Verwaltung der Reisekostenabrechnung

10 Regeln für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung 2020

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Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist ein wichtiges Thema für Ihr Unternehmen, insbesondere bei steigenden Mitarbeiterzahlen, aber auch, wenn mehr Geschäftsreisen unternommen werden. Dieser Prozess kann schnell zu einem Alptraum werden, wenn er in Ihrem Unternehmen ohne eine gut durchdachte Struktur auskommen muss. Welche Regeln sind bei der Verwaltung der Reisekostenabrechnung 2020 zu beachten?

Damit alles unter den bestmöglichen Bedingungen ablaufen kann, müssen in Ihrem Unternehmen bestimmte Maßnahmen für eine bessere Verwaltung der Reisekostenabrechnung eingeführt, bekannt gegeben und eingehalten werden. Auf diese Weise werden sowohl Verwaltungsprobleme als auch Spannungen vermieden.

Unser Redaktionsteam ist diesen Fragen nachgegangen und hat eine Liste mit 10 goldenen Regeln zusammengestellt, die Ihnen bei der Verwaltung der Reisekostenabrechnung 2020 gute Dienste leisten werden. Werfen Sie einen Blick darauf!

1. Kosten antizipieren:

Das Antizipieren von Kosten ist Teil der Regeln, die für eine solide Verwaltung der Reisekostenabrechnung 2020 beachtet werden sollten.

Für ein Unternehmen ist es stets wichtig, im Voraus zu überlegen, welche Kosten zu erwarten sind. Wenn Ihre Mitarbeitenden für längere Zeit auf Geschäftsreise sind oder mehrere Geschäftsessen mit Kunden oder Interessenten organisieren, ist es unerlässlich, diese Art von Ausgaben vorwegzunehmen und zu planen.

Auf diese Weise können Sie sich vergewissern, dass Sie über die für diese geschäftsfördernden Maßnahmen nötigen Ressourcen verfügen, vor allem aber vermeiden Sie unangenehme Überraschungen.

Wichtig: Sollten die Kosten höher ausfallen als erwartet, können die Mitarbeitenden einen Vorschuss auf die Geschäftsausgaben beantragen, der es ihnen ermöglicht, die Kosten teilweise oder komplett zu decken, ohne auf ihre persönlichen Mittel zugreifen zu müssen.

2. Für jede Ausgabenart eine Obergrenze festlegen:

Eine optimale Verwaltung der Reisekostenabrechnung setzt voraus, dass für jede Ausgabenkategorie eine Obergrenze festgelegt wird: Verpflegung, Transport, Unterkunft usw. Diese Regel gilt auch für französische Unternehmen mit ausländischen Tochtergesellschaften und unterstützt somit eine bessere Überwachung und Kontrolle aller Ausgaben der Beschäftigten.

Dass die Reisekostenabrechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Erstattungsgrenzen einhalten muss, um vom Unternehmen validiert werden zu können, versteht sich von selbst: Die Ausgaben müssen im Rahmen des Dienstreiseauftrags entstanden sein und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Andernfalls können sie vom Finanzamt als Sachleistung eingestuft werden.

3. Sensibilisierung neuer Mitarbeiter:

Eine gute Verwaltung von Reisekostenabrechnungen beschränkt sich nicht auf einen agilen Prozess, es geht auch darum, neue Mitarbeitende zu sensibilisieren. Aber wie? Das Unternehmen muss die Ausgaben seiner neuen Beschäftigten systematisch kontrollieren, vor allem aber muss es sie von Anfang an mit den Grundlagen der Verwaltung der Reisekostenabrechnung vertraut machen, damit es keine Missverständnisse gibt.

Wecken Sie bei ihnen das Bewusstsein für die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens und für die Bedeutung einer regelkonformen Verwaltung der Reisekostenabrechnungen!

4. Die Erstattungsfristen einhalten:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle Reisekosten zu erstatten, die den Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen. Laut frz. Gesetz hat der Arbeitgeber 5 Jahre Zeit, um den Mitarbeitenden ihre Auslagen zu erstatten, aber in der Praxis werden oft kürzere Fristen angewendet.

