Betriebsausgaben: Das können Sie absetzen

Was sind Betriebsausgaben und wie werden sie abgerechnet?

Indem Unternehmen die Betriebsausgaben absetzen, können sie ihre Gewinne mindern und dadurch Steuern sparen. Doch wie genau geht das mit der Abrechnung von Betriebsausgaben und welche Aufwendungen sind überhaupt abzugsfähig? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ihre Betriebsausgaben steuerlich korrekt handhaben.

Begriffsklärung Betriebsausgaben

Im Rahmen einer Geschäftskostenabrechnung werden alle Ausgaben erfasst, die betrieblich bzw. geschäftlich bedingt sind. Zu diesen Betriebsausgaben gehören neben den Spesen, Verpflegungspauschalen, Ausgaben für Büroausstattung, Fahrtkosten, Unterkunft noch viele andere. Grundsätzlich fallen in diese Kostenkategorie alle Ausgaben, die ein Unternehmen verursacht und die für seinen Betrieb entstehen. Es zählt jedoch nicht gleich jede Ausgabe zu den Betriebsausgaben, gerade für Selbstständige ist hier Vorsicht geboten. Vor allem bei Ausgaben, die im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung entstehen,

Betriebsausgaben sind folglich Ausgaben die einem Unternehmen anfallen, um seinen betrieblichen Zweck zu erfüllen. Mit Betriebsausgaben können Umsätze gemindert werden. Sie reduzieren dadurch auch den Gewinn, womit die Steuerlast des Unternehmens berechnet wird. Die Betriebsausgaben müssen mit ihrem Nettowert, d.h. ohne Umsatzsteuer, angegeben werden. Sie müssen zudem in dem Jahr in dem Sie bezahlt wurden, angesetzt werden. Die gezahlten Umsatzsteuerbeträge des Unternehmens zählen als „gezahlte Vorsteuerbeträge“ ebenfalls zu den Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben, die Sie absetzen können

Mit abzugsfähigen Betriebsausgaben sind Ausgaben gemeint, die den Gewinn eines Unternehmens mindern und die zu einer niedrigeren Steuerlast für das Unternehmen führen. Der deutsche Gesetzgeber definiert ganz klar welche Betriebsausgaben Sie absetzen können. Da im Handelsrecht und Steuergesetz abweichende Regelungen zu den Betriebsausgaben bestehen, können die Gewinne, die in der Bilanz ausgewiesen werden je nach Firmierung des Unternehmens abweichen. Unter die allgemeinen Betriebsausgaben fallen die Betriebsausgabenpauschale, Ausgaben für Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe sowie bezogene Fremdleistungen und Personalkosten.

Wie bereits angesprochen zählen alle Ausgaben, die für den Betrieb des Unternehmens notwendig sind oder mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen, zu den Betriebsausgaben. Folgende Kosten, können daher in der Geschäftskostenabrechnung angegeben werden:

• Absetzungen für Abnutzung (AfA) und Abschreibungen
• Beratungskosten von Kanzleien oder Agenturen
• Materialaufwand für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Raumkosten und sonstige Grundstücksaufwendungen
• Sachzuwendungen für Mitarbeitende und Fortbildungskosten
• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) (Merke es gelten Grenzbeträge)
• Kosten für Fahrzeuge und andere Fahrtkosten
• Büroausstattung wie Porto, Telefongebühren, Zeitschriften, Bürogeräte, …
• Trinkgelder für geschäftliche Zwecke
• Rückstellungen, Rücklagenagen oder stille Reserven

Merke: Diese Liste ist nicht vollständig und soll Ihnen nur einen Eindruck abzugsfähiger Geschäftsausgaben vermitteln!

Pauschale für Betriebsausgaben nur für bestimmte Berufsgruppen

Die Betriebsausgabenpauschale können nur wenige Berufsgruppen geltend machen. Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller können beispielsweise bis zu 30 % ihrer Einnahmen ohne Belege als Pauschalbetrag ansetzen. Selbstständige in nebenberuflicher Tätigkeit in den Bereichen Kunst, Literatur, Wissenschaft, Lehre oder Prüfungstätigkeiten können maximal 25% ihrer Einnahmen als Pauschale für Betriebsausgaben absetzen. Gleiches gilt für Hebammen. Eine weitere Berufsgruppe, die Betriebsausgabenpauschale geltend machen kann, sind Individuen, die in der Tagespflege von Kindern oder anderen Personen arbeiten. Für jedes Kind, das im Monat mindestens 40 Stunden betreut wurde, kann eine Pauschale von 300 Euro angesetzt werden. Auch wer nebenberuflich für eine mildtätige, kirchliche oder gemeinnützige Einrichtung tätig ist, kann pro Jahr eine Pauschale von 720 Euro für Betriebsausgaben ansetzen.

