Ein effektives Ausgabenmanagement ist für CFOs und Finanzabteilungen unerlässlich, um die finanzielle Stabilität und den Erfolg ihres Unternehmens zu sichern. Leider vernachlässigen viele Unternehmen diesen wichtigen Prozess und können dabei nicht immer unerwünschte Auswirkungen vermeiden. Hierbei können sowohl kurz- und mittelfristig Kostensteigerungen entstehen, was zu einer Einschränkung der maximalen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens führen kann.
Entdecken Sie in unserem Artikel sechs relevante Risiken, die mit einem ineffektiven Ausgabenmanagement verbunden sind, und erfahren Sie wie diesen essentiellen Bereich der Finanzabteilung optimieren können.
Die Folgen eines ineffizienten Ausgabenmanagements
1) Überschreitung des Budgets
Ein ineffizientes Ausgabenmanagement kann zu Budgetabweichungen führen. Wenn die Ausgaben des Unternehmens nicht ordnungsgemäß kontrolliert werden, ist es wahrscheinlich, dass es zu übermäßigen oder ungeplanten Ausgaben kommt, die sich letztendlich auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens auswirken. Dies kann zu erheblichen Verlusten und sogar zur Unfähigkeit führen, finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.
2) Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung
Andererseits birgt das Fehlen einer Kontrolle der Ausgaben der Unternehmensmitarbeiter ein weiteres, weniger beachtetes, aber nicht weniger wichtiges Risiko: die Schwierigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Ohne einen klaren Überblick über die Ausgaben und das Ausgabeverhalten verfügen die Unternehmensleiter nicht über die Finanzdaten, die sie benötigen, um beurteilen zu können, was im besten Interesse des Unternehmens ist.
Dies kann zu unangemessenen Investitionen, zum Verlust finanzieller Flexibilität und damit zu wichtigen Chancen für Wachstum und Expansion des Unternehmens führen.
3) Erhöhte versteckte Kosten
Ineffizientes Ausgabenmanagement kann auch zu versteckten Kosten führen, die unbemerkt bleiben. Dazu gehören in der Regel doppelte Zahlungen, nicht genutzte Verträge, unnötige Anschaffungen und ein Verlust an betrieblicher Effizienz.
Diese Arten von Ausgaben verringern die Gewinnspannen verringern und die Fähigkeit des Unternehmens in kritische Bereiche oder Innovationen zu investieren. Hierbei entstehen außerdem Probleme bei der Aufrechterhaltung des Cashflows, was zur einer negativen Bilanz führen und unnötigen Stress verursachen kann
4) Auswirkungen auf die Unternehmenskultur
Während viel über die Verschwendung von Ressourcen gesprochen wird, die Unternehmen durch ein unzureichendes Ausgabenmanagement verursachen, wird den Auswirkungen auf die Teams, die dort tagtäglich arbeiten, weit weniger Aufmerksamkeit geschenkt.
Ineffiziente Ausgabenverwaltung kann sich außerdem negativ auf die Organisationskultur auswirken. Wenn Mitarbeiter den Eindruck haben, dass Ressourcen unangemessen eingesetzt werden oder dass Effizienz nicht geschätzt wird, können sie einen Mangel an Motivation und Engagement verspüren. Dies kann sich kurz- und mittelfristig auf die Fähigkeit, Talente zu halten, und auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens auswirken.
5) Zunahme des innerbetrieblichen Betrugs
Auch wenn sich die Finanzabteilungen der Unternehmen wünschen, dass sie sich keine Sorgen machen müssten, ist es unbestreitbar, dass es intern zu Betrugsfällen kommen kann. Einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) zufolge verlieren Unternehmen 5 % ihrer jährlichen Einnahmen durch diese illegalen Praktiken, die von bestimmten Mitgliedern ihrer Teams begangen werden.
Letztlich geschieht dies, wenn Mitarbeiter die Erstattung von Berufskosten beantragen, die nicht erstattet werden sollten (entweder weil sie nicht angefallen sind, doppelt angefallen sind, veraltet sind oder persönlichen Charakter haben).
In anderen Fällen beantragen Partner unbeabsichtigt die Erstattung von Ausgaben, die nicht fällig sind. Zum Beispiel, weil sie nicht bemerkt haben, dass sie bereits einen Gutschein in Anspruch genommen haben und dies erneut tun, oder weil sie die Spesenpolitik nicht kennen und die Erstattung für einen Kauf beantragen, der nicht abgedeckt ist.
In beiden Fällen können Unternehmen viel Geld verlieren, wenn sie diese Ausgaben manuell und ohne eine Software für Ausgabenmanagement kontrollieren, die diesen Prozess durch Budgetlimits kontrollieren und Warnmeldungen erstellen kann.
6.) Nichtbeachtung von Compliance
Ein weiteres Problem bei mangelhaftem Ausgabenmanagement ist die Verletzung von steuerlichen Vorschriften und Compliance-Richtlinien. Dies kann zu hohen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen für Ihr Unternehmen führen.
Ein zentrales Compliance-Risiko im Expense Management ist die Nichteinhaltung von steuerlichen Vorschriften. Dies betrifft insbesondere die korrekte Erfassung und Abrechnung von Geschäftsausgaben, Reisekosten und Spesen, die sowohl nationalen als auch internationalen Steuergesetzen unterliegen. Die Missachtung dieser Richtlinien kann zu hohen Bußgeldern, Steuernachzahlungen und sogar strafrechtlichen Verfolgungen führen.
Bewährte Praktiken zur Verbesserung des Ausgabenmanagements
Die Optimierung des Ausgabenmanagements eines Unternehmens ist einfacher als gedacht – wenn man die richtigen Reflexe entwickelt! Grundsätzlich ist die Festlegung klarer Ausgabenrichtlinien und deren Kommunikation an alle Mitarbeiter der wichtigste Schritt. Dies vermeidet Verwirrung für Mitarbeiter, und gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ausgaben, die erstattet werden können oder nicht.
Diese Richtlinien sollten Fragen wie Ausgabenobergrenzen, Genehmigungsverfahren, Kategorien zulässiger Ausgaben und Konsequenzen bei Nichteinhaltung regeln. Durch die Festlegung klarer Richtlinien erhalten die Mitarbeiter die nötige Orientierung, um fundierte und verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen.
Innovative Methoden für Ausgabenmanegment: Automatisierung und Buchhaltungssoftwares
Ein weiterer hilfreicher Ansatz ist die Automatisierung der Prozesse, um eine höhere Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten. Die Verwendung von moderner Buchhaltungssoftware kann einen großen Unterschied machen, indem sie Echtzeit-Transparenz und eine präzisere Überwachung der Ausgaben ermöglicht. Durch die Verwendung von Automatisierungsprozessen sinkt beispielsweise das Fehlerrisiko, das durch eine manuelle Datenerfassung entsteht.
Der Einsatz von Ausgabenmanagement-Tools wie Expensya kann dabei besonders hilfreich sein. Tools wie Expensya ermöglichen eine genaue Verfolgung der Ausgaben, eine Berichterstattung in Echtzeit und die Identifizierung von Ausgabengewohnheiten und damit zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung der Budgetverwaltung.
Darüber hinaus bietet Expensya Firmenkarten mit vorab genehmigten Budgets, um Finanzabteilungen eine optimale Kontrolle über die Ausgaben ihrer Teams zu garantieren.
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