6 Vorteile bei Umstieg auf digitale Buchhaltung

Die Buchhaltung ist eine unternehmerische Funktion, die mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit ausgeführt werden muss. Eine korrekte Buchhaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Situation in Bezug auf relevante Kennzahlen, z.B. die Kosten und den Umsatz, zu beurteilen. Somit können sich Entscheider*innen ein umfassendes und genaues Bild der finanziellen Situation des Unternehmens machen. Außerdem ist die Buchhaltung Basis für viele unternehmensinternen Verwaltungsinstanzen und für diverse Abteilungen eine echte Entscheidungshilfe.

Die wichtigsten Vorteile einer 100 % digitalen Buchhaltung

Die Buchhaltung von Unternehmen unterliegt strikten Regeln und wird von unabhängigen Finanzbehörden streng kontrolliert. Daher darf diese Funktion keinesfalls vernachlässigt werden und Unternehmen sollten bei der buchhalterischen Verwaltung unbedingt auf eine reibungslose Durchführung achten. Die Buchhaltung kann aber mitunter ein sehr komplexer Prozess für Unternehmen sein, bei dem neben der korrekten Durchführung, Berücksichtigung von Bilanzstandards auch auf eine gesetzeskonforme Archivierung und die landestypische Gesetzgebung geachtet werden muss.

Unternehmen können sich zwischen verschiedenen Methoden zur Vereinfachung und Verwaltung des komplexen Buchhaltungsprozesses entscheiden. Dabei bleibt die digitalisierte Buchhaltung für viele noch ein eher unbekanntes Phänomen, bietet aber eine Reihe bedeutender Vorteile. Bevor näher auf die zentralen Vorteile der 100 % digitalen Buchhaltung eingegangen werden kann, klären wir kurz was diese denn bedeutet.

Was genau ist eine hunderprozentig digitale Buchhaltung?

Mit der digitalen Buchhaltung ist eine zu 100 % digitalisierte buchhalterische Verwaltung eines Unternehmens gemeint. Hierbei wird von der Erfassung eines Belegs bis zu dessen Rückerstattung komplett digital gearbeitet. Um solch eine automatisierte, digitale Buchhaltung zu implementieren benötigt es entsprechende technologische Softwarelösungen. Mithilfe einer solchen Software geht der komplette Buchhaltungsprozess digital von statten. Es wird 100 % digital gearbeitet: bei der Belegerfassung, der Eingabe von Geschäftsausgaben, der Kontierung der betrieblichen Ausgaben, bei der Berechnung von Pauschalsätzen bis hin zur Validierung der Ausgaben sowie der Auszahlung und Rückerstattung.

Immenser Zeit- & Effizienzgewinn

Mit einer digitalen Buchhaltung entscheiden Unternehmen sich in der Regel auch für komplette Softwarelösungen zur Verwaltung. Diese können angepasste Lösungen für die buchhalterischen Anforderungen eines Unternehmens zu bieten. Softwareprogramme dieser Art sind in der Lage die Verwaltung der Buchhaltung von der Bearbeitung der Finanzdaten bis hin zur Übermittlung der Bilanz an den Wirtschaftsprüfer*in zu automatisieren.

Für das Unternehmen bringt das einen immensen Zeit- und Effizienzgewinn. Digitale und automatisierte Tools sind daher unverzichtbar, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern und Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Digitale Buchhaltungssoftwares bieten Unternehmen unter anderem:

• Eine Automatisierung von Buchungen,
• Vereinfachung von Steuererklärungen,
• Die Echtzeitaktualisierung der Buchungsbelege,
• Ein digitales und übersichtliches Monitoring von Debitoren und Kreditoren,
• Übersichtliche Ausgabe von buchhalterischen Aufstellungen: Bilanzen, Ergebnisrechnung, etc.
• Erstellen von Buchungen in den Grundbüchern, Hauptbüchern und Bilanzen, etc.

Durch die Datenzentralisierung in einem einzigen Instrument vereinfacht sich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und der Zugriff auf Dateien. Sie ermöglicht ebenfalls eine höhere Sicherheit bei der Übermittlung von Finanzdaten beispielsweise an das Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer*innen. Mit den meisten Buchhaltungsinstrumenten können Rechnungsstellungen und Kostenvoranschläge direkt in der Software verwaltet und diese so einfacher in die Buchhaltung einbezogen werden.

Transparente und aktuelle Daten

Durch einen Umstieg auf eine digitale Buchhaltung halten Sie Ihre Buchhaltung stets auf dem aktuellsten Stand. Ein wichtiges Argument für digitalisierte Buchhaltungssoftwares, da Unternehmen ihre Buchungsvorgänge in der Regel täglich erfassen müssen. Die Umstellung auf digitale Buchhaltungsverfahren macht alle erforderlichen Unterlagen wie Belege und Rechnungen jederzeit zugänglich. Verantwortliche können die Buchhaltungsunterlagen, Bankbewegungen und diversen Geschäftsausgaben und -Transaktionen eines Unternehmens übersichtlich klassifizieren. Mit der digitalen Buchführung können diese Angaben auch direkt überprüft werden: Wurden die Ausgaben richtig verbucht und die jeweilige Buchung im entsprechenden Konto eingegeben?

