Bessere Kontrolle der Geschäftsausgaben in 4 Schritten

Bessere Kontrolle der Geschäftsausgaben in 4 Schritten

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Welche Schritte sind nötig, um eine bessere Kontrolle der Geschäftsausgaben im Unternehmen zu haben?

Geschäftsreisen sind mit diversen Ausgaben verbunden. Diese Ausgaben können Unterkunft, Fahrtkosten, Mahlzeiten usw. umfassen. Auslagen, die Mitarbeitenden für berufliche Zwecke entstehen, müssen vom Unternehmen erstattet werden. Ein Unternehmen ist jedoch oft mit hohen Ausgaben konfrontiert und nicht in der Lage, die geschäftlichen Ausgaben seiner Teams zu steuern.

Unternehmen richten komplexe Prozesse zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung Verwaltung der Reisekostenabrechnung ein. Die meist sehr spärliche Kommunikation über diese Prozesse hat für Unternehmen jedoch negative Folgen, denn entweder überschreiten die Ausgaben die zulässigen Obergrenzen oder werden ohne Beachtung der besten verfügbaren Angebote getätigt. Oft herrscht unter den Mitarbeitenden auch Unklarheit über die Erstattungsmechanismen und es entsteht Unzufriedenheit.

Expensya ermöglicht es Ihnen, die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeitenden in 4 Schritten besser zu steuern:

Ausgabenrichtlinien festlegen

Mitarbeiter auf Geschäftsreise wissen oft nicht, welche Auslagen vom Unternehmen erstattet werden und welche nicht. Es kommen mehrere Fragen auf: Worauf habe ich Anspruch? Welche Grenzen sind zu beachten? Welche Ausgaben sind erstattbar?

Um jegliche Unklarheiten zu vermeiden und die Kosten besser zu steuern, muss das Unternehmen über Ausgabenrichtlinien verfügen. Ausgabenrichtlinien müssen klar formuliert, präzise und einfach zugänglich sein. Extrem komplex strukturierte Richtlinien schaffen für das Unternehmen bestenfalls neue Probleme.

Einige Empfehlungen für die Umsetzung Ihrer Ausgabenrichtlinien:

  • Verfassen Sie einen Text, der die Ausgabenrichtlinien und den Erstattungsprozess des Unternehmens beschreibt. Dieses Dokument muss kurz, knapp und so klar wie möglich formuliert sein. Darüber hinaus muss es für alle Mitarbeitenden des Unternehmens zugänglich sein und sie müssen wissen, dass es existiert.
  • Ziehen Sie Ihre Buchhaltung in Bezug auf die gesetzlichen Erstattungsvorschriften zu Rate. Diese können von Branche zu Branche unterschiedlich sein.
  • Befolgen Sie alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften, aber übertragen Sie deren Komplexität nicht in Ihre internen Ausgabenrichtlinien.
  • Bestehen Sie darauf, dass Transport und Unterkunft für eine Geschäftsreise so weit wie möglich vorausgeplant werden, um bei diesen Ausgaben die besten Preise erhalten zu können.
  • Versuchen Sie, möglichst immer die kostengünstigsten Transportmittel zu wählen.
  • Setzen Sie Obergrenzen für Verpflegungsausgaben.
  • Automatisieren Sie die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien mit automatisierten Lösungen.
  • Legen Sie Termine für die Erstattung und das Einreichen der Fixkosten fest.

Entdecken Sie in unserem Themenschwerpunkt, wie Sie Ausgabenrichtlinien umsetzen können: Das Geheimnis von gelungenen Ausgabenrichtlinien

Durch eine Ausgabenrichtlinie kann das Unternehmen seine geschäftlichen Ausgaben im Vorfeld steuern und die Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten auf dem Laufenden halten.

Die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen automatisieren

Der beste Weg, die Bedenken in Bezug auf die Ausgaben zu entschärfen und die Geschäftsreisekosten so gering wie möglich zu halten, ist die Entmaterialisierung der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen  mit einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen  wie Expensya!

Expensya ist die Web- und mobile Lösung, mit der Sie Ihre eigenen Ausgaben und die Ihrer Mitarbeitenden effizient verwalten können. Expensya garantiert Ihnen eine Kostensenkung und eine Vereinfachung des Verwaltungsprozesses der Spesenabrechnungen – vom Beleg bis hin zur Abrechnung.

