Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Alles rund um Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Neben Master Card, American Express und Visa gibt es noch zahlreiche weitere Anbieter von Kreditkarten. Bereits im Privaten fällt der Vergleich von Kreditkartenanbietern und Zahlungskarten schwer, für Unternehmen und Mitarbeitende ist die Situation oft noch komplexer. Doch was ist eigentlich eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter? Wozu werden diese verwendet und welche Vorteile bieten Firmenkreditkarten für Mitarbeitende? Wir informieren Sie über wichtige Eckpunkte zu Firmenkreditkarten für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Die Besonderheiten von Kreditkarten für Mitarbeiter

Wie bereits kurz angesprochen, sollten bei der Entscheidung für Kreditkarten in einem Unternehmensumfeld bestimmte Aspekte berücksichtigt werden. Für Unternehmen existieren oft spezielle B2B-Angebotspakete, die von Kreditkartenausgebern zusammengestellt werden. Um diese Pakete entsprechend vergleichen zu können, reicht es nicht aus sich auf private Erfahrungen mit z.B. seiner Visakarte zu verlassen. Klären wir zuallererst was man eigentlich unter Firmenkreditkarten für Mitarbeitende verstehen kann.

Was versteht man unter einer Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Eine Kreditkarte ist eine Zahlungsmethode, bei der die Abbuchung von Beträgen in der Regel zum Monatesende erfolgt und das hinterlegte Konto nicht direkt belastet wird. Dies unterscheidet die Kreditkarte von einer klassischen EC-Karte. Kreditkarten sind zudem nicht zwangsläufig an ein Girokonto gebunden und können auf ein gesondertes Kreditkartenkonto laufen.

Eine Firmenkreditkarte ist demnach eine Kreditkarte, wie oben beschrieben, die von Mitarbeitenden eines Unternehmens genutzt werden kann, um geschäftliche Ausgaben zu tätigen. Diese Zahlungskarten werden in der Regel vom Unternehmen an eine Gruppe von Mitarbeitenden, eine Abteilung oder einen speziellen Mitarbeitenden ausgegeben. Die Verwendung der Firmenkreditkarte ist firmenspezifisch geregelt und wird meist in den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens ausdefiniert. Dort kann das Unternehmen beispielsweise auch festlegen, welche Ausgaben Sie mit der Firmenkreditkarte machen dürfen und bis zu welcher Höhe Ausgaben erlaubt sind.

Überblick zu unterschiedlichen Kreditkarten für Unternehmen

Unternehmen haben die Wahl zwischen verschiedenen Firmenkreditkarten, neben der Reisestellenkarte und gibt es auch die Corporate Kreditkarte. Letztere kann entweder als klassische Kreditkarte, Prepaid oder virtuelle Kreditkarte an die Mitarbeitenden ausgegeben werden. Mehr zu den unterschidelichen Kreditkartenarten für Firmen erklären wir hier.

Was bringt eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter?

Firmenkreditkarten verschaffen Mitarbeitenden mehr Autonomie und können gleichzeitig dem Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Unternehmensausgaben ermöglichen. Gerade in Verbindung mit innovativen Lösungen zur Ausgabenverwaltung entfalten Firmenkreditkarten ihr gesamtes Potential. Es können Kartenlimits festgelegt, Validierungs-Workflows abgebildet, Bankintegrationen hinterlegt, individuelle Ausgabenrichtlinien konfiguriert werden. In dieser Kombination eröffnen Firmenkreditkarten dem Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten Zahlungsprozesse zu automatisieren und zu dezentralisieren. Viele Kreditkartenanbieter bieten Bonussysteme mit anderen Unternehmen wie beispielsweise Fluggesellschaften an.

Gut zu wissen | Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Das Unternehmen hat dank der individuellen Kreditkarten die Möglichkeit, jeder Karte und jedem Mitarbeitenden ein eigenes Ausgabenlimit zuzuweisen. In der Folge erhöht sich die Konformität von getätigten Ausgaben mit den Ausgabenrichtlinien und das Risiko für falsche Ausgaben sinkt. Hiervon profitieren auch Mitarbeitende, deren ausgabenkonforme Ausgaben so auch abschließend genehmigt werden. Für den Außendienst und den Vertrieb, wo regelmäßig viel gereist wird, können Firmenkreditkarten zu mehr Flexibilität und Zahlungsfreiheit auf der Geschäftsreise führen. Ausgaben werden schneller freigegeben und am Monatsende wird automatisch eine Ausgabenübersicht in den Kreditkartenauszügen erstellt. Dadurch wird auch die leidige Spesenabrechnung oder Reisekostenabrechnung einfacher, da alle Belege und Ausgaben mit der Firmenkreditkarte dokumentiert werden. Eine lückenlose Dokumentation aller geschäftlichen Ausgaben erleichtert auch die Arbeit der Buchhaltung, die die benötigten Belege und Quittungen direkt einsehen können.