Schließlich verhelfen digitalisierte Unterlagen Ihnen zu einer verbesserten Transparenz der Buchhaltungsdaten, wodurch die Unternehmensaktivitäten eines Bilanzjahrs und deren Bewertung übersichtlicher werden. Auch Ihr externer Wirtschaftsprüfer*in wird Ihnen sehr dankbar sein, wenn alle Unterlagen rechtzeitig vorliegen. So können Sie sich selbst und ihm*ihr kostspielige Rückzahlungen ersparen!

Verbesserte Planung in der Buchführung

Mit einer Buchhaltung in elektronischer Form können Sie die Buchhaltungsprozesse besser planen. Mit der Software können Listen mit Buchungsvorgängen aufgestellt werden und diese zur besseren Verwaltung in einen Kalender eingetragen werden. Eine solche Liste könnte zum Beispiel zur Bearbeitung der Kostenvoranschläge und eingegangener Rechnungen erstellt werden. In der Folge sind die Prüfung der Überweisungen, Mahnbescheide für ausstehende Zahlungen, Umsatz- und Mehrwertsteuererklärungen, Angaben zu Sozialabgaben, Steuer- und Abgabenbescheide sowie zuletzt die Ausstellung der Lohnjournale aufgelistet.

Vermeiden von Steuerbetrug

Die Buchhaltung erfordert hohe Präzision und umfassende Kenntnisse der gesetzlichen Standards und des Steuerrechts. Grundsätzlich könnten Geschäftsführer*innen die Buchhaltung durchaus selbst abwickeln, kennen aber möglicherweise nicht alle steuerrechtlich relevanten Gesetzesänderungen. Dies könnte in der Folge zu Strafzahlungen und falschen Bilanzen führen, was sich negativ auf das Unternehmen auswirkt. Um solche Probleme zu vermeiden, findet teilweise die komplette Buchhaltung oft vor allem aber die Prüfung der Bilanzen extern statt und wird an einen Wirtschaftsprüfer*in übergeben. Abhängig von Branche und Größe des Unternehmens kann das Einschalten einer externen Prüfinstanz rechtlich vorgeschrieben sein.

So können Fehler vermieden werden, die zu empfindlichen Nachzahlungen führen können. Unternehmen profitieren ebenfalls von den Kenntnissen des Experten*in im Steuerwesen, um Entscheidungen hinsichtlich der Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit zu optimieren. Diese Alternative senkt erheblich das Fehlerrisiko.

Bei einer digitalen Buchhaltung können relevante Daten direkt an diese externe Prüfinstanz übermittelt werden. Manager*innen sparen sich Zeit und optimieren Ihre Buchhaltung in Übereinstimmung mit geltenden Richtlinien.

Umweltschonende Archivierung ohne Papier

Mit der digitalen Buchhaltung kann ein digitalisiertes Archivierungssystem eingerichtet werden. Die Archivierung von Unterlagen ist für jeden Unternehmer*in wichtig, die eine effiziente und genaue Buchhaltung anstreben. Bei einer Kontrolle durch die Finanzbehörden müssen mitunter zahlreiche Unterlagen vorgelegt werden. Hier kommt es immer dann zu Problemen, wenn das verwendete Archivierungssystem nicht effizient ist und Belege in Papierform nicht mehr auffindbar sind. Im schlimmsten Fall können die entsprechenden Papierbelege nicht mehr vorgelegt werden.

Die digitale Buchhaltung kann hier Abhilfe schaffen! Ihre Archivierung findet mithilfe entsprechender Softwarelösungen zur digitalen Buchhaltung 100 % digital statt. Sie verzichten auf Papierberge und profitieren dennoch von einer beweiskräftigen, gesetzeskonformen Archivierung ihrer Geschäftsausgaben.

Automatisierung von zeitraubenden, manuellen Arbeitsschritten

Zudem ermöglicht die digitale Buchhaltung eine automatisierte Verwaltung der Reisekostenabrechnungen. Mit der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen betreten Sie das Gebiet der Mikrobuchhaltung. Sie müssen zahlreiche Rechnungen mit oftmals kleinen Beträgen minutiös verwalten, was für alle Beteiligten mühsam und zeitaufwendig ist. Dennoch darf hier nicht geschludert werden, denn die Gesamtsumme dieser Kleinstbeträge hat in der Bilanz durchaus Gewicht.

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Daher sollten Unternehmen daran denken den Verwaltungsprozess ihrer Reisekostenabrechnungen zu automatisieren und sich für eine effiziente 360° Lösung der digitalen Buchhaltung entscheiden. Eine Cloud-Lösung wie Expensya ist optimal dafür geeignet den Berufsalltag aller Beteiligten zu vereinfachen – vom Angestellten bis zum Buchhalter.

Expensya: Eine 100 % digitale Lösung zur Verwaltung Ihrer Buchhaltung

Expensya hat es sich zur Aufgabe gemacht, jeden Schritt der Verwaltung geschäftlicher Ausgaben -vom Beleg bis zur Buchhaltung – umfassend zu automatisieren. Unsere Lösung ermöglicht einen vereinfachten Dateiexport, der in die verschiedenen Softwareprogramme für die Buchhaltung integriert werden kann. Damit Sie sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, hat Expensya die innovative Lösung zur Ausgabenverwaltung an Ihre Bedürfnisse angepasst. Überzeugen auch Sie sich von den zahlreichen Funktionalitäten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern können!