Reisekosten Software

5 Argumente für eine digitale Reisekosten Software

Für die Verwaltung von Reisekosten und Spesen greifen immer mehr Unternehmen auf Software-as-a-Service-Lösungen zurück (SaaS). Diese Lösungen eignen sich vor allem für Prozesse und Aufgaben mit hohem Standardisierungspotential, zum Beispiel der Reisekostenverwaltung.

Im Fokus von softwaregestützten Spesenabrechnungen stehen Prozessverbesserungen, übersichtliche Abläufe und Effizienzgewinne. Doch werfen wir einen genaueren Blick auf die Argumente und Hintergründe bei Reisekosten Software.

Was versteht man unter einer Reisekosten-Software und wie funktioniert sie?

Wenn Unternehmen sich für SaaS-Lösungen entscheiden, nutzen sie die Software als digitalen Service über das Internet oder Apps. Im Gegensatz zur SAP-Lösung die in-house installiert und verwaltet werden muss, wird eine SaaS-Lösung nicht gekauft und installiert, sondern für ihre Nutzung bezahlt. Deshalb entfallen bei diesen Reisekosten-Softwares die Installations- oder Wartungskosten. Der Anbieter ist für die Instandhaltung und Updates der Lösung verantwortlich.

Gerade Reisekosten verursachen in Unternehmen schnell einen großen Verwaltungsaufwand, wenn noch traditionell mit Papier und Excel-Listen gearbeitet wird. Zu den Kostenkomponenten der Reisekosten zählen zum Beispiel Treibstoff, Maut, ÖVNP, Versicherungen, Reparaturen und Parkgebühren.

In der Buchhaltung zählt auch die Abschreibung auf die Investition in ein Fahrzeug zu den Reisekostenfaktoren, d.h. der materielle Wertverlust. All diese Kostenarten und Spesenabrechnungen zu prüfen, erstatten und verwalten bedeutet für Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Buchhaltung viel Arbeit.

Wenn Reisekosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten der Mitarbeiter anfallen, sind sie erstattungsfähig, so zählen nach deutschem Reisekostenrecht folgende Ausgaben zu den abzugsfähigen und vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Reisekosten:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwände
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Eine Reisekosten Software kann Unternehmen entlasten und enorme Kosteneinsparungen bringen, weil Prozesse beschleunigt und standardisiert werden. Die Ausgaben für den Einsatz der SaaS-Software bleiben dahingegen konstant und können von der Finanzbuchhaltung gut eingeplant werden. Wenn Unternehmen SaaS-Reisekosten-Softwares verwenden, dann lagern sie den Betrieb, die Wartung und den Support rund um diese Software an den Anbieter aus.

Mithilfe einer digitalen Lösung zur Reisekostenverwaltung und Spesenabrechnung lassen sich zahlreiche Prozesse in Unternehmen vereinfachen. Die Softwares digitalisieren und beschleunigen die Reisekostenverwaltung für Mitarbeitende, Führungskräfte und die Buchhaltung. Ausgaben werden automatisch erfasst und auch die Genehmigung der Mitarbeiterauslagen geht ohne Verzögerung.

Abschließend wird auch die Integration von Abrechnungsdaten ermöglicht und sogleich die Kostenerstattung an Mitarbeitende beschleunigt. Ein Softwaretool erleichtert die Kostenabrechnung und alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen entstehen werden umgehend erfasst und in Echtzeit verwaltet.

5 Gründe für ein Reisekosten-Tool

Eine Softwarelösung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile bei der Spesen- und Reisekostenverwaltung, wir möchten Ihnen im folgenden Abschnitt die wichtigsten Vorteile vorstellen.

Hin zu 100% papierlosen, digitalen Prozessen

Ein gutes Reisekostentool bietet zusätzlich den Vorteil, dass Dokumente und Daten gesetzeskonform und sicher archiviert werden. Geschützte Server und Hosting Services garantieren Unternehmen ein optimales Datenschutz-Niveau. Dank einer digitalen Archivierungsstruktur verschwinden die Papierberge, die bei den Spesenabrechnungen im klassischen Modell anfallen.

Das Belegchaos gehört mit einer Reisekosten Software der Vergangenheit an. Dienstreiseanträge und Reise-Buchungen können mit der richtigen Integration automatisch erfasst werden. Ohne lästiges Wälzen von Aktenordnern und Spesenabrechnungen können Vorgesetzte und die Buchhaltung sicher sein, dass die Daten im Reisekosten-Tool aktuell sind. Dadurch dass viele Anbieter auch die Integration zu Buchungsplattformen, wie TravelPerk oder Egencia, anbieten, kann auch der Reisemitteleinkauf integriert werden.

Mit Automatisierung, Spesenbetrug und fehlerhafte Abrechnungen vermeiden

Mithilfe von automatisierten Reisekostensoftwaretools können Unternehmen sicher gehen, dass steuerrechtliche Vorgaben sowie interne Ausgaben- und Reiserichtlinien berücksichtigt werden. Und das über den kompletten Prozess der Reiskostenverwaltung hinweg, ausgehend von der Bezahlung und Buchung, über die Genehmigung bis zur Kostenerstattung und Bilanzierung der Ausgaben.

Integrierte Ausgabenrichtlinien können schon bei der Buchung ungewollte Ausgaben und Reisen vermeiden. Eine Übernachtung im 5-Sterne Hotel kann nicht mit der Firmenkreditkarte bezahlt werden oder bei Hotelrechnungen wird nur bis zu einem maximalen Betrag erstattet. So werden die Mitarbeiter gleichzeitig geschult, korrekte Spesenabrechnungen einzureichen und die Konformität der Reisekosten kann sich signifikant erhöhen.

Vereinfachte Ausgaben- und Spesenerstattung

Eine digitale Reisekosten Software ist außerdem für jeden und von überall aus zugänglich. Die verringerten technischen und praktischen Hürden bei der Spesenabrechnung sind eine Erleichterung für die gesamte Belegschaft. Der Frust, der bei langwierigen Kostenerstattungen droht, kann verringert werden und die Zufriedenheit der Reisenden steigt.

Mit klaren Richtlinien und Abläufen wird auch die Auslagenerstattung vereinfacht, weil klar ist wer in welchem Prozessschritt verantwortlich ist. Auf einer zentralen Plattform kann die Buchhaltung einsehen, wo die Abrechnung gerade liegt und in Echtzeit einsehen wie viele Spesen noch offen sind und demnächst in die Auszahlungsläufe aufgenommen werden müssen.

Viele Softwarelösungen bieten auch intelligente Schnittstellen zu Abrechnungs- und ERP-Lösungen, dann müssen Erstattungen nicht mehr händisch ausgelöst und erfasst werden, sondern werden automatisch ausgelöst.

Deshalb lohnt sich der Wechsel zu Expensya!

Bei Expensya stand schon bei der Entwicklung die Benutzerfreundlichkeit der App im Mittelpunkt. Die End-to-End-Lösung berücksichtigt die Bedürfnisse von Reisenden und kann individuell an die Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Auf der intuitiven Plattform verwalten Reisende wie Vorgesetzte und die Buchhaltung alle Geschäftsausgaben und Reisekosten ganz einfach in Echtzeit.

Zusätzlich kann mit Expensya die Reiseausgaben-Rendite in Übereinstimmung mit den spezifischen Reiserichtlinien maximiert werden. Unternehmen erhalten so eine umfassende Übersicht und optimierte Rückverfolgbarkeit zu allen Geschäftsreiseausgaben.

Automatisierte Reisekosten-Verwaltung

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