Expensya hat vor kurzem ein neues Zahlungsangebot eingeführt, das Kunden und Kundinnen eine physische sowie virtuelle Zahlungskarte zur Verfügung stellt. Kommen Sie mit uns ins Zeitalter des Smart Spends! In diesem Artikel diskutieren wir einige Anwendungsbeispiele der Zahlungskarte von Expensya. Wann sie besonders sinnvoll sind und wie sie Ihren Geschäftsalltag erleichtern können.
Sie sind auf einem Geschäftsessen
Es kommt im Geschäftsalltag schon mal vor, dass Sie Kunden oder Geschäftspartnerinnen zu einem Abendessen einladen. Wenn Unternehmen vermeiden möchten, dass Mitarbeitende diese Kosten privat auslegen, bietet die Zahlungskarte einen perfekten Ausweg. Mit einer Firmenkarte können Angestellte eine Zahlung tätigen und zum Beispiel die Kosten dank vorab festgelegter Budgets ihre Verpflegungskosten selbst bezahlen. Sie müssen nicht mehr in Vorleistung treten und danach auf eine Kostenerstattung warten. Sobald die Transaktion mit der Karte durchgeführt wurde, erhält der Manager in Echtzeit eine Benachrichtigung.
Arbeiten im Homeoffice und in Telearbeit
Mit der Verbreitung von Telearbeit haben sich Firmenkarten für verschiedenste Situationen als notwendig erwiesen. Die Distanz macht es für Führungskräfte und CFOs deutlich schwieriger, die Ausgaben ihrer Teams zu kontrollieren und zu genehmigen. Dank dem Echtzeit-Einblick von Unternehmenskarten können Manager sicher sein, dass die festgelegten Budgets eingehalten werden.
Mitarbeitende benötigen fürs Arbeiten zuhause in der Regel zusätzlich online Dienste, Ausstattung und Abos, z. B. LinkedIn-Abonnement, Büroausstattung, Messeanmeldung usw. Mit ihrer virtuellen oder physischen Zahlungskarte können sie diese Einkäufe mit wenigen Klicks tätigen, ohne auf eine Bestätigung warten zu müssen. Auch andere Zahlungsarten wie mobile Zahlungssysteme sind denkbar, wenn die Debit und Kreditkarte von den Finanzinstitutionen für die NFC Bezahlung autorisiert ist.
Mitarbeitende sind auf einer Geschäftsreise unterwegs
Mit einer integrierten Zahlungskarte können Geschäftsreisen und Debitkarten Transaktionen erheblich erleichtert werden. Auf der einen Seite entscheiden die Führungskräfte mithilfe individueller Konfigurationen für jede Karte, wer was, wo und wann ausgibt. Beispielsweise kann ein Mittagessen aber keine Souvenirs bezahlt werden, weil die Konfiguration der Karte diese Transaktion nicht zulassen würde. Die Manager können die Karte auch jederzeit vorübergehend oder dauerhaft deaktivieren, wenn ein Verdacht auf Betrug oder Diebstahl besteht. Auf der anderen Seite können die Angestellten selbstständig mit Kredit oder Debit Karte bezahlen, ohne in Vorleistung gehen zu müssen. Wenn direkt die Kreditkarteninformation des Unternehmens verwendet werden, werden die Ausgaben nicht mehr von den privaten Geldern des Angestellten abgezogen. Dadurch gehören lange Wartezeiten bei der Kostenrückerstattung der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil der Zahlungskarte ist, dass die Angestellten die lästige Reisekostenabrechnung loswerden. Jetzt können sie bargeldlos und kontaktlos bezahlen und müssen nur noch den Zahlungsbeleg fotografieren oder in die App hochladen und er wird automatisch in die Buchhaltung integriert.
Budgetverwaltung in Abteilungen und Teams
Nehmen wir das Beispiel einer Marketingabteilung, die regelmäßig Werbekampagnen auf verschiedenen Kanälen (Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads usw.) startet. Diese Kampagnen erfordern ein bestimmtes Budget. Da es im Unternehmen keine integrierte Debit oder Kreditkarte gibt, fragt das Teammitglied seine:n Manager:in um eine Freigabe bei jeder Kampagne. Auch wenn das Team mit einer geborgten Unternehmenskarte arbeiten oder Vorgesetzte die Zahlung vornehmen, ist der Prozess nicht optimal. Um Zeit zu sparen, können diese Ausgaben mit individuellen Zahlungskarten selbstständig getätigt werden. Die benötigen keine Bestätigung mehr, weil das Budget für diese Ausgabenart zuvor konfiguriert wurde. Dieses Budget können die Angestellten bei der Kartennutzung nicht überschreiten.
Geschäftliche Zahlungskarten sind können Unternehmen ihren Führungskräften und Teams das Leben erleichtern. Testen Sie die Debit Mastercard von Expensya und entdecken Sie die Welt von Smart Spend: Firmenkarten kombiniert mit einer Plattform zur Verwaltung von Geschäftsausgaben. Ihre Zeit ist wertvoll, Expensya optimiert sie!
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