Welche Vorteile hat die Kreditkarte für die Angestellten?

Eine Firmenkreditkarte kann für alle Beteiligten nicht zu vernachlässigende Vorteile bringen. Einige dieser haben wir bereits vorher kurz angesprochen, es lohnt sich aber einen genaueren Blick auf die Vorzüge von Kreditkarten zu werfen. Was bringt denn letztlich eine geschäftliche Kreditkarte einem Mitarbeitenden?

Vereinfachtes Bezahlen online

Auch im Geschäftsumfeld werden viele Aufträge inzwischen gänzlich über online Buchungsportale getätigt was bedeutet, dass auch Ausgaben vermehrt online anfallen. Mit einer Firmenkreditkarte können Mitarbeitende ihre Buchungen direkt online machen und bezahlen, ohne Geld über private Kreditkarten vorstrecken zu müssen. In einer Zeit, in der viele hauptsächlich im Homeoffice sind, sind Online-Käufe zum Alltag geworden. Einen benötigten zweiten Bildschirm oder eine zweite Maus fürs Homeoffice sind mit Firmenkreditkarten unkompliziert bestellt und das Unternehmen kann den überblick über diese Ausgabenkategorie behalten.

Bei Zahlungen im Internet kann eine Firmenkreditkarte auch eine erhöhte Sicherheit bieten, gerade wenn wie bei virtuellen Kreditkarten ein individuelles Ablaufdatum hinterlegt wird. Nach diesem Datum ist die Firmenkreditkarte nicht mehr gültig und kann bei Informationsklau auch nicht mehr verwendet werden.

Geldabheben an Automaten oft (weltweit) kostenfrei

Bei vielen Kreditkartenanbietern ist das Abheben von Bargeld weltweit kostenfrei. Gerade für Mitarbeitende, die oft und viel im Ausland unterwegs sind, hat dies bedeutsame Vorteile. Sie müssen kein Bargeld mit sich führen und können einfach vor Ort den benötigten Betrag in der Landeswährung abheben. Dem Unternehmen entstehen dann stichtagsgenaue Wechselkurskosten, da der Kreditkartenanbieter den Wechselkurs ansetzt, der am Tag der Abhebung gilt.

Differenzierte Belastung zum Monatsende

Kreditkarten belasten, wie einleitend erwähnt, das hinterlegte Konto in der Regel nicht direkt, sondern verzögert. Weder Unternehmen noch Mitarbeitende müssen so die Ausgaben vorstrecken und die angefallenen Kosten werden gesammelt zum Monatsende eingezogen. Durch die differenzierte Belastung können Verantwortliche, Genehmiger und die Buchhaltung alle geschäftlichen Ausgaben gesammelt einsehen. Der Kreditkartenauszug kann auch als Belegdokument für die Spesen- oder Reisekostenabrechnung verwendet werden.

Expensya, eine Lösung die Mitarbeiterausgaben integriert

Mit Expensya können Sie Firmenkreditkarten mit einer nativen, automatisierten Lösung zum Geschäftsausgabenmanagement verknüpfen. Neben reellen, Plastikkarten können Mitarbeitende auch virtuelle Kreditkarten beantragen, die einem Projekt, einer Ausgabe, einem Team oder einem Mitarbeitenden zugeordnet werden können. Mitarbeitende profitieren von einer erhöhten Autonomie und Manager können die Geschäftsausgaben transparenter einsehen.

Die ideale Methode, um strategische wie alltägliche Ausgaben eines Unternehmens zu verwalten, ist eine Geschäftskreditkarte in Verbindung mit einer intelligenten Lösung zum Geschäftsausgabenmanagement. Dadurch können Sie alle Schritte Ihres Verwaltungsprozess bei Unternehmensausgaben und -Käufen automatisieren.

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