Ausgaben in der Buchhaltung

Welche Ausgaben gibt es in der Buchhaltung?

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Der Verwaltungsaufwand den Unternehmen mit Erfassungs- und Genehmigungsprozessen von betrieblichen Ausgaben haben, ist immens. Vor allem aber kostet er Unternehmen Zeit, bindet Ressourcen und raubt den Verantwortlichen mitunter die Nerven. Zwangsläufig stellt sich jedes Unternehmen irgendwann einmal die Frage, wie sich der Prozess der Geschäftsausgabenverwaltung verbessern lässt.

Wie optimieren Sie die Verwaltung von Geschäftsausgaben?

Im Laufe eines Geschäftsjahres fallen die unterschiedlichsten Geschäftsausgaben an, manche davon sind unkompliziert und wiederkehrend, andere wiederum komplex und speziell. Je nach Ausgabenkategorie gelten fallweise auch bestimmte buchhalterischen Richtlinien bei der Abrechnung der Geschäftsausgaben, was die Komplexität weiter erhöht. Darüber hinaus steigt mit zunehmender Mitarbeiteranzahl auch die Anzahl anfallender Geschäftsausgaben und der Verwaltungsaufwand kann bisweilen exponentiell anwachsen.

Was versteht man unter einer Ausgabe im geschäftlichen Kontext?

Eine Geschäftsausgabe bezeichnet eine Ausgabe eines Mitarbeitenden, die beruflich bedingt ist und im Rahmen der geschäftlichen Interessen seines Unternehmens stattfindet. Gegen die Vorlage eines Belegs erhält der Mitarbeitende diese Ausgabe dann von seinem Unternehmen zurück. Geschäftsausgaben können diversen Ursprungs sein, sie können beispielsweise bei Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen als Reisekosten oder als Ausgaben für neue Büromaterialien anfallen. Im Allgemeinen gehen die Mitarbeitenden bei der Begleichung der Geschäftsausgaben in Vorleistung und bekommen diese Kosten dann zu einem späteren Zeitpunkt vom Unternehmen zurückerstattet.

Für Unternehmen stellt das Management, die Verwaltung und die Buchhaltung der diversen Geschäftsausgaben jedoch oftmals eine Mammutaufgabe dar. Gerade wenn es sich bei Geschäftsausgaben um Reisekosten im Rahmen einer Geschäftsreise handelt. In diesem speziellen Fall können abweichende Mehrwertsteuersätze, Tagespauschalen und diverse Fremdwährungen einen enormen Mehr-Verwaltungsaufwand bedeuten. Um das Thema der Geschäftsausgaben besser zu verstehen, wenden wir uns doch kurz den verschiedenen Arten einer Geschäftsausgabe zu.

Geschäftsausgaben in der Buchhaltung

In der Buchhaltung existieren unterschiedliche Arten von Geschäftsausgaben. Wichtig ist hierbei, dass die Geschäftsausgaben im Rahmen der beruflichen Tätigkeit des Mitarbeitenden entstanden sind. Für eine spätere Abrechnung sowie die steuerliche Korrektheit muss die Geschäftsausgabe ein eindeutiges, reelles Datum aufweisen und einem steuerpflichtigen Zeitraum zugeordnet werden können. Für die Buchhaltung und eine abschließende Kostenerstattung ist es außerdem entscheidend, dass ein Beleg für die jeweilige Ausgabe vorliegt. Bei den Erstattungsmodalitäten stehen dem Unternehmen mehrere buchhalterische Möglichkeiten offen.

Erfahren Sie mehr zur Erstellung einer Ausgabenrichtlinie

Aber was sind denn nun praxisnahe Beispiele einer Geschäftsausgabe?

Brechen wir die Komplexität von Geschäftsaufgaben doch mit ein paar praxisnahen Beispielen. Eine Form der Geschäftsausgaben könnten beispielsweise Reisekosten sein, diese fallen im Rahmen einer Geschäftsreise des Mitarbeitenden an. Der Mitarbeitende ist auf einem Kundentermin in Hamburg und bucht hierfür ein Zugticket für die An- und Abreise sowie eine Übernachtungsmöglichkeit in einem Hotel vor Ort. Sowohl die Ausgaben für die Zugreise als auch die Hotelbuchung sind Kosten, die dem Mitarbeitenden auf seiner beruflichen Reise entstanden sind und demnach Geschäftsausgaben. In diesem Fall wären die Ausgaben klar einem Kundentermin beziehungsweise einem Projekt zuordenbar und fallen buchhalterisch unter die Reisekostenabrechnungen.

