Reisekostenabrechnungen auf Excel

8 gute Gründe, warum Sie für die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen auf Excel verzichten sollten!

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Excel ist sicherlich ein sehr leistungsfähiges Tool, das für verschiedene Zwecke insbesondere in den Bereichen Buchhaltung und Verwaltung verwendet werden kann. Für den Einsatz in den meisten dieser Bereiche ist Excel jedoch heute veraltet und vor allem für Unternehmen einer bestimmten Größe und insbesondere für die Zusammenarbeit sehr ungeeignet. Programme, Cloud-Lösungen und SaaS sind derzeit die unentbehrlichen Tools, die für den Erfolg Ihres Geschäfts und vor allem Ihres digitalen Wandels sorgen! Und das gleiche gilt natürlich auch für Reisekostenabrechnungen.

Und hier 8 gute Gründe, warum es für Sie höchste Zeit wird, Ihre Excel-Tabelle für die Reisekostenabrechnungen fallen zu lassen:

1. In Excel können keine Rechnungen eingefügt werden.

Sie müssen die Quittungen aller Ausgaben aufheben, um sie schnell für Ihre Überprüfungen oder Ihr Audit abrufen zu können. Doch Excel bietet Ihnen diese Möglichkeit nicht: Sie müssen einen komprimierten Ordner erstellen und Ihrer Tabelle anhängen. Besser geht die Zentralisierung der Daten doch allemal, oder etwa nicht?

2. Excel ist zeitaufwändig.

Excel entspricht nicht dem Motto, „Zeit ist Geld”, das die Arbeitswelt beherrscht. Alle sind sich einig, dass Zeit eine kostbare Ressource ist, die richtig verwaltet und vor allem optimiert werden muss. Stunden mit dem Ausfüllen von Excel-Zellen zu verbringen wird Ihnen nicht helfen, den Wettlauf gegen die Zeit zu gewinnen. Da haben Sie Besseres zu tun, oder? Ein Ausgabenbericht gehört definitiv nicht zu Ihren Unternehmenszielen oder Ihren Anliegen!

3. Excel ist alles andere als eine intelligente Lösung.

Das Tool ist zugegebenermaßen sehr leistungsstark und wird täglich von zahlreichen Unternehmen eingesetzt! Aber intelligent ist es sicher nicht: Sie können es so konfigurieren, dass einige Aufgaben automatisiert werden, aber diese Arbeit ist auch zeitaufwändig. Und Sie können nicht alle Ihre Geschäftsausgaben Ihres Unternehmens verwalten und erhalten keine Unterstützung bei Entscheidungsfindungen.

4. Excel gibt keine Reisekostenabrechnungen für Ihre Mitarbeiter ein.

Wer verbringt schon gerne seine Zeit damit, Excel-Blätter auszufüllen? Wohl niemand. Mit Tools wie Expensya können Sie jedoch die manuelle Eingabe dank Technologien wie dem maschinellen Lernen und der künstlichen Intelligenz vergessen.

5. Excel zentralisiert nicht alle Ihre Daten.

Wenn Sie darauf beharren, Excel weiterhin zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen zu verwenden, müssen Sie akzeptieren, dass Sie alle fehlenden Informationen an verschiedenen Orten selbst suchen und natürlich finden müssen (um beispielsweise die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens zu überprüfen oder nach früheren Ausgaben von Mitarbeitern zu suchen usw.). Es ist alles andere als praktisch, für diese Sucherei jedes Mal die Arbeit zu unterbrechen. Zu dieser erschwerten Arbeitsweise kommt noch der manuelle Aspekt hinzu und die fehlende Automatisierung, die ein hohes Fehlerrisiko birgt.

6. Excel hält mit dem Wachstum Ihrer Aktivität nicht Schritt.

Denken Sie daran, dass Excel Ihnen bei zunehmender Unternehmensgröße keine größere Flexibilität bieten oder sich an die Komplexität Ihrer Aktivität anpassen wird. Sie werden sich immer mit den zur Verfügung stehenden Mitteln dúrchwurschteln müssen, und dabei wird die Komplexität Ihres Verwaltungsprozesses noch zunehmen.

7. Excel ist nicht mobil.

Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen über Excel ermöglicht nicht den Zugriff auf die Ausgaben Ihres Unternehmens in Echtzeit. Jeder Mitarbeiter muss erst in den Schoß des Unternehmens zurückkehren, damit er seinen Ausgabenbericht erstellen kann. Auch wenn mittlerweile mobile Excel-Versionen erhältlich sind, haben Sie schon einmal versucht, Ihren Reisekostenabrechnungsbericht über diese Versionen auszufüllen? Na dann, viel Glück!

8. Excel lässt sich nicht in Ihr gesamtes Informationssystem integrieren.

Auch wenn Sie eine Excel-Tabelle unter mehreren Formaten speichern können, können Sie nicht sicher sein, ob sie sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Und so Sie sehen sich oft gezwungen, einen doppelten Dateneintrag vorzunehmen…

Jetzt haben Sie wohl verstanden, warum Excel Sie nicht länger bei der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen Ihres Unternehmens unterstützen kann. Eine dedizierte professionelle und intelligente Lösung wie Expensya wird sich diesen und vielen anderen Problemen und Aspekten annehmen. Zunächst einmal automatisiert Expensya den gesamten Prozess der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, macht die manuelle Eingabe überflüssig und ermöglicht Exporte, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Des Weiteren können Sie mit Expensya Ihre Ausgabenrichtlinien automatisieren, die Fahrtkosten verwalten und dank der beweiskräftigen digitalen Archivierung Ihren Papierbergen Adieu sagen!

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