6 Tipps für eine gute Buchhaltung

6 Tipps für eine gute Buchhaltung

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Die Verwaltung der Buchhaltung ist eine Tätigkeit, die größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit bedarf. Sie ermöglicht es, die Situation eines Unternehmens in Bezug auf die veröffentlichten Zahlen zu beurteilen und ein umfassendes und genaues Bild seiner finanziellen Situation zu vermitteln. Die Buchhaltung stellt ebenfalls die Basis für alle Verwaltungsinstrumente dar und ist eine echte Entscheidungshilfe.

Die Buchhaltung wird streng kontrolliert und unterliegt strikten Regeln. Daher darf diese Funktion nicht vernachlässigt werden und es muss auf eine reibungslose Durchführung geachtet werden.

Dieser oftmals komplexe Vorgang kann erfolgreich auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Und hier einige Regeln, die Ihnen zu einer Top-Buchhaltung verhelfen!

1 – Entscheiden Sie sich für eine Buchhaltungssoftware:

Softwarelösungen bieten eine passende Antwort auf die Anforderungen von Unternehmen hinsichtlich der Verwaltung der Buchhaltung. Solche Softwareprogramme automatisieren die Verwaltung der Buchhaltung von der Bearbeitung der Finanzdaten bis zur Übermittlung der Bilanz an den Wirtschaftsprüfer.

Dies bedeutet für das Unternehmen einen Zeit- und Effizienzgewinn. Daher sind solche Tools unverzichtbar, um die Produktivität zu steigern und ganz unkompliziert den Vorgang der Buchungen zu verwalten. Eine Buchhaltungssoftware unterstützt:

  • Die Automatisierung der Buchungen,
  • Die Vereinfachung der Steuererklärungen,
  • Die Echtzeitaktualisierung der Buchungsbelege,
  • Das Monitoring der Debitoren und Kreditoren,
  • Die Ausgabe der Übersichtsdokumente: Bilanzen, Ergebnisrechnung…,
  • Die Erstellung der Buchungen in den Grundbüchern, Hauptbüchern und Bilanzen…

Checkliste | Die Auswahl Ihrer Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung

Die Zentralisierung aller Daten in einem einzigen Instrument erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit. Sie ermöglicht ebenfalls eine höhere Sicherheit bei der Übermittlung der Finanzdaten an Außenstellen, wobei hier vor allem der Wirtschaftsprüfer zu nennen ist. Die meisten Buchhaltungsinstrumente ermöglichen auch, Rechnungsstellungen und Kostenvoranschläge direkt in der Software zu verwalten und so diese Elemente einfacher in Ihre Buchhaltung einzubeziehen.

2 – Halten Sie Ihre Buchhaltung auf dem aktuellen Stand:

Alle Buchungsvorgänge sollten täglich erfasst werden. Sie müssen eine Einordnung der Buchhaltungsunterlagen, der Bankbewegungen, der Rechnungen über Ver- und Einkäufe… durchführen und prüften, dass alle Ausgaben verbucht wurden und dass jede Buchung im entsprechenden Konto eingegeben wurde. So sind alle erforderlichen Unterlagen (Belege, Rechnungen…) jederzeit griffbereit. Auf diese Weise wird eine bessere Transparenz der

Buchhaltungsdaten und danach eine bessere Bewertung der Aktivität des Unternehmens sichergestellt.

Auch wenn Sie auf einen externen Wirtschaftsprüfer zurückgreifen, wird dieser Ihnen sehr dankbar sein, wenn Sie ihm alle Unterlage rechtzeitig zukommen lassen, um Verzögerungen zu vermeiden, die Ihnen teuer zu stehen kommen können, vor allem hinsichtlich Ihrer Mehrwertsteuerverwaltung.

3 – Planen Sie Ihre Buchhaltung:

Hierbei geht es darum, eine Liste mit Buchungsvorgängen aufzustellen und sie für eine bessere Verwaltung in einen Kalender einzutragen.