Wir können aber auch von Geschäftsausgaben sprechen, wenn ein Mitarbeitender für die Ausübung seiner täglichen Arbeit im Home-Office einen neuen Bildschirm benötigt. Ebenso wären Aufwendungen für Verpflegung, die dem Mitarbeitenden im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen, eine Geschäftsausgabe. Ein weiteres Beispiel finden wir im Kontext von Seminaren und Teamevents. Eine Abteilung Ihres Unternehmens veranstaltet ein Team-Event für seine Mitarbeitenden und geht abschließend gemeinsam in einem Restaurant essen. Die Verpflegungskosten, die bei der Bewirtung des Team-Events entstehen, könnten Sie ebenfalls als Geschäftsausgaben ansetzen und dementsprechend abrechnen.

Effektive Verwaltung von geschäftlichen Ausgaben

Der Managementprozess von Geschäftsausgaben kann Unternehmen mitunter viel Zeit, Geld und Geduld kosten. Es ist sowohl im Interesse von Unternehmen als auch der Mitarbeitenden, dass dieser Prozess einfacher und effizienter gestaltet wird.

Ein effektives Management von Geschäftsausgaben orientiert sich an drei Dimensionen. In einem ersten Schritt sollten im Unternehmen klare und einfache Ausgabenrichtlinien festgelegt werden. Diese müssen für alle Mitarbeitenden klar verständlich sein und sich dennoch an den steuer- und sozialgesetzlichen Vorgaben orientieren. Vermeiden Sie es, einfach die geltenden gesetzlichen Regelungen und Passagen aus dem Steuergesetz zu zitieren. So bieten Sie Ihren Mitarbeitenden keine wirkliche Orientierungshilfe bei Geschäftsausgaben und riskieren, dass die Ausgabenrichtlinien nicht beachtet werden. Zudem sollte bei der Formulierung versucht werden die Ausgabenrichtlinien möglichst für das gesamte Unternehmen zu standardisieren. Denn es gilt: je mehr unterschiedliche Ausgaben anfallen, desto komplexer wird auch deren Verwaltung. Wenn unternehmensspezifische Abläufe eine Standardisierung erschweren, sollten Sie sich nach einem intelligenten Tool zur Verwaltung Ihrer Geschäftskostenabrechnungen und zur Integration Ihrer Ausgaberichtlinien erkunden.

Außerdem sollte in einem zweiten Schritt darauf geachtet werden, dass die Ausgabenrichtlinien für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich sind. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden auch tatsächlich auf die Ausgabenrichtlinien zurückgreifen und sich an diese halten. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über Aktualisierungen der Richtlinien und geben Sie Hinweise wo welche Richtlinien einsehbar sind. Werben Sie auch für die Vorteile Ihrer Ausgabenrichtlinien: zum Beispiel mit einer erhöhten Sicherheit, einem verbesserten Komfort und einfacherer Orientierung.

Zuletzt sollten Sie bei der Kontrolle und dem Management der Geschäftsausgaben automatisierten Verfahren den Vorzug geben. Es gibt bereits unterschiedlichste Ansätze, wie die Abrechnung von Geschäftsausgaben vereinfacht werden kann. Mit einer entsprechenden Lösung können Sie beliebig komplexe Ausgabenrichtlinien erstellen und gleichzeitig die Richtigkeit eingereichter Ausgaben verbessern. Dank der Automatisierung der Geschäftsausgabenverwaltung können unberechtigte Ausgaben direkt bei der Eingabe blockiert werden, entsprechende Warnmeldungen an Führungskräfte und Eingabehinweise an den jeweiligen Mitarbeitenden gesendet werden. Mit der automatisierten und intelligenten Lösung von Expensya können Sie u.a. Eingabehinweise und Erklärungen für Ihre Mitarbeitenden integrieren. Dadurch veranschaulichen Sie die automatisierte Anwendung Ihrer Ausgabenrichtlinien und können Ihren Mitarbeitenden zu einem besseren Verständnis der Ausgaberichtlinien verhelfen.

Expensya: eine intelligente Lösung für die Verwaltung von Geschäftsausgaben

Vergessen Sie stundenlanges, manuelles Erfassen von Geschäftsausgaben, Belegen und die umständliche Berechnung von Tagespauschalen. Entscheiden auch Sie sich für die intelligente Lösung zur automatisierten Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben. Die webbasierte und mobile Anwendung Expensya erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitenden den gesamten Verwaltungsprozess – von der Erfassung einer Ausgabe bzw. eines Belegs bis hin zur Erstattung und Buchhaltung. Expensya bietet Ihnen eine komplett integrierte und innovative Verwaltung von Geschäftsausgabenabrechnungen. Testen Sie jetzt die Geschäftsausgabenverwaltung von morgen für Ihr Unternehmen – kostenlos für 30 Tage!

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