépenses sur son budget personnel comme mentionné plus haut. Mais en plus, il n’a plus à passer des heures à créer des notes de frais sur Excel, ni à attacher les justificatifs de dépenses et les transmettre aux comptables.

En effet, grâce à la carte bancaire de l’entreprise, tous les paiements effectués dans le cadre de l’activité professionnelle sont directement enregistrés sur le compte de l’entreprise ainsi que sur la plateforme tierce de gestion de notes de frais, qui gère automatiquement des rapports de notes de frais détaillés et archive les justificatifs sous version numérique.

Installez un meilleur suivi des dépenses professionnelles

Lorsqu’un collaborateur en déplacement utilise sa carte d’entreprise unique pour effectuer ses dépenses, ses données sont directement remontées à ses supérieurs et aux comptables via une plateforme digitale.

Les cartes d’entreprise facilitent donc le processus de suivi des dépenses.

Les managers peuvent facilement consulter les dépenses de leurs employés en temps réel et vérifier que ces derniers respectent les règles de dépenses mises en place.

Les comptables à leurs tours peuvent générer des rapports très détaillés des transactions effectuées par chaque employé.

Les cartes d’entreprises peuvent être connectées à des applications de gestion de notes de frais, ce qui optimise encore plus le processus.

En éliminant les remboursements grâce aux cartes bancaires d’entreprises, il ne reste plus qu’à justifier ses dépenses.

La gestion des notes de frais devient donc encore plus rapide et facile. Les employés ne perdent plus de temps sur la création des notes de frais classiques ou la transmission des factures et reçus aux départements concernés.

Tout se fait automatiquement en quelques clics, et de manière sécurisée, ce qui nous amène à l’avantage suivant.

Sécurisez vos dépenses professionnelles avec les cartes bancaires d’entreprise

En cas de vol ou de perte, la carte bancaire en question peut être bloquée en un clic. D’ailleurs, c’est pourquoi il est plus intéressant de donner des cartes d’entreprises prépayées à chacun de vos collaborateurs en déplacement, au lieu de se procurer une seule carte et la faire circuler entre les employés.

Dans ce cas, lorsqu’un employé perd sa carte unique, ou se la fait voler, tous les autres employés ne seront pas affectés, et ils pourront poursuivre leurs activités en gardant un rythme normal.

Toutes vos informations sensibles sont protégées à travers une plateforme digitale sécurisée : vos données peuvent aussi être cryptées pour permettre un plus haut niveau de sécurité.

Les cartes bancaires d’entreprise permettent aussi un meilleur suivi des dépenses de vos collaborateurs, ce qui limite, voire même élimine complètement toute anomalie ou tentative de fraude.

En effet, la direction financière et administrative veille à ce que les employés de l’entreprise respectent les règles communiquées dans la politique de dépenses, et essaye de détecter les tentatives de fraude pouvant pénaliser toute l’entreprise.

En utilisant les cartes bancaires d’entreprise couplée avec une solution de gestion de notes de frais intégrée, il est quasi-impossible d’engager des dépenses et de passer des notes de frais qui ne respectent pas les règles de la politique de dépense mise en place.

Facilitez le paiement en ligne et le paiement à l’international

L’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise ouvre plusieurs possibilités de paiement pour vos employés. Vos collaborateurs peuvent effectuer des paiements sur Internet pour réserver leurs logements ou titres de transport.

Les cartes d’entreprises facilitent énormément le paiement. Ces moyens de paiement sont flexibles et donnent à vos collaborateurs en mission la possibilité de payer en devises étrangères, sans être obligés de passer par des bureaux de change.

Les cartes bancaires d’entreprise minimisent aussi le risque de perte pour vos employés, qui ne seront plus amenés à se déplacer en emmenant des sommes importantes en liquide. Tout est sécurisé et adapté aux besoins de chaque collaborateur, et selon les spécificités du pays où il effectue sa mission.

Les limites des Cartes Bancaires d’Entreprise

Pour prendre une décision de manière objective et plus académique, il est judicieux de présenter aussi les limites de ce moyen de paiement.

En effet, les cartes bancaires d’entreprise, comme toutes les autres solutions de gestion de dépenses, présentent quelques limites. Il existe, par exemple, des commerçants qui n’acceptent le paiement en carte bancaire qu’au-delà d’une somme bien déterminée. Cela peut être évité si par exemple l’entreprise noue des partenariats avec des prestataires de services, des marques et chaînes de restauration ou hébergement.

Les cartes bancaires d’entreprise facilitent bien évidemment la gestion des dépenses en entreprise. Les DAF et chefs d’équipes auront un aperçu en temps réel sur les dépenses engagées par chaque collaborateur en mission. Cependant, les cartes bancaires d’entreprises seules ne sont pas suffisantes. Pour optimiser le processus de gestion de dépenses en entreprise, il est important de se doter d’une solution complémentaire de gestion des notes de frais.

Si les cartes facilitent le paiement pour vos employés et simplifient le suivi des dépenses pour les managers, elles ne limitent cependant, pas le cauchemar de création, de traitement et de transmission des notes de frais.

Il est vrai que le paiement par carte bancaire d’entreprise prépayée implique l’élimination du processus de remboursement, puisque les frais professionnels ont été engagés à partir de sommes versées au préalable. Toutefois, il reste impératif de justifier et de déclarer toutes les dépenses engagées dans le cadre d’une mission professionnelle.

Chaque collaborateur en déplacement doit garder ses justificatifs (reçus et factures) et créer des notes de frais détaillées, qui seront par la suite remontées au département financier, qui se charge à son tour de vérifier chaque entrée, et s’assurer que tout soit dans l’ordre.

Dans le but d’optimiser encore plus la gestion des dépenses en entreprise, et automatiser les efforts de vos équipes, recourez à une solution de gestion des notes de frais intégrée comme Expensya, qui vous permet de gérer d’une manière efficace vos frais professionnels et en extrayant toutes vos dépenses réglées avec votre carte bancaire d’entreprise.

Gestion de notes de frais avec Expensya et les cartes bancaires d'entreprise

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