Mehr zum Thema | Welche Richtlinien bei der Erstattung der Reisekosten befolgen?

Arbeitnehmern empfehlen wir, ihren Erstattungsantrag direkt nach der Rückkehr von der Dienstreise einzureichen, um das Verfahren zu beschleunigen. Denn das Erstattungsverfahren der Reisekostenabrechnungen ist insbesondere dann nicht einfach, wenn die Bearbeitung der Abrechnungen manuell erfolgt und keine spezifische Lösung verwendet wird.

Wichtig: Die Erstattung der Auslagen durch die Finanzabteilung setzt voraus, dass die Mitarbeitenden eine Quittung vorlegen können, die alle Einzelheiten der betreffenden Aufwendung enthält.

5. Klare und präzise Ausgabenrichtlinien erstellen:

Der reibungslosen Verwaltung der Reisekostenabrechnungen geht die Erarbeitung von klaren und präzisen Ausgabenrichtlinien voraus. Einige Regeln sind gesetzlich vorgeschrieben, das Unternehmen kann aber auch eigene Regeln hinzufügen. Dadurch wird der Prozess klarer und flüssiger und das Ausgabenmanagement des Unternehmens ist einfacher zu steuern.

Die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens müssen detailliert verfasst sein und alle Informationen enthalten, die Ihre Mitarbeitenden benötigen und die ihnen nützlich sind. Einige Elemente, die in Ihren Richtlinien enthalten sein sollten:

  • Listen Sie die verschiedenen erstattbaren Ausgabenarten auf
  • Geben Sie für jede Ausgabenart eine Obergrenze an
  • Legen Sie eine vernünftige Erstattungsfrist fest
  • Geben Sie an, welche Informationen zur Rechtfertigung einer Auslage zwingend vorliegen müssen
  • Überprüfen Sie den juristischen Rahmen: Informieren Sie sich über die für Ihr Tätigkeitsfeld geltenden Gesetze

Die Ausgabenrichtlinie ist ein strukturierendes Element Ihres Unternehmens und kann eine große Anzahl von Details enthalten, die für die Mitarbeitenden klar und verständlich formuliert sein müssen. Das Fehlen einer Ausgabenrichtlinie führt oft zu erheblichen Fehlern und Anomalien, die sich auf den gesamten Prozess der Verwaltung der Reisekostenabrechnung auswirken.

6. Betrug bei der Reisekostenabrechnung vermeiden:

Zu den goldenen Regeln einer guten Verwaltung der Reisekostenabrechnung zählt die Vermeidung von Abrechnungsbetrug. Diese in vielen Unternehmen gängige Praxis ist für die betroffene Struktur ein Alptraum. Betrug verursacht versteckte Kosten für das Unternehmen und kann zu Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben führen.

Um jeglichen Betrugsversuch im Keim zu ersticken, muss das Unternehmen ein System zur Überprüfung und Kontrolle der Kostenabrechnungen einrichten. Entsprechende Softwareprogramme stellen ein wirksames Mittel zur Erkennung und Verhinderung von potenziellem Betrug dar.

7. Regelmäßige Prüfung der Reisekostenabrechnungen:

Wenn das Unternehmen eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen einsetzt, die die Verfolgung und Kontrolle der Ausgaben erleichtert, können regelmäßige Prüfungen zur Identifizierung der wichtigsten Posten und Erkennung von Ausgaben beitragen, die aus dem Rahmen fallen.

Was bringt die interne Prüfung von Reisekostenabrechnungen? Durch eine solche Prüfung kann das Unternehmen den gesamten Verwaltungsprozess der Reisekostenabrechnung auf Herz und Nieren prüfen, um Abweichungen zu erkennen, einzudämmen und somit in der Folge Zeit und Geld zu sparen. Die Prüfung trägt auch dazu bei, interne Konflikte sowie das Risiko von Betrug bei den Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden zu verringern.

