Alle Auslagen, die einem Mitarbeitenden im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstehen, werden ihm gegen Vorlage eines Belegs erstattet. Für das Unternehmen ist die Verwaltung dieses Prozesses komplex und oft sehr zeitaufwändig.
Was fällt unter den Begriff Geschäftsausgaben? Welche Ausgabenarten werden vom Unternehmen übernommen? Unser Redaktionsteam hat für Sie 5 häufig gestellte Fragen zu Geschäftsausgaben ausgewählt, die wir beantworten!
Was fällt unter den Begriff Geschäftsausgaben?
Als Geschäftsausgaben werden Kosten bezeichnet, die dem Arbeitnehmer bei der Ausführung eines Auftrags im Rahmen seines Berufes entstehen. Nicht zu verwechseln mit Betriebsausgaben, die im Wesentlichen Ausgaben im Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit betreffen und nichts mit der Berufsausübung zu tun haben. Diese vom Angestellten oft vorgestreckten Ausgaben erstattet das Unternehmen gegen Vorlage eines Belegs.
Was genau ist eine Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung ist ursprünglich ein Papierdokument, in dem alle Ausgaben zusammengefasst sind, die ein Mitarbeitender im Namen seines Unternehmens getätigt hat. Die Reisekostenabrechnung ist der Nachweis, dass die Zahlung erfolgt ist, und ermöglicht es ihm, die entstandenen Kosten erstattet zu bekommen. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Unternehmensabläufe werden heutzutage auch die Reisekostenabrechnungen digitalisiert. Über eine spezielle Software können zwei Arten von Reisekostenabrechnungen erstellt werden:
- Die klassische Reisekostenabrechnung: der Mitarbeitende gibt lediglich die Art der Spesen und die Beträge ein.
- Die Fahrtkostenabrechnung: In diesem Fall muss der Mitarbeitende die Etappen seiner Reiseroute in einem speziellen Antrag angeben, die Fahrtkosten werden anschließend automatisch berechnet.
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Geschäftsausgaben: Was sagt das Gesetz?
Um eine Ausgabe als Geschäftsausgabe geltend zu machen, muss sie 3 Hauptkriterien erfüllen:
- Sie muss im Rahmen der beruflichen Tätigkeit des Mitarbeitenden entstanden sein.
- Die Ausgaben müssen datiert und einem steuerpflichtigen Zeitraum zugeordnet sein.
- Die Ausgaben müssen von einem Beleg begleitet sein, der das zentrale Element des Erstattungsverfahrens darstellt.
Welche Ausgaben werden vom Unternehmen übernommen?
Der Arbeitgeber muss seinen Angestellten die Ausgaben in voller Höhe erstatten, und er ist verpflichtet, die gesetzliche Gebührenordnung einzuhalten. In diesem Zusammenhang sind verschiedene Ausgabenarten vom Unternehmen erstattbar:
- Verpflegungskosten: Ausgaben dieser Art beziehen sich hauptsächlich auf Mahlzeiten und Restaurants.
- Transportkosten: Wenn es sich um ein Privatfahrzeug handelt, können dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten nach der vom Finanzamt festgelegten Kilometerstaffel erstattet werden. Generell werden häufiger öffentliche Verkehrsmittel genutzt.
- Kosten für Unterkunft und Verpflegung: Ausgaben dieser Kategorie sind nur erstattbar, wenn der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers mindestens 50 km von seinem Wohnort oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln mehr als 1,5 Stunden entfernt ist.
- Andere Ausgaben: Kosten in Verbindung mit dem Homeoffice, Bürobedarf, Dokumentation, …
Wichtig: Nicht alle entstandenen Kosten sind notwendigerweise Geschäftsausgaben, die vom Arbeitgeber erstattbar sind.
Geschäftsausgaben: welche Erstattungsmodalitäten gibt es?
Das Unternehmen kann zwischen zwei Erstattungsmodalitäten wählen:
- Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen: Der Arbeitgeber erstattet die Kosten, die dem Mitarbeitenden tatsächlich entstanden sind. Um eine Erstattung ihrer Auslagen zu erhalten, müssen die Mitarbeitenden daher ihre Reisekostenabrechnungen mit Belegen (Rechnung, Quittung usw.) einreichen. Jeder Erstattungsantrag muss den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Generell ist dies die am häufigsten gewählte Erstattungsart.
- Erstattung auf Basis einer Pauschale: Der Arbeitgeber stellt den Mitarbeitenden einen gesetzlich festgelegten Betrag zur Verfügung, um die anfallenden Kosten zu decken. In diesem Fall müssen die Mitarbeitenden ihre Ausgaben nicht rechtfertigen, und Ausgaben, die den Pauschalsatz übersteigen, werden nicht erstattet. Diese Art der Erstattung ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeitenden eine einfache Lösung: Es sind keine Belege erforderlich und interne Verfahren zur Kostenerstattung entfallen.
Welchen Ausweg aus der umständlichen Verwaltung gibt es?
Die Kontrolle, Validierung und Erstattung von Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitenden kann für das Unternehmen eine mühsame und zeitraubende Aufgabe sein. Reisekostenabrechnungen und deren Verwaltung zu digitalisieren, ist inzwischen eine Notwendigkeit. Die Lösung? Eine Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen verwenden, um den gesamten Prozess zu dematerialisieren, zu automatisieren und die Bearbeitung zu beschleunigen.
Hier kommt unsere intelligente Lösung Expensya ins Spiel, die durch Automatisierung und neueste technische Entwicklungen wie Machine Learning, Künstliche Intelligenz und die Cloud vielen tausend Arbeitnehmern die Reisekostenabrechnung erleichtert. Expensya bietet Ihnen die Möglichkeit, die Lösung an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ihre Tätigkeit anzupassen, um eine vereinfachte und optimierte Verwaltung der Reisekostenabrechnung zu gewährleisten.
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