Reisekosten und die 3-Monatsfrist
Wie können Sie die Monatsfrist berechnen und wann gilt sie? Die 3-Monatsfrist regelt, inwiefern Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Auswärtstätigkeiten als Werbekosten angesetzt werden können. Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den Reisekosten und wird oft auch Tagespauschale oder Per Diem genannt.
Die Verpflegungspauschale deckt die Mehrkosten fürs Essen und Trinken auf einer Geschäftsreise. Mithilfe des Verpflegungsmehraufwands können Mitarbeiter und Unternehmen demnach ihre Mehrkosten für die Verpflegung auswärts steuerlich ansetzen.
Angestellte können die Verpflegungspauschale von ihrem Unternehmen steuerfrei erstattet bekommen. Sollte der Arbeitgeber diese Kosten nicht erstatten, kann der Verpflegungsmehraufwand in den Werbungskosten geltend gemacht werden.
Was Sie über die 3-Monatsfrist wissen müssen
Der Countdown für die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag einer Geschäftsreise. Sind Mitarbeiter ununterbrochen an ein und demselben Einsatzort tätig, erhalten sie die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate ihres Auswärtseinsatzes.
Ununterbrochen meint hier eine berufliche Auswärtstätigkeit, die länger als drei Monate andauert und ohne gesetzliche Unterbrechung bleibt. Sobald Arbeitnehmer mindestens drei Kalendertage in einer Woche am selben Einsatzort waren, beginnt die 90-tägige Beobachtungsphase der 3-Monatsfrist. Diese Beobachtungsphase geht in der Regel 28 Tage ab dem ersten Auswärtseinsatz. Wird dieser Einsatzort innerhalb von 28 Tagen nochmals besucht, ist die Anwendung der Dreimonatsfrist bestätigt.
Wie genau Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand berechnen, erklären wir hier!
Liegt eine gültige Unterbrechung der Auswärtstätigkeit vor, dann beginnt die Dreimonatsfrist aufs Neue. Zu den gesetzlich anerkannten Unterbrechungen gehört eine Abwesenheit vom Einsatzort von mindestens vier Wochen. Sind Mitarbeiter weniger als zwei Tage in der Woche an der auswärtigen Tätigkeitsstätte, gilt dies ebenfalls als gesetzliche Unterbrechung.
Werden Geschäftsreisende krank oder sind während der Auswärtstätigkeit im Urlaub, ist das keine gültige Unterbrechung. Auch bei einer kurzen Heimfahrt zur Familie, beispielsweise übers Wochenende, gilt der Auswärtseinsatz als ununterbrochen. Überschreitet die Abwesenheit wegen Krankheit, Urlaub oder Familienheimfahrt jedoch die Dauer von 4 Wochen, dann gilt die Auswärtstätigkeit als gesetzlich unterbrochen.
Die Dreimonatsfrist knapp und knackig zusammengefasst:
Diese Dreimonatsregel beschränkt bei längeren Auswärtstätigkeiten (länger als 90 Kalendertage) die Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen, die Arbeitnehmer erhalten. Eine Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag der Auswärtstätigkeit. Bei Unterbrechungen von mehr als 4 Wochen am Stück beginnt die Frist erneut.
Die unterschiedlichen Fälle der 3-Monatsfrist
Die 3-Monatsfrist regelt wie besagt die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands bei langen Geschäftsreisen. Sie gilt sowohl für Angestellte als auch für selbständige Unternehmer und Freiberufler. Da letztere die Mehrkosten zur Verpflegung in ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen können, müssen auch sie die Dreimonatsregel beachten.
Laut dem Reisekostengesetz sind lediglich auswärtige Tätigkeiten auf nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen von der Dreimonatsfrist ausgenommen. Die Dreimonatsfrist für den Abzug von Verpflegungspauschalen gilt nicht bei Fahrtätigkeiten, hierzu zählen zum Beispiel Angestellte auf Schiffen, Flugzeugen oder anderen Fahrzeugen. Auch LKW-Fahrer dürfen ihren Verpflegungsmehraufwand ohne Befristung ansetzen. Jede neu begonnene Fahrt zählt als Neubeginn der Auswärtstätigkeit.
Doppelte Haushaltsführung
Was versteht man unter der doppelten Haushaltsführung? Damit die doppelte Haushaltsführung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen einige Anforderungen erfüllt werden. Der Zweitwohnsitz muss aus beruflichen Gründen begründet sein und der Lebensmittelpunkt am Hauptwohnsitz liegen. Zusätzlich müssen Angestellte diese Wohnung am Beschäftigungsort (nicht Hauptwohnsitz) nutzen, d. h. an der ersten Tätigkeitsstätte. Neben dem Beschäftigungsort unterhalten Angestellte einen eigenen, zweiten Haushalt. Für diesen Hauptwohnsitz werden mehr als 10 Prozent der laufenden Kosten von dem Angestellten bezahlt.
Für die Dreimonatsregel ist die doppelte Haushaltsführung dann wichtig, wenn Angestellte einen Zweitwohnsitz am auswärtigen Beschäftigungsort haben. Sollte dies der Fall sein, können Mitarbeiter ebenfalls die ersten drei Monate ihres Verpflegungsmehraufwands geltend machen.
Unterbrechen Mitarbeiter mit einem Zweitwohnsitz ihren Auswärtseinsatz wegen Krankheit oder Urlaub, entfällt ihr Anspruch auf den Verpflegungsaufwand. Zu den gesetzlichen Unterbrechungen bei doppelter Haushaltsführung zählen Abwesenheiten von mindestens vier Wochen. Wenn Angestellte während ihres Auswärtseinsatzes umziehen, d. h. den Zweitwohnsitz wechseln, ist das eine gesetzliche Unterbrechung.
Geschäftsreisen ins Ausland
Auch für lange Geschäftsreisen an denselbem Einsatzort kann die Tagespauschale nur für die ersten drei Monate angefordert werden. Sie gelten auch dann noch als dieselbe Tätigkeit, wenn die Tätigkeit nach einer kurzen Unterbrechung am selben Ort und mit demselben Inhalt wiederaufgenommen wird. Eine weitere Voraussetzung ist, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der neuen und der bisherigen Auswärtstätigkeit besteht.
Bei längerfristigen Geschäftsreisen, egal ob im Inland oder Ausland, können Sie die Monatsfrist berechnen, indem sie die grundlegenden Regeln anwenden. Eine Unterbrechung liegt nur dann vor, wenn Arbeitnehmer länger als vier Wochen nicht vor Ort waren.
Wechselnde Einsatzorte auf Dienstreisen
Bei längeren Auswärtseinsätzen kann es schon einmal vorkommen, dass Mitarbeiter zu verschiedenen Kunden müssen. Doch was hat dieser Wechsel des Einsatzortes für eine Auswirkung auf die Dreimonatsregel?
Die Dreimonatsfrist gilt, wenn bei einer Auswärtstätigkeit oder Dienstreise im Auftrag eines Kunden mehrere Einsatzorte besucht werden müssen. Diese können Bestandteil der weitläufigen Werks- und Betriebsgelände des auftraggebenden Kundens oder eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes sein.
Sobald Mitarbeiter zu unterschiedlichen Kunden oder Auftraggebern gehen, sind dies verschiedene Tätigkeitsstätten. Für die Dreimonatsfrist bedeutet das, dass sie für jeden Kunden/Auftraggeber neu beginnen und gesondert gezählt werden. Das Finanzamt verfolgt bei der Dreimonatsfrist eine auftragsbezogene Auslegung.
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