Firmenkarten auswählen, so geht's

5 Stolperfallen mit der Firmenkarte und wie Sie sie vermeiden

Eine Firmenkarte ist ein wirksames Zahlungsmittel für Unternehmen. Mithilfe einer Zahlungskarte können Geschäftsausgaben unterwegs oder im Büro von den Mitarbeitenden und ohne viel Verwaltungsaufwand beglichen werden. Inzwischen gibt es zahlreiche Kartenarten, die sich zur Bezahlung von beruflichen Ausgaben eignen. Wir zeigen Ihnen, welche Fallstricke bei der Kartenauswahl lauern und, wie Sie eine Firmenkarte finden, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht.

Angebote genau vergleichen und sich über verschiedenen Kartentypen zu informieren

Bevor die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Zahlungskarte fällt, sollten die einzelnen Angebote und Möglichkeiten eingehend geprüft werden. Entscheiden Sie sich nicht für die erstbeste Lösung, die Ihnen angeboten wird. Nehmen Sie sich die Zeit die unterschiedlichen Zahlungskarten für Unternehmen und ihre Besonderheiten zu vergleichen.

In der Informationsphase können Entscheider und Entscheiderinnen sich zuerst einmal ein Bild über die diversen Kartentypen verschaffen. Werfen wir deshalb nochmal einen kleinen Blick auf die verschiedenen Kartentypen und ihre Besonderheiten.

Corporate-Karte

Die Corporate-Karte wird hauptsächlich von KMUs, größeren Unternehmen und Konzernen verwendet. Diese Karten belasten die anfallenden Ausgaben direkt vom Firmenkonto. Sie werden häufig an Führungskräfte oder bestimmte Abteilungen vergeben, z. B. an die Einkaufsabteilung oder Personalabteilung, die für die Reisebuchungen zuständig sind.

Die Unternehmenskarten können je nach Verwendungszweck physisch als Plastikkarte vorliegen oder rein virtuell sein. Für die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen bieten sich in der Regel physische Karten an, so kann auch der Mietwagen vor Ort angemietet und beim Einzelhandel um die Ecke ein Snack gekauft werden. Virtuelle Karten dahingegen eigenen sich besonders für Einkäufe im Internet. Genauso wie physische Karten haben auch virtuelle Zahlungskarten eine Kartennummer, ein Gültigkeits- bzw. Ablaufdatum und CVV-Code.

Reisestellenkarte

Die Reisestellenkarte ist auch als Reisekarte oder Logierte Karte bekannt und zentralisiert alle Kosten, die mit Geschäftsreisen verbunden sind. Das können beispielsweise Ausgaben für die Zugtickets, Flugreise oder das Hotelzimmer sein, grundsätzlich alles was an Auslagen auf einer geschäftlich bedingten Auswärtstätigkeit anfällt.

Im Unterschied zu anderen Zahlungskarten wird dieser Kartentyp bei einem externen Reisedienstleister hinterlegt und ist für alle Kosten vorgesehen, die mit einer Reisebuchung einhergehen. Mit Reisestellenkarten können Unternehmen vermeiden, dass Angestellte für ihre Dienstreisen in Vorleistung gehen müssen. Vor allem für Vielreisenden aus dem Vertrieb oder im Kundenservice ist ein Zugang zu dieser Zahlungsmethode sinnvoll.

Purchasing-Karte

Eine P-Card, zu auch Deutsch Einkaufskarte, ermöglicht es Berechtigten Waren und Dienstleistungen direkt für das Unternehmen zu bestellen und zu bezahlen. Dies funktioniert jedoch nur bei zuvor festgelegt und freigegebenen Lieferanten und Online-Händlern. Bei der Kartenkonfiguration kann das Unternehmen die verschiedenen Einzelhändler (offline wie online) festlegen, bei denen Mitarbeitende die Purchasing Karte nutzen dürfen.

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Allgemein gilt, dass eine Firmenkarte von möglichst allen Mitarbeitenden nutzbar sein sollte. Es lohnt sich in der Regel nicht, verschiedene Zahlungskarten für einzelne Gruppen oder Teams anzuschaffen. So schaffen Unternehmen unnötig einen Flickenteppich an Lösungen und Karten, die schwierig zu kontrollieren, koordinieren und integrieren sind. Eine Reise- oder Tankkarte eignet sich vielleicht für Vertriebsmitarbeiter, die viel reisen und auch mit dem Geschäftswagen unterwegs sind. Für andere Abteilungen ist diese Karte jedoch nicht sinnvoll, weil andere Abteilungen möglicherweise eher Büromaterialien bestellen und zahlen müssen. In diesem Anwendungsfall müsste das Unternehmen also zwei unterschiedliche Karten einführen, verwalten und kontrollieren. Entscheider sollten deshalb genau prüfen, welche Bedürfnisse im Unternehmen an Zahlungskarten gestellt werden und welche Abteilungen die Karte, wie nutzen möchten.

