Um erstattet werden zu können, müssen alle von einem Mitarbeitenden getätigten Geschäftsausgaben durch eine Quittung belegt sein. Der Reisekostenabrechnungsbeleg ist ein zentrales Element im Verwaltungs- und Erstattungsprozess von Geschäftsausgaben. Er dient vor allem dazu, die entstandenen Ausgaben nachzuweisen, wird aber auch von den Behörden vorgeschrieben.
Für die verschiedenen Ausgabenarten gelten darüber hinaus unterschiedliche Modalitäten, was die Sache nicht einfacher macht!
Als Orientierungshelfe stellt unsere Redaktion Ihnen die mit den verschiedenen Ausgabenarten verbundenen Quittungen vor:
Reisekostenabrechnungsbeleg: Die Klassiker
Im Allgemeinen ist eine Rechnung oder Quittung als Nachweis ausreichend. Sie kann im Papier- oder elektronischen Format vorliegen, bevor sie im Unternehmen validiert wird. Um gültig zu sein, muss das die Reisekostenabrechnung begleitende Dokument mehrere Angaben enthalten, z.B.:
- Name des Anbieters
- Datum der getätigten Zahlung
- Beschreibung des Gegenstands der Ausgaben
- Mehrwertsteuer (wenn es sich mehrwertsteuerpflichtige Posten handelt)
In einigen Fällen muss auf der Quittung sowohl der Name des Unternehmens als auch der Name des Mitarbeitenden erscheinen.
Wie unterscheidet man eine Quittung von einer Rechnung?
Es ist wichtig, zwischen diesen beiden Begriffen zu unterscheiden, die in der Alltagssprache manchmal synonymisch verwendet werden.
Eine Rechnung ist ein buchhalterisches Dokument, das den Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen belegt. Dieses Dokument ist kein Nachweis für eine erfolgte Zahlung. Daher muss unter Angabe des Datums aufgeführt werden, ob die Rechnung unbezahlt, teilweise oder vollständig bezahlt ist.
Die Quittung ist ein Dokument, das dem Kunden zum Zeitpunkt der Zahlung für eine bestimmte Dienstleistung ausgestellt wird und als steuerlicher Zahlungsnachweis dient. Anders als die Rechnung enthält sie alle wesentlichen Informationen, die für die Erstattung einer Reisekostenabrechnung unverzichtbar sind: sie bescheinigt, dass der Mitarbeitende tatsächlich eine Ausgabe im Namen seines Unternehmens getätigt hat.
Auch die Kreditkartenquittung wird in einigen Unternehmen in bestimmten Fällen akzeptiert, enthält aber oft nicht alle Informationen über die getätigten Ausgaben, weshalb ihr immer die vom Anbieter ausgestellte Quittung beigefügt werden muss.
Reisekostenabrechnungsbeleg: Sonderfälle
Je nach Art der angefallenen Ausgaben können Reisekostenabrechnungsbeleg Besonderheiten aufweisen.
Tatsächliche Fahrtkosten
Mitarbeitende können angehalten sein, für Dienstreisen ihr Privatfahrzeug zu verwenden. In diesem Fall ist die Erstattung der Auslagen möglich, wenn der Beleg die Anforderungen erfüllt.
Er muss die folgenden Elemente enthalten:
- Grund der Reise (Nachweis, dass es sich um einen geschäftlichen Auftrag handelt)
- Ort des Dienstreiseauftrags
- Anzahl der zurückgelegten Kilometer
- Steuerklasse des Fahrzeugs
Zur Überprüfung der Steuerklasse des Fahrzeugs muss der Mitarbeitende den Fahrzeugschein des verwendeten Fahrzeugs vorlegen. Es ist auch ratsam, alle anderen Dokumente im Zusammenhang mit einer Reise aufzubewahren, um einer Steuerprüfung vorzugreifen, z.B. die Mautquittung, den Tankbeleg, usw.
Transportkosten
Wie bei den Kilometerkosten ist die Erstattung von Reisekosten (mit wenigen Ausnahmen) möglich, wenn der Mitarbeitende auf Geschäftsreise war.
In diesem Zusammenhang müssen Fahr-/Flugtickets vorgelegt oder die verschiedenen Ausgaben für die Fahrt mit einem Firmenwagen belegt werden, z.B. Mautgebühren, Kraftstoff usw.
Verpflegungskosten
Einem Mitarbeitenden können im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit Ausgaben für Mahlzeiten entstehen.
Auch hier gilt, dass eine Quittung benötigt wird, um die Verpflegungsausgaben zu belegen (Rechnung, Beleg, usw.).
Zur Festigung einer Geschäftsbeziehung kann ein Mitarbeitender einen Kunden zum Essen einladen. In diesem Fall muss die Quittung Folgendes enthalten:
- Name des Gasts
- Position des Gasts
- Name des Unternehmens
- Die Namen der Kollegen, die den Mitarbeitenden begleiten.
Unterbringungskosten
Neben den üblichen Angaben werden bei den Unterbringungskosten die folgenden Elemente erwartet:
- Gesamtzahl der Übernachtungen
- Zimmerkategorie
- Zusatzkosten (falls Teil der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens)
Durch die Angabe der Entfernung zum Wohnort muss außerdem angegeben werden, warum der Mitarbeitende in einem Hotel genächtigt hat.
Mehr zum Thema | Wie wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?
Wie die obigen Ausführungen zeigen, sind Reisekostenabrechnungsbeleg äußerst wichtige Dokumente für die Erstattung von Geschäftsreisekosten, besonders aber gegenüber dem Finanzamt.
Auf der ganzen Welt ist ein Wandel bei Vorschriften und Regelungen zu beobachten. Nehmen Sie das Beispiel der gesetzeskonformen digitalen Archivierung im Zusammenhang mit der Entmaterialisierung von Rechnungen. Wenn man bedenkt, dass 15 % der Ausgabenbelege beschädigt werden, verloren gehen oder nach Ablauf der Annahmefrist eingehen, ist dies eine echte Revolution. Dank dieser regulatorischen Entwicklung haben Quittungen, die über die Expensya-Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen gescannt werden, den gleichen rechtlichen Wert wie Papierquittungen.
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