Frais professionnels

Tout savoir sur les frais professionnels

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Toutes les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle sont remboursées au collaborateur sous présentation d’un justificatif. La gestion de ce processus est souvent complexe et peut rapidement devenir fastidieux pour l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un frais professionnel ? Quels sont les types de frais pris en charge par l’entreprise ? Notre équipe rédaction a sélectionné pour vous 5 questions qui sont fréquemment posées sur les frais professionnels, et on y répond !

Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées par le collaborateur pour accomplir une mission dans le cadre de sa profession. À ne pas confondre avec les frais d’entreprise qui concernent essentiellement les dépenses relevant de l’activité de l’entreprise, et qui ne sont en aucun cas liés à l’exercice de la profession d’un collaborateur. Ces frais, souvent avancés par le collaborateur sont remboursés par l’entreprise sous présentation d’un justificatif de dépenses.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document papier qui regroupe l’ensemble des dépenses engagées d’un collaborateur pour le compte de son entreprise. La note de frais est la preuve que le paiement a été effectué et permet au salarié de se faire rembourser les frais engagés. Avec la digitalisation des entreprises, les notes de frais sont aujourd’hui numérisées, et grâce à des logiciels dédiés, il est possible de créer deux types de notes de frais :

  • La note de frais classique : le salarié doit tout simplement renseigner le type de la dépense ainsi que les montants.
  • La note de frais kilométrique : dans ce cas, le collaborateur doit indiquer les étapes de son itinéraire dans une application dédiée et les frais de déplacement seront automatiquement calculés.

Lire aussi | 10 règles d’or à suivre pour gérer ses notes de frais en 2020

Frais professionnels : que dit la loi ?

Pour qu’une dépense soit considérée en tant que frais professionnels, cette dernière doit répondre à 3 principaux critères :

  • La dépense doit être engagée dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.
  • La dépense doit être datée et attachée à une période imposable.
  • La dépense doit être accompagnée d’un justificatif, pièce maîtresse dans la procédure de remboursement.

Quels sont les frais pris en charge par l’entreprise ?

L’employeur est dans l’obligation de rembourser le montant total des notes de frais de ses collaborateurs et est tenu de respecter les barèmes imposés par l’Urssaf. Dans ce contexte, plusieurs types de frais sont remboursables par l’entreprise :

  • Les frais de repas : la nature de ces dépenses désigne principalement les repas et les restaurants.
  • Les frais de transport : lorsqu’il s’agit d’un véhicule personnel, le salarié peut se faire rembourser en fonction du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. De manière générale, les transports en commun sont les plus utilisés.
  • Les frais d’hébergement et de logement : ce type de dépense est valide que si le lieu de travail du collaborateur se trouve à au moins 50 km de son domicile ou à plus de 1h30 en transport en commun.
  • Autres frais : les coûts de télétravail, fournitures de bureaux, documentation…

Important : toutes les dépenses engagées ne sont pas forcément des frais professionnels remboursables par l’employeur.

Lire aussi | Tout savoir sur les frais de déplacements professionnels

Frais professionnels : quelles sont les modalités de remboursement ?

L’entreprise dispose de deux modalités de remboursement :

  • Le remboursement au réel
  • Remboursement au forfait

Remboursement au réel

L’employeur rembourse les frais qui sont réellement engagés par le collaborateur. Pour cette raison, les salariés se doivent de soumettre leurs notes de frais munis de justificatifs (facture, ticket de caisse…) pour procéder au remboursement. Chaque demande de remboursement doit être conforme à la politique de dépense de l’entreprise. De manière générale, ce mode de remboursement est le plus utilisé.

Remboursement au forfait

L’employeur fournit aux collaborateurs un montant fixé par l’Urssaf qui doit couvrir les dépenses à engager. Dans ce cas, les salariés n’ont pas à justifier leurs dépenses et tous les frais qui dépasseront le forfait ne feront l’objet d’aucun remboursement. Ce mode de remboursement est une solution simple pour l’entreprise comme pour le salarié : aucun justificatif n’est obligatoire et aucune procédure interne n’est nécessaire pour se faire rembourser.

Comment mettre fin à la gestion fastidieuse ?

Contrôler, valider et rembourser les notes de frais des collaborateurs peut être une tâche fastidieuse et chronophage pour l’entreprise. Aujourd’hui, digitaliser les notes de frais devient une nécessité. La solution ? Avoir recours à un logiciel de gestion des notes de frais pour dématérialiser tout le processus, l’automatiser et accélérer le traitement.

C’est dans ce contexte que notre solution intelligente Expensya, grâce à l’automatisation et aux dernières avancées technologiques telles que le Machine Learning, l’intelligence artificielle ou le Cloud, permet de faciliter le quotidien de milliers de collaborateurs dans leur gestion des frais professionnels. Expensya vous offre la possibilité de paramétrer la solution en fonction de vos besoins spécifiques et de votre activité tout en garantissant une gestion des notes de frais simplifiée et optimisée.

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