  • Die manuelle Dateneingabe entfällt: Ihre Mitarbeitenden machen Fotos ihrer Quittungen und die intelligente Erkennung extrahiert alle relevanten Informationen.
  • Die Aufwendung ist blitzschnell erstellt und kann der zuständigen Führungskraft zur Genehmigung gesendet werden.
  • Die Führungskräfte erhalten eine sofortige Benachrichtigung und können die Ausgaben der Teammitglieder genehmigen und an die Buchhaltung weiterleiten oder ablehnen.
  • Die Befolgung der Ausgabenrichtlinien wird anhand von einstellbaren Regeln automatisch angewendet: Sie konfigurieren Obergrenzen, Warnungen und Sperren nach vordefinierten Kriterien und Expensya überwacht für Sie die Einhaltung der Richtlinien und informiert Ihre Teams bei Überschreitungen.
  • Der vereinfachte Datenexport kann in verschiedene Buchhaltungsprogramme integriert werden, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Durch die Dematerialisierung dieses Prozesses wird es möglich, die Kosten von Geschäftsreisen zu rationalisieren und die Rückverfolgbarkeit der entstandenen Ausgaben zu gewährleisten.

Sie wünschen sich eine Optimierung der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen und der Kontrolle der entstandenen Ausgaben? Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit einer spezifischen Lösung!

Die Ausgaben der Mitarbeitenden analysieren

Die genaue Untersuchung der Ausgaben der Mitarbeitenden bietet dem Unternehmen einen Überblick über diese Ausgaben und ein Verständnis der Trends. Daraus lassen sich wichtige Rückschlüsse über die Stichhaltigkeit der Richtlinien ziehen und es wird deutlich, ob einige Posten zu kostenintensiv sind. Oft wird durch diese Analyse deutlich, dass die Ausgabenrichtlinien bestimmte Problemstellungen von Geschäftsreisen übersehen und eine Anpassung nötig ist.

Nicht zuletzt kann diese Analyse aufzeigen, wo Ihre Mitarbeiter am meisten ausgeben und wie Sie diese Kosten senken können:

  • Zu hohe Reisekosten? Denken Sie darüber nach, ein Reisebüro zu beauftragen, ein Buchungstool zu verwenden oder ein internes Travel Desk einzurichten.
  • Verschiedene Projekte Ihres Unternehmens ziehen sich über mehrere Monate? Die Ausgabenanalyse nach Kostenstelle oder Projekt kann Ihnen helfen, die tatsächlichen Gesamtkosten eines Kundenvertrags zu ermitteln.
  • Ihre Teams benutzen zunehmend ein bestimmtes Transportmittel? Schließen Sie eine Partnerschaft mit einem Akteur des Sektors.

Wie man es auch dreht und wendet: Die Analyse Ihrer Ausgaben ist ein unvermeidlicher Schritt! Sie ermöglicht es Ihnen, rasch einfache Einsparungsmöglichkeiten zu erkennen.

Genau aus diesem Grund bietet eine Lösung wie Expensya Zugang zu Spesenstatistiken und ermöglicht Ihnen den Export kompletter Berichte, die zur Analyse Ihrer Ausgabendaten verarbeitet werden können.

Mit Geschäftsreisebüros, SBTs oder Open Booking arbeiten

Die Auswahl der richtigen Partner kann für ein Unternehmen hohe Einsparungen bedeuten. Durch die Partnerschaft mit Reisebüros können gute Tarife und Angebote ausgehandelt werden. Dieser Gedanke liegt auch dem SBT bzw. ‚Self Booking Tool‘ zugrunde. Es ändert sich lediglich die Methode der Vorausplanung, und inzwischen bieten auch auf Geschäftsreisen spezialisierte Reisebüros ihr SBT an.

Nun stellt sich die Frage Ihrer Geschäftsreise-Präferenzen: lieber ein direktives Verfahren oder Open Booking? Sie haben die Wahl… und müssen anschließend nur noch Ihren Mitarbeitenden die damit verbundene Grundhaltung nahebringen.

Mehr und mehr Unternehmen setzten auf eine Sensibilisierung ihrer Teams für „Best Buy“ und eine Logik, bei die reisenden Mitarbeiter alle Aspekte ihrer Geschäftsreise selbstständig verwalten, dabei aber durch die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens und die zur Verfügung gestellten Tools geführt werden.

Die Kontrolle der geschäftlichen Ausgaben ist zwangsläufig mit der Einführung bestimmter Praktiken verbunden. Eine davon ist die Automatisierung der Verwaltung der Reisekostenabrechnungen! Registrieren Sie sich, um unsere Lösung 90 Tage lang kostenlos zu testen!

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