Die Prüfung muss im Vorfeld durchgeführt werden, sobald die Mitarbeitenden ihre Reisekostenabrechnungen einreichen. Geprüft werden können die Übereinstimmung des Belegs mit den geltenden Vorschriften, die Tätigung der Ausgabe im Interesse des Unternehmens oder auch eine etwaige Überschreitung des Budgets.

8. Reisekosten-Belege sammeln:

Vermutlich müssen wir Sie nicht daran erinnern, dass die Erstattung einer Geschäftsausgabe das Einreichen eines Kaufnachweises voraussetzt. Bewahren Sie alle Belege für Kosten auf, die Ihnen auf einer Geschäftsreise entstanden sind, und vergewissern Sie sich, dass dem Dokument alle Details der betreffenden Ausgabe zu entnehmen sind. Andernfalls kann das Unternehmen die Erstattung Ihrer Kosten verweigern.

Wenn ein Unternehmen beschließt, auch ungerechtfertigte Ausgaben zu erstatten, drohen ihm im Falle einer Steuerprüfung Sanktionen.

Wissenswert: Der Gesetzgeber billigt inzwischen die Dematerialisierung von Ausgabenbelegen. Im Papierformat eingegangene Belege können dank der gesetzeskonformen Archivierung nun in digitaler Form aufbewahrt werden. Die Befolgung der Regel, dass Mitarbeitende eine Ausgabe stets mit einer Quittung belegen können müssen, ist unerlässlich.

9. Ein geeignetes Zahlungsmittel zur Verfügung stellen:

Um den gesamten Prozess der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen weiter zu vereinfachen, kann das Unternehmen seinen Mitarbeitenden ein geeignetes Zahlungsmittel zur Verfügung stellen. Welche Vorteile hat diese Praxis?

  • Für das Unternehmen: Je nach Zahlungsart kann eine Ausgabengrenze eingerichtet werden
  • Für die Mitarbeitenden: Die verschiedenen Käufe werden direkt über das Unternehmenskonto beglichen, die Kosten müssen nicht vorgestreckt werden
  • Für beide: Ein beträchtlicher Zeitgewinn, da keine Erstattung nötig ist

Ab diesem Punkt sollte sich das Unternehmen zur Optimierung der Verwaltung der Reisekostenabrechnung mit der Auswahl einer geeigneten modernen Zahlungskarte befassen.

Mehr zum Thema | Welche Art von Firmenzahlungskarte wählen für die Verwaltung von Reisekosten?

10. Eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen einführen:

Die 9 obigen Regeln sind ohne den Übergang zu einer Software für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung nicht anwendbar.

Die Implementierung einer dedizierten Lösung ist zur Zentralisierung und Beschleunigung der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen unumgänglich. Auch der gesamte Validierungsprozess wird vereinfacht: Dank eines Validierungs-Workflows wird der direkte Vorgesetzte in Echtzeit über neue Reisekostenabrechnungen informiert. Vorgesetzte sind dadurch in der Lage, die Reisekostenabrechnung entweder abzulehnen oder rasch zu validieren. Die Mitarbeitenden wiederum sehen in Echtzeit den Status ihrer Abrechnung und können die Validierungen und Erstattungen verfolgen.

Anwendungen zur Vereinfachung und Optimierung des gesamten Verwaltungsprozesses der Reisekostenabrechnung sind heute Realität.

Unsere intelligente Lösung Expensya macht es Ihnen möglich, den gesamten Prozess vom Beleg bis zu seiner Verbuchung zu automatisieren. Um dies zu erreichen, integrieren wir neueste technische Entwicklungen wie Machine Learning, Künstliche Intelligenz und die Cloud in eine leistungsstarke Software mit innovativen Funktionalitäten, die Ihren Mitarbeitenden den Berufsalltag erleichtern. Verbannen Sie unnötigen Papierkram und wiederkehrende Aufgaben dank Automatisierung aus Ihrem Unternehmen!

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