Im digitalen Zeitalter werden viele gängige Geschäftsprozesse durch den Einsatz einer neuen Generation digitaler Lösungen vereinfacht. Dies gilt auch für die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen, die oft als mühsame Pflicht ohne wirklichen Mehrwert wahrgenommen wird.
Durch die Bereitstellung einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen wird diese undankbare Aufgabe zu einer Nebensache. Vor der Implementierung einer solchen Lösung sind jedoch mehrere Faktoren zu berücksichtigen, darunter die Kosten, die Palette der Funktionalitäten, die Investitionsrendite usw.
Sich in der Vielzahl von Angeboten zurechtzufinden, ist nicht ganz einfach. Als Orientierungshilfe bei der Wahl einer Software für die Reisekostenabrechnung hat unsere Redaktion eine Checkliste für Sie vorbereitet.
Die Prioritäten Ihres Unternehmens bestimmen:
Nehmen Sie sich vor dem Kauf einer Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnungen die Zeit zu bestimmen, welche Ziele damit erreicht werden sollen. Zum Beispiel:
- Die Fehlerquote bei der Spesenabrechnungsverwaltung minimieren
- Die Bearbeitungszeit von Spesenabrechnungen reduzieren
- Das Validierungssystem für Ihre Mitarbeitenden vereinfachen
- Eine bessere Übersicht über die Ausgaben Ihres Unternehmens gewinnen
- Die mit diesem Prozess verbundenen direkten und indirekten Kosten senken
Um diesen Herausforderungen zu begegnen ist es unerlässlich, eine Analyse der Verwaltungsprozesse Ihrer Spesenabrechnungen sowie eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation Ihres Unternehmens vornehmen und das Ergebnis mit als ideal geltenden Kostenmanagementpraktiken zu vergleichen.
Es ist wichtig, auch Ihre Mitarbeitenden in diese Analyse einzubeziehen. Von ihnen werden Sie erfahren, mit welchen Schwierigkeiten sie während einer Geschäftsreise tatsächlich konfrontiert sind.
Gleichzeitig minimiert die Einbeziehung Ihrer Mitarbeitenden die Änderungsresistenz Ihrer Belegschaft zum Zeitpunkt der Einführung von neuen Prozessen.
Dadurch sind Sie in der Lage, Ihre Anforderungen an Ihren zukünftigen Anbieter sowie die unverzichtbaren Funktionalitäten der gewählten Lösung einzugrenzen.
Welche Vorteile bietet die Integration einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen?
Die herkömmliche Verwaltungsmethode von Reisekostenabrechnungen ist für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden mit vielen Nachteilen verbunden. Nicht zuletzt handelt es sich um eine sehr zeitaufwändige Vorgehensweise.
Rechnet man die Zeit zusammen, die ein Mitarbeitender für die manuelle Eingabe einer Spesenabrechnung, der Manager für deren Validierung, der Buchhalter für die Prüfung der Ausgaben und Belege und die Finanzabteilung für die Erstattung der Auslagen aufbringen muss, kommt man in einem Abrechnungszeitraum von 1 Monat auf 51 Minuten.
Zeit ist Geld – und aus dieser Perspektive betrachtet, erzeugt dieser Prozess direkte Kosten in Höhe von schätzungsweise 27 €! Multiplizieren Sie diesen Betrag ganz einfach mit den jährlich bei Ihnen anfallenden Reisekostenabrechnungen. Ein solcher Vorgang wirkt sich nicht nur erheblich auf die Finanzen Ihres Unternehmens aus, er beeinträchtigt auch auf die Produktivität und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.
Die Anschaffung einer Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen eröffnet Ihnen diesbezüglich neue Möglichkeiten:
- Die manuelle Eingabe von Spesen entfällt
- Belege werden entmaterialisieren und es wird vermieden, dass sie verloren gehen
- Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren
- Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter verbessert sich
- Der Validierungsprozess wird vereinfacht
- Sie haben auf Ihre Daten in Echtzeit und von jedem Endgerät aus Zugriff
- Die Ausgaben sind besser kontrollierbar
- Die Spesenabrechnungsdaten werden in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software integriert
- Das Risiko von menschlichen Fehlern reduzieren
- Den Umlauf von Papierunterlagen begrenzen
- Ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzen, ihre Ausgaben nach und nach verwalten zu können
Verwaltung der Reisekostenabrechnung: 5 gute Gründe für eine Automatisierung
Wie wählt man eine Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen aus?
Stellen Sie sich ausgehend von Ihrer Bestandaufnahme, Ihren Herausforderungen und Bedürfnissen in Bezug auf die Verwaltung von Spesenabrechnungen eine Reihe von Fragen, die Ihnen helfen werden, unter den auf dem Markt verfügbaren Lösungen die für Sie geeignete auszusuchen:
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- Wie können Ausgaben bei Bedarf geltend gemacht werden?
- Gilt die Lösung für nur jeweils einen Benutzer oder kann sie für mehrere Benutzer unter demselben Konto angewendet werden?
- Erlaubt Ihnen die Lösung eine Automatisierung Ihrer Ausgabenrichtlinien (z.B. der Betrag, der bei einem Geschäftsessen nicht überschritten werden darf)?
- Ist die Anwendung in mehreren Sprachen verfügbar?
- Berücksichtigt die Anwendung verschiedene Währungen?
- Können für verschiedene Benutzer unterschiedliche Währungen benutzt werden?
- Welche Software kann in die Anwendung integriert werden?
- Bietet die Anwendung einen Kundendienst, der bei Problemen erreichbar ist?
- In welchen Formaten können die Daten exportiert werden?
- Ist die Anwendung benutzerfreundlich?
Entdecken Sie die unverzichtbaren Funktionalitäten einer Anwendung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung!
Eine benutzerfreundliche Lösung zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung wie Expensya ist für die Verbesserung der Produktivität Ihrer Teams sowie die tägliche Kontrolle und Verwaltung Ihrer Ausgaben unverzichtbar.
Mit unserer Lösung wird die Automatisierung und Dematerialisierung Ihres Verfahrens zur Verwaltung von Spesenabrechnungen möglich. Alle Personen, die in Ihrem Unternehmen zuvor viel Zeit mit der manuellen Verwaltung dieser Abläufe verloren, können sich fortan auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Nicht zuletzt verbessern Sie auch die Einhaltung Ihrer Ausgabenrichtlinien, da Sie die verschiedenen Regeln den Vorgaben entsprechend konfigurieren können.
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