Liste der Buchungsvorgänge:

  • Bearbeitung der Kostenvoranschläge und der Rechnungen über Ein- und Verkäufe,
  • Prüfung der Überweisungen,
  • Mahnbescheide für ausstehende Zahlungen,
  • Umsatz- und Mehrwertsteuererklärungen, Angaben zu Sozialabgaben,
  • Steuer- und Abgabenbescheide,
  • Ausstellung der Lohnjournale.

4 – Wenden Sie sich an einen Wirtschaftsprüfer:

Die Buchhaltung erfordert eine hohe Präzision und umfassende Kenntnisse. Ein Geschäftsführer kann seine Buchhaltung durchaus selbst abwickeln, aber aufgrund der Entwicklung des Steuerrechts können ihm bestimmte Gesetze oder Standards entgehen, was sich auf sein Unternehmen auswirken wird. Um solche Probleme zu vermeiden, kann ein Geschäftsführer diese Aufgabe externalisieren und an einen Wirtschaftsprüfer übergeben, der diese Aufgabe besser bewältigt.

So können Fehler vermieden werden, die zu Nachzahlungen führen können. Sie können ebenfalls von den Kenntnissen dieses Fachmanns in Sachen Steuerwesen profitieren, um Entscheidungen hinsichtlich der Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit zu optimieren. Diese Alternative senkt erheblich das Fehlerrisiko.

Der Manager profitiert somit:

  • von einer Zeitersparnis,
  • von einer Optimierung der Buchhaltung,
  • von einer Übereinstimmung mit dem Gesetz,
  • von wertvollen Ratschlägen zu seiner Geschäftstätigkeit.

Sie müssen ebenfalls prüfen, ob Ihr Tätigkeitsgebiet und die Größe Ihres Unternehmens nicht von Rechts wegen das Einschalten eines Wirtschaftsprüfers erforderlich machen.

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5 – Richten Sie ein Archivierungssystem ein:

Die Archivierung der Unterlagen ist für jeden wichtig, der eine effiziente und genaue Buchhaltung anstrebt. Bei einer Kontrolle müssen Sie zahlreiche Unterlagen vorlegen und wenn Ihr Archivierungssystem nicht effizient ist, wird es Ihnen schnell schwer fallen, die richtigen Unterlagen aufzufinden.

Verschiedene Lösungen können hier Abhilfe schaffen: die Archivierung externalisieren (viele Wirtschaftsprüfungsfirmen übernehmen diese Aufgabe für Sie), ein spezialisiertes Unternehmen beauftragen, ein internes System einrichten oder eine in Kürze zur Verfügung stehende Lösung: eine vollständig papierlose und beweiskräftige Archivierung.

6 – Automatisieren Sie die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen:

Mit der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen betreten Sie das Gebiet der Mikrobuchhaltung. Sie müssen die zahlreichen, oftmals kleinen Rechnungen sehr genau verwalten, deren Gesamtsumme allerdings ins Gewicht fällt.

Denken Sie daran, den Vorgang der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen zu automatisieren und entscheiden Sie sich für eine effiziente Lösung, die diese mühsame Aufgabe verkürzt. Der Einsatz einer Cloud-Lösung wie Expensya eignet sich optimal, um den Berufsalltag aller an der Erklärung von Ausgaben beteiligten Akteure vom Angestellten bis zum Buchhalter zu vereinfachen.

10 Regeln für die Verwaltung der Reisekostenabrechnung 2020

Expensya hat es sich zur Aufgabe gemacht, jeden Schritt der Verwaltung der geschäftlichen Ausgaben vom Beleg bis zur Buchhaltung umfassend zu automatisieren, indem ein vereinfachter Export der Daten ermöglicht wird, der in die verschiedenen Softwareprogramme für die Buchhaltung integriert werden kann.

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