Anstelle der Betriebsausgabenpauschale können natürlich auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Hierfür müssen die tatsächlichen Ausgaben, die die Pauschalbeträge übersteigen mit Belegen oder Rechnungen nachgewiesen werden. Es empfiehlt sich eine Buchführung oder Liste mit allen angefallenen Aufwendungen zu führen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Wie bereits angesprochen ist im Steuergesetz klar geregelt, welche Kosten und Aufwendungen als Betriebsausgaben abzusetzen sind. Die Regelungen finden Sie insbesondere in den Paragrafen §4 Abs. 5 und §12 des Einkommenssteuergesetzes. Dort finden sich Betriebsausgaben, die nicht zu den Privatentnahmen gehören, und teilweise nicht angesetzt werden dürfen. Sie sollten bei Ausgabenarten, wie Geschenken oder Bewirtungskosten bei der Abrechnung aufpassen. Geschenke, die einen Warenwert von 35 Euro übersteigen, dürfen nicht steuermindernd angesetzt werden. Auch Spenden dürfen Sie nicht bei den Betriebsausgaben geltend machen, über eine Spendenbescheinigung können Sie solche Ausgaben jedoch anderweitig ansetzen.

Gemischte Ausgaben auf jeden Fall trennen

Bei den Bewirtungskosten für Geschäftspartner sind Ausgaben, die rein betrieblich veranlasst sind nur bis zu 70% abzugsfähig. Die Bewirtung von Mitarbeitenden können Sie in voller Höhe von der Steuer absetzen, beispielsweise Essensmarken. Verpflegungsmehraufwände, die die geltenden Verpflegungspauschalen übersteigen, können nicht bei den Betriebsausgaben angegeben werden. Gleiches gilt, wenn ein Mitarbeitender mit dem Firmenwagen verreist und ein Bußgeld fürs Falschparken erhält. Dieses Bußgeld wird vom Gesetzgeber nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Ausgaben, die für Fahrten zwischen der privaten Wohnung und der Betriebsstätte anfallen, werden auch nicht in den Betriebskosten aufgelistet, sondern mit der Fahrtkostenpauschale vergütet.

Wie Sie Spesenabrechnungen zeitsparend und korrekt erstellen!

Aufwendungen, die ausschließlich der privaten Lebensführung zuzuschreiben sind, sollten klar von den Betriebsausgaben getrennt werden, da sie nicht abzugsfähig sind. Auch dann nicht, wenn sie zur Förderung des Berufs oder der beruflichen Tätigkeit erfolgen. Solange eine berufliche oder private Mischveranlassung von unter 10% vorliegt, ist sie nicht zu beachten. Gemischte Aufwendungen müssen in Betriebsausgaben und nicht abziehbare Kosten privater Lebenshaltung aufgeteilt werden. Diese Aufteilung muss objektiv, leicht verständlich und einwandfrei sein. Sollte dies vom Finanzamt nicht nachempfunden werden, sind die kompletten gemischten Kosten nicht abziehbar.

Wichtig! Nachweise fürs Finanzamt aufbewahren

Damit im Nachhinein keine bösen Überraschungen vom Finanzamt eintrudeln, empfiehlt sich eine integrierte Ausgabenverwaltungssoftware für die Buchhaltung. Hier sollte End-to-End Lösungen, die eine gesetzeskonforme und digitale Archivierung ermöglichen, der Vorzug gegeben werden. Sie möchten die Vorteile einer integrierten Software im Arbeitsalltag erleben? Testen Sie Expensya 30 Tage lang kostenlos für ein automatisiertes Ausgabenmanagement.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Wie der Name bereits vermuten lässt, fallen vorweggenommene Betriebsausgaben, zeitlich vor der gewerblichen Tätigkeit an und nachträgliche Betriebsausgaben nach Beendigung dieser. Erstere können zum Beispiel für die Gründung des Unternehmens entstehen. Solche Gründungs- oder Planungsausgaben brauchen für den steuerliche Abzugsfähigkeit einen nachgewiesenen Zusammenhang mit der späteren Gewinnerzielung. Die nachträglichen Betriebsausgaben fallen in der Regel nach bereits abgeschlossener Geschäftstätigkeit an. Unter diesen besonderen Geschäftsausgaben finden sich oft Zinszahlungen für noch offene Verbindlichkeiten des Unternehmens.