les avantages et limites des cartes bancaires d'entreprise

Les avantages des cartes de paiement d’entreprise

Gérer les paiements au sein de son entreprise n’est pas une mince affaire. Comment déléguer à vos collaborateurs, tout en gardant le contrôle sur les dépenses engagées ? Peut-être limitez-vous intentionnellement les moyens de paiement à disposition des équipes … mais cela rend vos processus financiers chronophages et peu efficaces. Par ailleurs, vos salariés ne sont sans doute pas ravis d’avancer des frais professionnels sur leurs deniers personnels.

Les cartes de paiement professionnel représentent aujourd’hui une bonne méthode pour donner de l’autonomie à vos collaborateurs pour engager des dépenses, tout en ayant des procédures de contrôle pour éviter les abus. Il s’agit de  physiques ou virtuelles, distribuées aux collaborateurs qui engagent des dépenses pour le compte de l’entreprise.

Pourquoi sont-elles intéressantes ? Dans cet article, nous vous présentons tous les avantages des cartes de paiement professionnelles.

Afin de vous aider dans votre prise de décision, nous vous présentons, dans cet article, les avantages et les limites des cartes bancaires d’entreprise.

Évitez à vos collaborateurs d’engager des dépenses sur leurs budgets personnels

Dans beaucoup d’entreprises, il est encore d’usage que les collaborateurs payent avec leur carte personnelle des dépenses engagées pour le compte de l’entreprise (notamment dans le cadre de déplacement d’affaires). Ils doivent ensuite déclarer ces sommes en notes de frais, accompagnées des justificatifs de paiement pour se faire rembourser quelques jours, voire quelques semaines plus tard.

Cette méthode a le mérite de fonctionner … et de préserver la trésorerie de l’entreprise durant le mois courant.

Vos employés peuvent ne pas avoir assez de budgets personnels pour couvrir tous les frais professionnels nécessaires. Ils peuvent être pressés d’être remboursés pour des raisons personnelles, sans vouloir vous l’annoncer.

En utilisant une carte de paiement professionnelle, vous pouvez verser à vos collaborateurs des sommes précises, déterminées en amont en fonction de votre planification budgétaire, et leur épargner ces désagréments.

Les cartes bancaires prépayées doivent couvrir toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Dans les situations imprévues où vos collaborateurs auront besoin de plus de ressources financières, vous pouvez simplement leur virer des sommes directement sur leurs cartes.

De cette manière, vous évitez à vos employés d’engager des dépenses sur leurs propres budgets.

Ils pourront se concentrer entièrement sur le bon déroulement de leurs missions, au lieu de se soucier des frais à engager.

Faites gagner du temps à vos collaborateurs, sur tous les niveaux

Les cartes bancaires d’entreprise font gagner du temps à vos employés, sur tous les niveaux hiérarchiques.

Du collaborateur qui effectue des dépenses professionnelles, jusqu’au service comptable qui vérifie les dépenses et les remboursements, en passant par les managers qui vérifient que les sommes dépensées respectent les conditions de la politique de dépense, tous les collaborateurs gagnent en productivité grâce aux cartes d’entreprise.

Le salarié n’est plus amené à engager des dépenses sur son budget personnel comme mentionné plus haut. Mais en plus, il n’a plus à passer des heures à créer des notes de frais sur Excel, ni à attacher les justificatifs de dépenses et les transmettre aux comptables.

En effet, grâce à la carte de paiement professionnelle, tous les paiements effectués dans le cadre de l’activité professionnelle sont directement enregistrés sur le compte de l’entreprise ainsi que sur la plateforme tierce de gestion de notes de frais, qui gère automatiquement des rapports de notes de frais détaillés et archive les justificatifs sous version numérique.

Installez un meilleur suivi des dépenses professionnelles

Lorsqu’un collaborateur en déplacement utilise sa carte d’entreprise unique pour effectuer ses dépenses, ses données sont directement remontées à ses supérieurs et aux comptables via une plateforme digitale.

Les cartes d’entreprise facilitent donc le processus de suivi des dépenses.

Les managers peuvent facilement consulter les dépenses de leurs employés en temps réel et vérifier que ces derniers respectent les règles de dépenses mises en place.

Les comptables à leurs tours peuvent générer des rapports très détaillés des transactions effectuées par chaque employé.

Les cartes d’entreprises peuvent être connectées à des applications de gestion de notes de frais, ce qui optimise encore plus le processus.

En éliminant les remboursements grâce aux cartes bancaires d’entreprises, il ne reste plus qu’à justifier ses dépenses.

La gestion des notes de frais devient donc encore plus rapide et facile. Les employés ne perdent plus de temps sur la création des notes de frais classiques ou la transmission des factures et reçus aux départements concernés.

Tout se fait automatiquement en quelques clics, et de manière sécurisée, ce qui nous amène à l’avantage suivant.

Sécurisez vos dépenses professionnelles avec les cartes de paiement d’entreprise

En cas de vol ou de perte, la carte en question peut être bloquée en un clic. D’ailleurs, c’est pourquoi il est plus intéressant de donner des cartes d’entreprises prépayées à chacun de vos collaborateurs en déplacement, au lieu de se procurer une seule carte et la faire circuler entre les employés.

Dans ce cas, lorsqu’un employé perd sa carte unique, ou se la fait voler, tous les autres employés ne seront pas affectés, et ils pourront poursuivre leurs activités en gardant un rythme normal.

Toutes vos informations sensibles sont protégées à travers une plateforme digitale sécurisée : vos données peuvent aussi être cryptées pour permettre un plus haut niveau de sécurité.

Les cartes de paiement bancaires d’entreprise permettent aussi un meilleur suivi des dépenses de vos collaborateurs, ce qui limite, voire même élimine complètement toute anomalie ou tentative de fraude.

En effet, la direction financière et administrative veille à ce que les employés de l’entreprise respectent les règles communiquées dans la politique de dépenses, et essaye de détecter les tentatives de fraude pouvant pénaliser toute l’entreprise.

En utilisant les cartes d’entreprise couplée avec une solution de gestion de notes de frais intégrée, il est quasi-impossible d’engager des dépenses et de passer des notes de frais qui ne respectent pas les règles de la politique de dépense mise en place.

Facilitez le paiement en ligne et le paiement à l’international

L’utilisation d’une carte de paiement professionnelle ouvre plusieurs possibilités de paiement pour vos employés. Vos collaborateurs peuvent effectuer des paiements sur Internet pour réserver leurs logements ou titres de transport.

Les cartes d’entreprises facilitent énormément le paiement. Ces moyens de paiement sont flexibles et donnent à vos collaborateurs en mission la possibilité de payer en devises étrangères, sans être obligés de passer par des bureaux de change.

Les cartes de paiement d’entreprise minimisent aussi le risque de perte pour vos employés, qui ne seront plus amenés à se déplacer en emmenant des sommes importantes en liquide. Tout est sécurisé et adapté aux besoins de chaque collaborateur, et selon les spécificités du pays où il effectue sa mission.

 

Cartes de paiement professionnelle

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