Warum Sie in der Buchhaltung auf Excel verzichten sollten

Acht Gründe, warum Excel in der Buchhaltung ausgedient hat

Nicht nur Buchhalter und Buchhalterinnen schlagen die Hände über dem Kopf zusammen, wenn die buchhalterische Verwaltung ausschließlich mit Excel gestemmt wird. Auch das Finanzamt und die Steuerbehörden argwöhnen mit Excellisten und wünschen sich zur Bilanzprüfung übersichtliche, fehlerfreie und gut geführte Rechnungsbücher. Wir geben Ihnen acht gute Gründe, warum Sie sich von einer Buchhaltung mit Excel verabschieden sollten.

Acht Argumente, die gegen Excel in Ihrer Buchhaltung sprechen

Excel ist sicherlich ein sehr leistungsfähiges Tool, das für verschiedene Zwecke insbesondere in der Verwaltung verwendet werden kann. Für den Einsatz in den meisten unternehmerischen Bereiche ist Excel heute veraltet und vor allem für Unternehmen einer bestimmten Größe und für die interdisziplinäre Zusammenarbeit ungeeignet. Programme mit Cloud-Lösungen und SaaS sind derzeit die unentbehrlichen Tools, die für den Erfolg Ihres Geschäfts und vor allem Ihres digitalen Wandels sorgen! Wir diskutieren 8 gute Gründe, wieso Sie besser auf Excel in Ihrer Buchhaltung verzichten sollten. Los geht’s:

1) In Excel können keine Rechnungen eingefügt werden

Sie sind dazu verpflichtet die Quittungen, Rechnungen und Belege aller Ausgaben aufzubewahren, damit Sie im Falle einer Überprüfung oder eines Audits schnell abgerufen werden können. Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung ausschließlich mit Excel arbeiten müssen die Rechnungen gesondert aufbewahrt werden, da Excel keine Möglichkeit zur Archivierung von Belegen bietet. Die Buchhaltung muss einen komprimierten Ordner erstellen und der jeweiligen Excel-Tabelle anhängen. Ein großer Aufwand und ein nicht unerhebliches Risiko für Datenverlust.

2) Excel ist zeitaufwändig

Komplizierte Formatierung von Formeln mit zig Datenblätter – das End-game eines jeden Nutzers, der schnell eine Kennzahl ziehen möchte oder seine Ausgaben erfassen möchte. Wer Excel fehlerfrei verwenden will, muss sich gut auskennen und sich Zeit für die Bearbeitung der Tabellen nehmen. Zeit ist aber gerade in der Unternehmensumwelt eine rarer und wichtiges Gut, das möglichst ressourcensparend verwendet werden sollte. Mehrere Stunden mit dem Ausfüllen von Excel-Vorlagen zu verbringen, wird Ihnen nicht dabei helfen, den Wettlauf gegen die Zeit zu gewinnen. Gerade bei Spesenabrechnungen oder Reisekostenabrechnungen bieten sich voll automatisierte Systeme an, um Zeit zu sparen und wieder Raum für die wichtigen Dinge zu schaffen.

3) Excel ist alles andere als eine intelligente Lösung

Excel ist zugegebenermaßen ein sehr leistungsstarkes Tool und wird im Arbeitsalltag von zahlreichen Unternehmen eingesetzt! Aber intelligent und selbstlernend ist es sicher nicht. Sie können Excel zwar so einstellen, dass bei der Tabellenbearbeitung einige Aufgaben automatisiert werden, aber diese Einstellung nehmen viel Zeit und Knowhow in Anspruch. Außerdem können mit Excel nicht alle Geschäftsausgaben eines Unternehmens verwaltet werden und Verantwortliche erhalten keine Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.

4) Keine automatische Erfassung von Reisekostenabrechnungen mit Excel

Wer verbringt schon gerne seine Zeit damit, Excel-Blätter auszufüllen? Wohl niemand. Mit intelligenten Tools wie Expensya, die auf Technologien wie Machine Learning und künstlicher Intelligenz basieren, können Sie sich von der unliebsamen, manuellen Ausgabenerfassung und -Abrechnung verabschieden.

5) Excel zentralisiert nicht alle Ihre Daten

Sie beharren weiterhin darauf, Excel zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen zu verwenden? Dann können Sie sich darauf einstellen, benötigte Informationen weiterhin aus verschiedenen Quellen zu suchen und zusammenzustellen. Möchten Sie beispielsweise die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens überprüfen oder frühere Ausgaben von Mitarbeitenden einsehen, sind Sie gezwungen PDF-Rechnungen und Excel-Auflistungen verschiedener Jahre und Formen zu suchen. Es ist alles andere als praktisch, für diese Sucherei jedes Mal die Arbeit zu unterbrechen. Erschwerend schlagen hier die fehlende Automatisierung und der stark manuelle Aspekt der Vorgehensweise zu Buche, die weiter zu einem höheren Fehlerrisiko beitragen.

Welche Vorteile bietet Ihnen die Digitalisierung der Geschäftsausgabenverwaltung?

6) Excel hält mit dem Wachstum Ihrer Aktivität nicht Schritt

Excel wird Ihnen bei zunehmender Unternehmensgröße und Komplexität nicht die benötigte Flexibilität bieten oder sich an die Komplexität Ihrer Aktivität anpassen. Sie werden sich mit den zur Verfügung stehenden Mitteln durchwurschteln müssen und dabei nimmt die Komplexität Ihres Verwaltungsprozesses weiter zu.

7) Excel ist nicht mobil

Wenn Sie die die Reisekostenverwaltung und -abrechnung über Excel organisieren, dann riskieren Sie mit veralteten Daten zu arbeiten. Mit Excel können Sie nicht in Echtzeit auf die Ausgaben Ihres Unternehmens zugreifen. Mitarbeitende müssen erst ins Unternehmen zurückkehren, damit Ausgabenberichte und Abrechnungen erstellt werden können. Auch wenn mittlerweile mobile Excel-Versionen erhältlich sind, haben Sie schon einmal versucht, Ihren Reisekostenabrechnungsbericht über diese Versionen auszufüllen? Na dann, viel Glück!

8) Excel lässt sich nicht in Ihr gesamtes Informationssystem integrieren

Auch wenn Sie eine Excel-Tabelle unter mehreren Formaten speichern, können Sie nicht sicher sein, ob sie sich dann auch in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Und so werden Sie oft gezwungen sein einen doppelten Dateneintrag vorzunehmen…

Zeit für automatisierte, intelligente und native Buchhaltungssysteme!

Jetzt sollten sich erste Zweifel regen, Excel weiterhin bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben zu verwenden. Eine spezialisierte, professionelle und intelligente Lösung wie Expensya wird sich den oben genannten Problemen annehmen und Ihr Geschäftsausgabenmanagement bereichern. Zunächst einmal automatisiert Expensya den gesamten Verwaltungsprozess von Abrechnungen, macht die manuelle Eingabe überflüssig und ermöglicht Exporte, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Des Weiteren können Sie mit Expensya Ihre Ausgabenrichtlinien automatisieren, Fahrtkosten verwalten und dank der beweiskräftigen digitalen Archivierung Ihren Papierbergen Adieu sagen!

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