In einer Zeit, die geprägt ist von Innovation und Transformationsprozessen, bieten digitale Lösungen Unternehmen enormes Potential zur Effiziensteigerung. Die Verwaltung von Ausgaben, Spesen und Reisekosten ist seit jeher als Zeitfresser und Nervtöter verrufen. Dank neuer Technologien ist die Automatisierung endlich auch hier angekommen und die Prozesse können vereinfacht werden. Willkommen im Zeitalter der OCR! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was die optische Zeichen- und Texterkennung kann und welche Daten sie verarbeitet.
Was versteht man unter einer OCR Technologie?
Die OCR ist ein Verfahren zur maschinellen Datenerfassung. Die optische Text- und Zeichenerkennungstechnologie kann mithilfe eines einfachen Scans den Inhalt eines Bilds extrahieren und in eine Zeichenfolge umwandeln. Diese Zeichenfolge wird dann in einem Format abgespeichert, das von Textbearbeitungsprogrammen gelesen werden kann. Eine OCR Technologie kann sowohl gedruckte als auch handgeschriebene Bilder in eine alphanumerische Datei umwandeln. Das bedeutet, dass eine App mithilfe von OCR-Technik die Daten und Informationen auf einem fotografierten oder gescannten Bild erkennen und enthaltene Abrechnungsdaten auslesen kann.
Bei der Zeichenerkennung inspiziert die Software das Bild Pixel für Pixel. Es ist auf der Suche nach Formen, die den Merkmalen der gesuchten Zeichen entsprechen. Je nach Komplexität und „Intelligenz“ des Programms kann die OCR dabei nach unterschiedlichen Informationen suchen. Bei einer einfachen Programmierung sucht die OCR nach Zeichen und Schriftarten, die im Programm hinterlegt sind. Komplexere OCR-Programme analysieren die Zeichen und identifizieren eigenständig die Merkmale der gesuchten Zeichen.
Die OCR Texterkennung kann verschiedene Elemente eines Dokuments analysieren (Textblöcke, Bilder, Tabellen, etc.), Leerstellen untersuchen und den Text in einzelne Zeilen, Wörter und Zeichen zerlegen. Das Potential zur Effizienzsteigerung von OCR-Technologien wird durch Kombinationen mit Künstlicher Intelligenz oder Maschine Learning weiter erhöht.
Diese Daten verarbeitet unsere OCR
Mithilfe unserer proprietären OCR-Technologie ermöglichen wir Ihnen den Schnell-Scan von Rechnungen, Quittungen und Belegen. Damit die OCR die Daten auf einer Rechnung auswerten kann, müssen Sie in der Expensya-App ein Foto mit ihrem Telefon von der Rechnung machen. Oder die Rechnung in der Webversion als PDF-Datei hochladen. Erst dann tritt die OCR in Aktion.
In Sekundenschnelle erkennt die OCR die erforderlichen Ausgabenkategorien, die im Vorfeld für die Geschäftsausgaben in Ihrem Unternehmen eingestellt wurden. Die Kategorien können vom Admin eines Unternehmens festgelegt werden und sind oft Pflichtfelder, die in der Buchhaltung zur Abrechnung benötigt werden. Es werden also nur die Informationen extrahiert, die von Ihrem Unternehmen im Ausgabenformular festgelegt wurden.
Die OCR von Expensya garantiert eine gesetzeskonforme Datenverarbeitung und -Speicherung. Ausgelesen werden nur die für die Verarbeitung benötigten Beleg- und Rechnungsdaten. Bei einem Tankstellenbeleg werden die Informationen zum Händler, bezahlten Entgelten und Mehrwertsteuerbeträgen, Ausgabenkategorie, Zahlungsmittel, Datum und Währung ausgelesen. Die OCR-Technologie kann alle für Sie relevanten Daten aus den vorliegenden Dokumenten extrahiert. Diese Informationen werden dann sicher in der Cloud gespeichert und die Daten mit allen Geräten synchronisiert.
Was sind die Vorteile der OCR Texterkennung?
