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Comment optimiser le ROI sur vos voyages d’affaires avec une solution dédiée ?

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Le progrès et les avancées technologiques laissent entrevoir l’apparition de nouvelles opportunités pour optimiser tous les processus administratifs. Suite à la digitalisation des process et à la création de solutions technologiques dédiées, la gestion traditionnelle des dépenses liées aux voyages d’affaires n’est plus adaptée pour les entreprises.

Une gestion inefficace des dépenses de voyage implique des coûts cachés qui peuvent s’avérer souvent importants. Estimer ces coûts est devenu un réel challenge budgétaire pour de nombreuses entreprises mais sont facilement évitables lorsque toutes les actions nécessaires sont mises en place.

Comment optimiser votre ROI sur vos dépenses de voyage grâce à une solution dédiée ? Quels sont les avantages que vous pourrez tirer d’une telle pratique ? C’est ce que notre équipe vous dévoile à travers ce nouvel article blog !

1. Définir les voyages essentiels et le ROI 

Aussi tentant que cela puisse paraître, une solution dédiée pour économiser sur les dépenses de voyage ne consiste pas à réduire le budget voyage mais à le maîtriser. Planifier et définir tous les voyages d’affaires essentiels à l’entreprise est une première étape vers l’optimisation du ROI des déplacements professionnels.

Parmi les recommandations précieuses pour gagner en efficacité, nous retrouvons : la croissance, la réduction des coûts, l’efficacité opérationnelle, la productivité des salariés et l’audit. La définition des voyages essentiels doit être alignée avec les objectifs de l’entreprise pour tirer profit des investissements en déplacements professionnels. Souvent, les opportunités d’améliorer le ROI sont accessibles pour les entreprises ayant tout un processus Travel & Expense bien établi, mais plus spécialement à travers une gestion plus proactive des dépenses de voyage. C’est ainsi que les nouvelles solutions technologiques se retrouvent au cœur de la stratégie Travel & Expense d’une entreprise pour leur permettre de mieux définir leurs programmes de déplacements et de créer des déplacements totalement adaptés aux collaborateurs nomades.

 2. Améliorer la conformité de la politique de voyage 

La politique de voyage est le « must-have » pour toutes les entreprises à la quête d’organisation. Ayant pour but principal de définir toutes les règles imposées par l’entreprise en termes d’’organisation des voyages d’affaires et d’éviter les éventuels dépassement ou les dépenses inappropriées, cette pratique se voit initiée par de nombreuses entreprises.

Cependant, la conformité est une tout autre histoire. En effet, d’après une étude menée par LSE (London School of Economics), les taux de conformité des entreprises oscillaient entre 80% et 85%.

Si le taux de conformité de l’entreprise est inférieur à 80%, c’est un signe démontrant que les coûts liées aux voyages d’affaires peuvent être inutilement élevés. Des recherches antérieures d’Amadeus ont montré que les entreprises dont les taux de conformité aux politiques T&E sont supérieurs à 80% enregistrent 23% de coûts indirects en moins que les entreprises avec des taux de conformité faibles. Améliorer la conformité de la politique de voyage est donc essentielle à l’entreprise pour pouvoir maximiser le ROI.

Au-delà des points cités, les entreprises peuvent avoir recours à l’utilisation de cartes virtuelles – un moyen standard encourageant la conformité et facilitant davantage le processus de paiement, contrôle et réservation des voyages.

Lire aussi : Comment bien définir sa politique voyage ? 

3. Organiser les données de voyage

Pour que les entreprises puissent optimiser leur budget de voyage, il est fort recommandé d’avoir accès à toutes les données de transactions relatives aux déplacements professionnels. Ces données Travel précieuses à l’entreprise et engagées par les collaborateurs doivent être centralisées dans une seule plateforme pour faciliter l’accès, le contrôle et le suivi des dépenses globales de bout-en-bout.

Grâce au module voyage intégré d’Expensya, toutes les données voyage sont centralisées et consolidées dans une plateforme intuitive, rendant la gestion des déplacements professionnels plus efficace. La solution intelligente s’intègre également à des grands acteurs du voyage et du booking pour simplifier toute l’expérience voyage : Uvet, Uber, Egencia et Open booking.

4. S’orienter vers la technologie

Gérer et organiser l’ensemble des dépenses de voyage est une étape cruciale pour les entreprises de toutes tailles. Afin d’optimiser efficacement le ROI sur les voyages d’affaires, les technologies de pointe y jouent un rôle fondamental. Parmi elles, nous retrouvons la technologie de reconnaissance d’images OCR+ (Optical Character Recognition) qui permet de détecter en quelques secondes toutes les données relatives à une dépense sur une facture. Cette fonctionnalité phare et innovante réduit les erreurs manuelles, souvent conséquentes pour l’entreprise, et favorise l’optimisation du budget ainsi que son contrôle.

Alexander Grous, maître de conférences du département de médias et communications à la LSE, recommande aux entreprises de se tourner vers la technologie pou une gestion efficace des frais professionnels : « Il faut identifier cinq étapes clés qui s’appuient sur la technologie : la stratégie de sourcing Travel & Expense, l’achat des prestations, l’assistance et sécurité du voyageur ainsi que la gestion des frais. En appliquant les meilleures pratiques à chacune de ces étapes, les entreprises assureront une gestion optimale des frais de déplacements et un rendement maximum. »

Avec une gestion efficace des frais de déplacements, une politique de voyage adéquate et des technologies adaptées, les entreprises pourront optimiser le ROI de leurs dépenses de voyage. Une solution comme Expensya, simple à utiliser pour les collaborateurs est essentielle pour améliorer la productivité de vos équipes, contrôler et gérer vos dépenses au quotidien.

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