Eine einzige Firmenkarte für das gesamte Unternehmen

Für kleinere Organisationen unter zehn Mitarbeitenden kann die Entscheidung für eine einzige geschäftliche Kreditkarte durchaus sinnvoll sein. In diesen werden Geschäftsausgaben und Dienstreisen von einigen wenigen durchgeführt werden. Sobald Unternehmen aber grösser werden und Abteilungsstrukturen komplexer sind, reicht diese Lösung nicht mehr aus. Allein für die Abstimmung, welcher Mitarbeiter die Kreditkarte verwendet und an wen sie als nächstes geht, füllt für Vorgesetzte schnell ganze Tage. Sollte diese Karte verloren gehen oder gestohlen werden, riskieren sie Blockaden. Andere Abteilungen und Angestellte, die diese Karte auch verwendet haben oder sollten, sind vom Kartenverlust betroffen und stehen möglicherweise ohne Geld da.

Anstatt die Ausgabenverwaltung für ihre Mitarbeitenden zu erleichtern und zu automatisieren, erschweren Unternehmen den Prozess eher. Umständliche Abstimmungen, Formulare zur Beantragung und Papierkram sind nur einige der Schreckensgespenster, die bei suboptimalen, händischen Prozessen im Raum stehen. Für fundierte Entscheidungen zur Einführung von Firmenzahlungskarten müssen folglich nicht nur die Bedürfnisse des Unternehmens, sondern auch die Mitarbeiteranzahl berücksichtigt werden.

Zu viele Zahlungskarten auszustellen

Nicht jeder und jede Angestellte tätigt im Arbeitsalltag Ausgaben fürs Unternehmen. Firmenkarten bieten sich dann an, wenn die privaten Auslagen von Mitarbeitenden für Geschäftsausgaben vermieden werden können. So entfallen Vorschüsse, Reisekostenabrechnung und die Kostenerstattung, weil Mitarbeitende direkt mit der Firmenkarte ihre Ausgaben bezahlen.

Moderne Zahlungslösungen gehen hier noch einen Schritt weiter und erleichtern die Erstellung, Verwaltung und Kontrolle aller ausgegebenen Karten. Mit solchen Softwarelösungen können Verantwortliche nach Bedarf und in Echtzeit einzelne Firmenkarten erstellen und kontrollieren. Sobald eine Zahlung erfolgt ist, kann die Karte ohne viele Umstände direkt deaktiviert werden.

Versteckte Kosten bleiben unberücksichtigt oder werden ignoriert

Die Gebühren für Zahlungsangebote sollten immer in die Entscheidung für oder gegen eine bestimmten Kartenanbieter einfließen. Schon beim Einholen des Angebots müssen Unternehmen prüfen, welche Zusatzkosten und Gebühren bei der jeweiligen Zahlungskarte auflaufen. Die Verträge der Finanzindustrie sind komplex und bevor der Unterzeichnung eines Angebots sollten die Gebühren geprüft und hinterfragt. Es ist hilfreich vor Vertragsunterzeichnung Preissimulationen anzufordern und mögliche Nutzungsszenarien im Unternehmensalltag zu entwerfen.

Fehlende Konfigurationen der Firmenkarte

Sobald die Entscheidung für einen Zahlungsanbieter gefallen ist, müssen die Karten entsprechend konfiguriert werden. Bei ausgereiften Tools können neben Obergrenzen für jede Karte und Mitarbeitenden eingerichtet und Richtlinien für bestimmte Händler und Online-Seiten erfasst werden. Unternehmen können beispielsweise einzelne Hotelketten, Taxiunternehmen und Lieferanten erlauben und andere ausschließen.

Um den Zahlungsprozess effektiv aufzusetzen, bietet es sich außerdem an die Firmenkarten in ein weitreichendes Geschäftsausgabenmanagement-Tool einzubinden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ausgaben transparent bleiben und geltende Richtlinien eingehalten werden. Belege sind bei integrierten Zahlungslösungen direkt und einfach im Tool abrufbar und können im Handumdrehen hinzugefügt werden.

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