Die OCR kann die Arbeit in zahlreichen Abteilungen und Branchen vereinfachen, insbesondere für die Buchhaltung und Finanzbranche. Informationen können schnell extrahiert, in elektronischen Formaten übermittelt und sicher abgespeichert werden. Um den Mehrwert der OCR noch besser zu verdeutlichen, haben wir Ihnen einige Vorteile dieser Technologie zusammengetragen.
Mit OCR-Technologien sparen Sie sich viel Zeit, weil die Daten nicht mehr händisch erfasst werden müssen und der Datenaustausch zwischen OCR und ERP-Software automatisch im Hintergrund abläuft. Die Analyse und Kontrolle der Rechnungen kann teils vom System übernommen werden. Indem zuvor starre Dokumente wie Bilddateien in Dateien umgewandelt werden, können sie bearbeitet, verglichen und durchsucht werden. Dank einer schnelleren Informationsverarbeitung erhöht sich auch die Produktivität der Mitarbeitenden und die Servicequalität. Die automatisierte Datenerfassung verringert auch das Risiko von menschlichem Irrtum und Fehlern bei der manuellen Eingabe. Im System werden alle gescannten Dokumente elektronisch abgespeichert und so fällt die physische Archivierung mit Ordnern und Papier weg.
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Lösungen mit OCR Texterkennung sind darüber hinaus schnell implementiert und einfach zu warten, deshalb macht sich die Investition in eine solche Lösung schnell bezahlt. Die Verarbeitung von Dokumenten erfolgt automatisiert und ist programmierbar, sie kann je nach Bedarf entweder einzeln oder in Stapeln geschehen. Sensible Informationen beispielsweise Kommentare, Textebenen oder Lesezeichen, die sich in den Metadaten verstecken, können entfernt werden. Die optische Zeichenerkennung erhöht auch die Barrierefreiheit des Tools und den Zugang zu Dokumenten.
Was leistet eine OCR-Software?
Ohne entsprechende Programme müssen die Informationen oder Texte von einem Foto händisch in ein digitales Dokument abgetippt werden. Dokumente zu transkribieren, sei es auf Papier oder in digitaler Form, wird jedoch schnell zeitaufwendig. Dank neuer Erkennungstechnologie kann jedes beliebige Dokument mit hoher Genauigkeit in ein Textformat gescannt werden. So können wir dann mit ihm arbeiten, als wäre es reiner Text.
Eine zuverlässige Zeichenerkennung liefert schnelle und genaue Ergebnisse und je nach Programmtiefe können OCR-Technologen bis zu 200 verschiedene Sprachen erkennen. Auch Barcodes und spezifische Schriftarten können mit der Technologie erkannt werden. Außerdem wird eine große Auswahl an Formaten unterstützt wie Excel, Word, PDF, OpenDocument Text, PowerPoint, HTML und andere.
In der OCR-Software können die Dokumente auch unter Berücksichtigung von Seitenzahlen, Strichcodes oder vordefinierten Regeln organisiert werden. Für die Buchhaltung und Finanzabteilung sind die Integrationen in andere Systeme eine echte Erleichterung.
Die Besonderheit der OCR+ Technologie von Expensya
Expensyas OCR+ Technologie arbeitet genauer und effektiver als andere Technologien am Markt. Laut einer Marktstudie des Unternehmens ExpenseBrain aus dem Jahr 2020 hat Expensya klar die beste OCR Texterkennung. Expensya verfügt über die beste Datenerfassung und -Verarbeitung, die OCR kann auch handschriftliche Belege auslesen und brilliert mit einer intuitiven Benutzeroberfläche.
Die proprietäre Technologie von Expensya basiert auf Maschine Learning und wird mit jeder erfassten Ausgabe besser. Unsere OCR+ erfasst alle relevanten Informationen zu einer Rechnung in Sekundenschnelle und kann Dokumente in Stapeln oder einzeln verarbeiten. Die Technologie verarbeitet auch sogenannte Daten der Ebene 3 (z.B. Kurtaxen) und kann zwischen Mittag- und Abendessen unterscheiden.
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